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摘 要 ：随着电力改革的不断深化,厂网分开的实施,作为电力投资集团二级分公司,在新的历史时期开拓业务的同时也肩负起更多的使命.在分公司物资管理领域,提高效率,节约成本,加强预算控制已成为分公司物资采购的主要课题.对分公司现状,根据现代管理理论、物流理论中的信息管理和ERP理论,提出建设物资管理信息系统的设计思想,并根据系统主要功能模块,包括系统设置、需求计划、采购管理、库存管理等业务流程来解析系统功能.预计通过信息系统的建设,将给采购工作带来效率提高,使采购业务公开,加强精确控制,降低企业运营成本,加强预算控制,提高企业市场竞争力.
关 键 词 ：物资 管理 信息系统
电力投资集团二级公司下设港务有限公司及四个独立光伏发电有限公司.拟成立的物贸公司将作为分公司的物资采购集中管理部门,负责除燃料之外的材料、设备和工程项目的甲供材料等的采购工作,预计每年的采购额达几千万元.
传统的物资采购流程是由各三级公司上报需求计划,经相应管理部门、财务部审批过后,报物资采购部汇总分类到相应的计划员,经过库存平衡,形成采购计划.由计划员负责采购,经验收入库,各分公司开领料单领料.
存在的问题主要有：①各环节均为手工操作,纸张单据经常有错误,使工作效率、准确率较低.②无法对库存实行实时查询,不能准确掌握库存情况.不能有效对库存进行控制,一些长时间积压的物资仍然占用有限的空间.③采购环节没有公开,难以避免暗箱操作,使采购成本较高.④预算由各分公司自行掌握,难以有效控制领料中的浪费现象.⑤财务部每月底需要20人工作3天进行繁复的签库工作,工作重复且耗费时间.因此,建设一套物资管理信息系统是解决存在问题的关键.
1 物资管理信息系统建设方案
1.1 系统设计思路
物资管理信息系统是企业针对环境带来的挑战而做出的基于信息技术的解决方案,是按照现代管理思想、理念,以信息技术为支撑,拟开发的系统将充分利用数据、信息、知识等资源,实施控
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1.2 系统设置
对系统基础信息进行设置,包括用户单位信息、物料属性、各部门的权限等基础信息设置.
对用户单位信息进行定义,并规定相关部门的权限.对用户的权限进行设置.权限分配功能主要是针对工作岗位的不同而设定的,为每个岗位的工作做一个系统操作范围上的界定,同时也更好的体现了系统使用时,用户对数据的安全性、权限控制范围要求的功能.根据物资种类和预算费用来源的不同,设定相应物资的管理流程.
为每个单位的操作人员设定用户名和密码.管理部门根据各自权限设定可以浏览的内容.计量单位体系维护主要是针对于存货物资设定的,以便对于不同的存货进行计量.物料规则设置的功能是对物料编码规则建立一个体系,以便日后对物料的管理.编码还可根据情况自行增加.
系统预置了物料管理中常见业务类型及其业务,提供统一的操作平台,并可对具体业务流程定义为标准流程（每个业务只能有一个标准流程）或特殊流程（可定义多个）.
1.3 需求计划
物料需求计划管理的内容主要是完成物料需求申请的编制、物料需求申请的审批、物料需求申请的汇总以及生成物料需求计划报表,同时在这一功能中实现预算控制.
物料需求申请由各分公司核算员上网提出,经过相关管理部门对需求物资数量、质量、规格的审核,流转到财务部门.财务部负责全公司各单位全年的预算实行统一管理,对于不能完成预算控制指标的单位进行考核,保证了公司预算的严格控制.财务部门对照年初的预算指标和项目计划,对采购的预算进行审核和审批,经过审批后的物料需求申请汇总到物贸公司,再根据物资分类下发到各计划员.保证计划处理过程的效率和准确性.
1.4 采购管理
实现采购业务管理,以及采购业务相关的供应商管理、价格管理、合同管理和招投标管理,并在这一功能实现成本控制.
经过审批的需求计划经过库存平衡,自动生成采购计划.采购计划制定后,系统将自动生成采购预算,由财务部确认后反馈给采购部门.根据采购金额确定采购办法.分公司实行物资采购招投标制度,对于20万元以上的物资即实行邀请招标,20万元以下的物资进行网上询价.
对于邀请招标的供应商实行准入制度.必须是在网上注册,资质经过审核的企业.对供应商数据库实行动态管理,凡是在招投标、合同执行过程中出现过违约行为的单位,一律进入不诚信供应商名单,今后取消起合格供应商资格.
物贸公司未来可试行网上招标,被邀请单位可以直接从网上进行报价,在系统规定的时间才可以开标评比.由合同审核部门共同参与,保证采购过程的公开公正,保证采购的物资价格是合理的.
为什么要写信息系统毕业论文
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对于合同管理,每个计划员在签订完合同后,进入审核流转程.审核过的合同要录入网上的合同数据库.每个月或季度,系统可自动统计汇总,及时掌握分公司的经营情况.
1.5 库存管理
信息系统对库存物料的入库、出库、移动和盘点等操作进行全面的标准化业务的控制和管理的同时,将强化设置库存控制、查询与分析功能,并实现与财务系统的对接.
物贸公司可根据物资种类,下设钢材、备品、阀门、五金、工具、油脂、气体库等多个仓库.原来每月底的签库工作牵扯财务部很多人员的时间和精力,未来这一繁复的工作可以完全取消,和财务系统的集成保证信息的准确传递和实时共享. 系统可以根据用户需求定义物料的库存控制类型.根据不同的库存控制类型可以设置物料的安全库存量、最大库存量、补库点或者补库周期.当库存低于补库点或者安全库存,或者满足物料的补库周期时,系统自动生成补库计划.保证了采购提前期的缩短.
以往若想了解某种规格型号物资的库存数量,需要翻查一大堆帐本,有时帐本信息和实际库存还有差异.不仅耗时,准确性也很低,无法给物资采购提供准确的信息.未来系统以可根据用户需求提供多层次的查询功能.
例如：按责任中心、预算项目查询时段耗用物资明细； 按货位、库位查询库存报告；按物料各种分类方法和口径查询；按业务类型查询等.
不仅提供了信息数据,而且系统能根据用户需求提供库存各项指标的分析功能,生成更有价值的管理信息,供领导层决策分析.
例如：平均库存值；库存周转率；可供应时间等.
2 信息系统预计实施效果
物资管理信息系统的建设使用将使传统意义上物资管理上升到对物流信息的管理.过去的物流信息主要存储在纸介质上,这导致了缓慢而不可靠的甚至有误导趋向的信息传输.信息系统则能够更有效、更迅速的交流和管理各种信息,信息使用更加容易、快捷与经济.具体表现在：取消了传统的手工操作,提高了工作的效率,降低了手工操作中的错误.和财务MIS的接口实现了对预算的有效控制.采购管理环节的招标制度降低了采购成本,避免了暗箱操作.根据推算,采购成本将比以往同期下降达30%-40%.合同的数据库管理和审核程序保证企业经营的安全和利益.使企业的采购合同正确执行率提高,合同纠纷大幅降低.仓库管理的信息化,实现了对库存的实时控制.为进一步降低库存,奠定了决策的信息基础.
总之,物资管理信息系统的建设不仅仅是将物资管理工作由手工转为计算机信息处理的工作方式的改变,更重要的是管理观念和思路的变革.这套物资管理信息系统的建设,将解决以往工作中的预算控制、成本控制、库存控制、信息实时查询并和财务MIS实现系统集成,使分公司的现代化管理和信息化管理更上一个新台阶,必将使物资管理成为分公司的效益增长点,增强分公司在市场中的竞争能力.
该文来源 http://www.sxsky.net/jingji/jjglx/398474.html
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作者简介：张翼（1961-）,男,江苏南通人,本科,工程师,长期从事电力生产管理.
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