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传统的会计信息系统属于会计等式“资产等于负债十所有者权益”的模式,ERP系统则以业务为中心来组织,根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计,能跨越职能领域的边界,实现整个企业信息的集成.ERP的基本思想是将企业的运营流程看作是一个紧密连接的供应链,包括供应商、制造工厂、分销网络和客户等,其目标是充分协调企业内外部资源,确立企业全面竞争优势,ERP系统是我国会计信息化的发展趋势.
一、ERP系统应用的基本要求――“三大流”全面集成管理
(一)ERP系统三大资源流企业的所有资源包括三大流:物流、资金流和信息流.ERP是对三种资源进行全面集成管理的管理信息系统,管理信息化是信息化的核心环节,而ERP则是企业管理信息化的神经中枢,ERP系统的实施和应用的基本要求应是物流、资金流和信息流的集成.ERP的计划功能和控制功能已完全集成到整个供应链系统中:一方面,ERP系统通过定义与事务处理相关的会计核算科目和核算方式,使系统在处理事务的同时自动生成记账凭证,保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性,用户可以根据资金状况追溯资金的来龙去脉,并进一步追溯所发生的相关业务活动,改变了资金信息滞后于物流信息的状况,便于企业实施事中控制并实时作出决策,另一方面,计划、事务处理、控制与决策功能都能在整个供应链的业务处理流程中实现.
(二)ERP系统应用的效果为了应对市场经济环境下的激烈竞争,许多企业在经营管理中经常遇到许多困难,为了有效解决问题,可以充分利用ERP系统帮助企业降低成本、改善管理机制,实现企业资源优化与管理提升,提高企业的竞争实力.企业在经营管理各环节应重点解决的问题如表1所示.ERP适用于各类企业,特别是信息化尚未完全深入和亟需提高的企业,系统从提高企业管理水平、优化企业运作的角度出发,实现企业的采购、库存、销售业务管理和全面会计核算、财务管理的一体化.ERP系统的应用效果体现为:在企业管理方面,通过“三大流”的重组,解决了部门间业务相互脱节的现象,实现了各部门业务间的无缝对接,使资源得到了合理配置,同时也规范了各部门间、各岗位间的工作流程,在降低生产经营费用方面,通过加强物资的出入库检验和库存盘点等以降低物资损耗,可大大减少物资储备和浪费,在工作效率方面,信息化的实施使企业在库存状态、销售情况、往来结算等方面的信息能够及时掌握,各项基本业务管理做到日清日结.ERP系统的功能就是增加预测的准确性,减少库存,提高发货供货能力,减少工作流程周期,提高生产效率,降低供应链成本,减少总体采购成本,缩短生产周期,加快市场响应速度.同时,在这些模块中提供了对采购、销售等业务环节的控制,以及对库存资金占用的控制,完成对存货出入库成本的核算.ERP系统的应用最终促使企业管理模式更加符合实际,进而制定出最佳的企业运营方案,实现管理的高效性、实时性、安全性,科学化、现代化、职能化.
二、强化物流管理――实施全过程动态监控
(一)物流管理实施的全过程一是采购物流管理.根据采购订单和发票开出采购入库单,与“库存系统”接口,统计采购入库情况,提供采购计划跟踪查询,如申报采购计划的部门是否已按时领用,由采购计划追溯生产计划,由生产计划追溯材料出库.二是销售物流管理.根据销售汀单和发票开具销售发货单,与“库存系统”接口,生成销售出库单,统计销售出库情况,同时将该出库单传递到“存货系统”,统计销售出库成本.利用ERP管理软件,通过生产制造系统,可以对客户商品的物料表、产品属性、尺寸规格表等进行全面管理,对订单状态、产品出入库记录等实现全过程监控,从而动态掌握订单的进展和完成情况,提高客户满意度.三是库存物流管理.通过ERP管理软件供应链系统,不但生产情况易于掌控,且后期库存方便查询.仓库物料查询的方便快捷,体现在清查库存不用亲自到仓库实地盘点,只需查看当前库存状况,并通过库存报警功能,帮助企业减少库存积压,提高资金利用率.存货档案“控制”页签主要记录与生产、库存相关的信息如批次管理、保质期管理、呆滞积压等.库存管理系统则根据设置的存货控制信息,对超储、短缺、呆滞、积压的存货进行储备分析.库存控制系统还可以支持批次跟踪、保质期管理、委托代销商品管理、不合格品管理、现存量(可用量)管理、安全库存管理,对超储、短缺、呆滞积压、超额领料等情况进行报警.
(二)库存物流控制的强化方法
如图1所示,在供应链统一的ERP计划下,上下游企业可以最大限度地减少库存,使所有上游企业的产品能够准确、及时地到达下游企业,这样既加快了供应链上的物流速度,又减少了各企业的库存量和资金占用.通过这种整体供应链ERP管理的优化作用,来到达整个价值链的增值.
三、资金流管理――打造更通畅的资金链
(一)ERP系统强化资金流管理企业的信誉和良好运作全靠资金的有效支撑,资金链的舒畅关乎企业的命脉,所以掌控好资金流是一件非常重要的事情.ERP系统正是以营运资本为核心,对由采购、生产、销售而引发的现金支出和货款回收,由信用销售造成的应收账款,以及由生产和销售需要而设置的存货进行严格管理,加强营运资本的流动性和变现性,提高使用效率,降低使用风险,帮助企业掌握资金动态流量,控制资金成本.具体策略如图2所示.
(二)企业资金流管理过程一是采购资金流管理.根据订单和入库单开具采购发票,在发票与货物同时到达的情况下,执行采购结算,与“应付账款”系统接口,统计应付账款情况.接受供应商开具的采购发票后,直接将采购发票与采购人库单进行采购结算,并将结算单直接传给财务部门进行相应的财务处理,便于及时进行采购结算.二是销售资金流管理.依据销售发货单开具销售发票,发票审核后即形成应收账款,在“应收账款”系统可以查询和制单,并依此收款.及时进行应收账款确定及收款处理是财务核算工作的基本要求.利用ERP系统,财务主管可以快速查询、统计、分析各用户、各订单的任务完成、收款与赊销金额等记录,及时实现与客户对账,从而降低坏账损失产生的概率.应收款管理系统主要完成对经营业务转入的应收款项的处理,提供各项应收款项的相关信息,以明确应收账款款项来源,有效掌控收款核销情况,提供适时的催款依据,提高资金周转率.三是存货核算系统利用.动态掌握存货资金的变动,减少库存资金积压,加速资金周转.由此可见,通过应收、应付及收付款的集成处理,通过存货核算系统资金的动态监控,可以进行短期或中长期的资金预测.如果资金盈余,财务主管可以寻找合适的投资机会,提高资金利用效益,如果资金短缺,财务主管则需要提前寻找筹资途径,减少资金缺口,使资金运作有序.资金预测的目的在于均衡资会,事前榨制,如图3所示.
四、信息流管理――建立更密切的供需关系
(一)ERP系统的企业、客户及供应商管理企业信息化带来 了商业模式的新变化,使企业与客户、供应商之间的关系更为紧密.ERP系统由于各不同模块之间的数据传递而将整个系统连接成了一个统一的整体,供应链上各个环节的信息高度集成,实时反映企业的运营状况,为管理决策提供及时准确的信息.ERP环境下能够满足信息使用者的多样化信息需求,实现了客户需求和企业内部资源的动态优化平衡,通过实时查询和报告功能来支持企业战略决策和各项管理职能.由于ERP系统是基于强大的数据库开发统一集成的系统,实现了各个业务模块和财务之间的有效集成,满足各项业务信息与财务的数据共享.如采购的物料编码、销售的商品编码、采购供应商编码、销售客户编码等,不仅仅在采购管理系统、销售管理系统存在,同时应付和应收系统统一.利用ERP系统强化信息流管理,无论是与供应商还是与客户的紧密合作,都可以实现双赢.传统的信息传递方式如通过、传真和电子邮件等不仅费时,而且容易出现差错,并产生时间延误.通过ERP系统供应商门户管理,可以方便地与供应商和外协厂建立更密切的供需关系,如通过对供应商进行分类管理,维护供应商信息和供应商存货对照表,便于企业与供应商建立长期稳定的采购渠道,对供应商的交货时间、货物质量、供应价格等进行分析评价,确定审查合格的供应商,并调整供应商档案.再如生产部门可以将装配计划、采购计划提前交给供应商,使其能早做安排.这样不仅可以减少企业自身的采购提前期,同时也减少了供应商的库存资金占用,实现双赢效果.供应商实施多维分析、科学选择如图4所示.
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(二)ERP系统的客户分类管理通过ERP系统,可以对客户进行分类管理,维护客户档案,制定针对客户的价格政策,建立长期稳定的销售渠道.按照客户销售性质做好分类,准确统计各类客户为企业带来的经营收益.同时,利用ERP系统进行精细管理,掌握每个客户的应收账龄、收款账龄,进行收款预测和欠款分析,根据市场需求信息,进行产品销售预测.针对客户、部门、业务员等不同对象提供售前信用额度设置、售中信用审核和检查,售后信用查询等全过程信用控制,超过信用额度可以逐级向上审批,强化应收账款管理,降低营运资本风险.客户规范化的全程管理如图5所示.
五、ERP系统实现“三大流”集成管理的应用分析――以采购环节为例
(一)EP-P系统集成管理的应用现代企业多采用“订单拉动式”的业务模式,即企业的生产计划均来源于客户订单,按订单进行生产.企业杜绝采购风险,实现分层控制,改善采购业绩的全程控制模式如图6所示.由于客户订单数量大且不重复,且工序多,周转陕,对产品报价、属性、出入库状态等方面的要求更高,这就要求企业不断提高集成化管理水平,并能够准确提供采购、生产、销售、财务四大模块的数据.应用ERP系统如何将一个企业的财务工作从传统财务的简单记账升华为现代的ERP财务管理模式,传统会计的做法是,对于企业一般经济活动的记录,会计记账相对滞后,属于事后记账的模式.
(二)以采购环节为例的ERP系统集成管理每到月末汇总库存原材料出入库的经济业务,进行手工或者系统记账,而ERP系统则将财务核算与业务管理集成,即物流和资金流、信息流统一集成,实时记账.以采购环节为例,一个企业从采购到付款的流程可以用“133556”来诠释.1是指一个流程,3是指三个阶段,即计划、控制、分析,另一个3是指三大流,即物流、资金流、信息流,5是指采购涉及的五大部门,即计划、采购、质量、库存、财务部门,另一个5是指五大要素,即单据、物料、发票、现金、凭证,6是指六大难题,即采购原因,采购时间选择,采购数量,供应商选择,收料原因,付款原因,采购到付款流程的本质是为解决这六大难题,前三个是计划问题(效能),后三个是控制问题(效率).如同样一笔采购入库业务,以标准成本为例,传统会计记账,一般根据仓库每月末采购入库汇总表,进行手工记账:借记“原材料”,贷记“应付账款――暂估应付账款”.而利用ERP系统则在每一笔采购入库业务进行时,可实时自动产生会计分录,并可根据采购环节的暂收检验和合格入库进行细分,同时产生明细的会计信息.首先,采购物料由仓管员暂收,等待送检时,产生会计信息:借记“材料采购”,贷记“应计负债”.然后,仓管员将合格材料入库时,按采购价格默认产生相应的会计信息:借记“原材料”,贷记“材料采购”,借/贷记“材料成本差异――订单价差”.同时,供应商发票和采购订单接收的匹配核销,则自动产生会计信息:借记“应计负债”,贷/借记“材料成本差异――发票价差”,贷记“应付账款”.这样,通过每一笔采购业务,同时提供有供应商信息、物料信息、数量信息和价格信息等,根据实时产生的采购业务会计信息,可以对整È
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参考文献:
[1]王新玲、汪刚:《会计信息系统实验教程》,清华大学出版社2009年版.
(编辑 代娟)
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