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摘 要 ：分析了煤矿企业物流信息系统的特点,给出了基于供应链管理的现代煤矿供应物流信息系统的基本功能；根据煤矿企业物流和信息流的关系,提出了建立面向供应链的煤矿企业供应物流管理信息系统的基本思路；通过煤矿采购与支付业务信息流程图,即信息驱动方式推动业务活动开展,在企业物流管理部门建立了统一的信息共享平台,使得部门问协作得到加强,责权明确,业务流程顺畅,从而提高工作质量和效率.
关 键 词 ：煤矿企业；供应物流；工业工程；信息系统
中图分类号：TD163+.1 文献标识码：A 文章编号：1672-3198(2009)02-0269-02
0 前言
供应物流管理是煤矿企业生产经营管理的重要内容.从计划、采购、仓储、发放、合同管理等方面探讨了如何加强供应物流管理,为煤矿企业安全生产提供有力保障.因此,加强供应物流管理,合理地组织采购、存储、使用物资,对于促进企业生产发展,降低原煤成本,加强资金周转,提升企业盈利能力等方面都具有十分重要的意义.在企业物流管理中,供应物流的好、周转快、消费低、费用省才能取得较好的经济效益.
在煤矿企业管理过程中信息是基础；企业信息按一定程序进行流动,经过一定的时间一定的环节后进行反馈,这样不断地循环运动而形成了一个动态的信息流.一方面企业可按照企业目标要求,将管理信息以计划、任务、指标等形式下达流动,形成自上而下的信息流进行传递信息.另一方面执行部门又根据企业目标的要求,将各种收集来的信息自下而上地反馈,形成向上的信息流.在企业管理过程中,从各个管理部门之间和各管理人员之间,都是依靠信息进行联系的,形成了一个内部网络关系,管理部门就成为信息的存取、加工、传递等处理中心部门,管理人员也成为信息工作人员.同时企业还要不断通过各种手段不断地获取企业外部的信息(如在国际互联网上获取国外和国内的信息),使它转化为企业内部信息.由此可见,管理过程实质上就是信息产生、传递和反馈的过程,人们在其中寻找管理的漏洞,旨在加强企业管理职能.
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在现代化煤矿建设过程中,煤矿企业物流管理中信息流和物流是同时进行的.信息流伴随着物流而产生,又反过来控制和调节物流.要实现管理层对操作层的管理,其关键在于两者内容是否一致.煤矿企业物流管理部门应该努力采用一个强大的计算机信息平台来对信息流进行处理,对物流管理活动实施动态控制,从而改善煤矿企业内部物流,使之成为企业的“第二利润源”.
1 煤矿物流信息系统的特点及功能
煤矿现代物流的供应链管理,实际上就是在满足均衡价格理论的信息上,通过链上煤矿企业之间、企业内部各部门的有效协调,同步运作,达到物资制造者、采购者、使用者之间的均衡状态,从而实现物流“第二利润源”的目标.现代物流理论认为,物流作业系统只有与物流信息系统很好地结合成一个总系统,才能完成一个真正的物流系统.
基于供应链的要求,把物流信息功能设定在四个层次上展开.(1)用于启动和记录物流活动的最基本的交易系统；(2)管理控制；(3)决策分析；(4)制定战略计划,包括确立服务目标、物流总成本确定与分解等.如果一个信息系统实现了上述四个层次的功能,那么,在实践中煤矿管理者对信息的获取将有四个层次的表现.第一能提供对静态数据的静态访问,对公共信息实现基本共享；第二能引入检查工具,提高企业信息库的实用性；第三能提供对动态数据的动态
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2 建设煤矿企业物流信息系统的意义
近年来,国有大多数煤矿逐步进入深部开采,生产成本上升,生产费用紧张.这在客观上使需用计划不可能按原有的方式正确申报,这意味着将使采购期缩短.从另一个角度看,传统的计划在形式和内容上过细、过具体以及编制方法上的问题而导致计划工作本身就缺乏应变能力,很难根据变化的客观情况及时调整；加之计划申报环节多、编制及调整的程序多,极易导致所传递的信息失真、扭曲,产生了计划没有变化快.计划的不确定性直接导致物流工作的被动,这种被动突出地表现在两点：①计划与采购、采购与供应脱节；②物流部门不能对所供物资实行全过程的监督和控制,而不得不把管理重心放在目标控制上.
针对上述问题,在建立煤矿物流管理信息系统过程中,一方面,不刻意追求恢复原来的管理模式,简单地实现用计算机信息系统模拟手工业务处理流程；另一方面,依据需求拉动的物流管理模式的要求,建立面向供应链的煤矿企业物流管理信息系统.
就煤矿企业内部物流而言,从可能取得的效益看,它可以实现：①增强响应客户能力,交货期缩短；②有效地消除不确定性,进而消除“需求放大”及“需求短缺”效应；③库存周转天数减少,库存量减少；④建立共享信息平台,有效减少信息交换不充分带来的重复与浪费；⑤加强各部门的业务沟通和信息交流,责权明确,增强了实现煤矿企业内部物流的无缝作业以及实现从物流管理目标控制转向物流管理过程控制的可能性；⑥提高员工的业务素质,并为绩效评定提供更准确、全而的数据；⑦提供了一个全新的管理概念；使企业内部运作机制趋向灵敏,加快决策过程,有效调和集权与分权的关系,并促进由职能导向型向流程导向型的转变.
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3 煤矿企业物流管理信息系统的实现
国有煤矿企业物流管理信息系统的建立应把握以下几个方面：
(1)建立正确的物流管理信息网络系统结构.即作业活动、管理控制、决策分析以及制定战备计划系统结合实际.
(2)努力体现供应链管理的信息控制和对供应商的选择和管理.我们要建立一个计算机用户查询窗口,提供及时、准确的信息,便于使用单位合理安排费用,编制需求计划.通过减少物流部门与使用单位之间的信息不对称来减少需求计划的不确定性；同时还要看到既使实现了需求信息快速、同步传递,缩短了订单处理时间,但供货周期并没有缩短.实际上,减少库存的根本途径是缩短供货周期,即取决于对市场货源的获取能力、选择合适的供应商和确定合理的采购方式.
(3)在作业流程中,变书面文件驱动为信息驱动,促进业务流程的改变.现仅以采购与应付业务流程为例说明见图1.
采购部门把采购合同书的等内容输入到系统后,待供应商把货物送抵仓库时,仓储部门把原有的合同内容调出来,在原有的订单基础上做一个收货确认,采购部门据此开入库单,办理入库业务,并通知供应商开发票,随后连同入库单、发票送财务,财务同样基于原有信息记录核实后进行相应的应付账款核算,以减少不必要的重复性的工作量.同样,在计划管理系统中.使用单位的需求计划也是同时传递到供应站、采购部门和计划管理部门.通过信息驱动方式推动业务活动开展,在企业物流管理部门建立了统一的信息共享平台,使得部门间协作得到加强,责权明确,业务流程顺畅,从而提高工作质量和效率.
(4)库存管理处于供应物流的核心地位,也是供应物流的转折点.鉴于当前国企煤矿物流管理的现状,又由于煤矿生产所需物流的多样性和复杂性,统管后要建立科学,合理的库存管理模型,必然存在一个循序渐进的过程.①首先需要对业务的基本数据进行去伪存真、不断修订的过程.②在以上的基础上,对物流进行分类和重要性分析.为消除主观因素的影响,应取一定时期内物资的实际消耗额,而不是该物资的平均库存占用额.③确定库存管理模型.在现实的物流管理活动中,没有任何一种物流的作业活动完全符合订货点技术的模型体系,又由于订货技术本身的理论缺陷,这使得库存管理模型的确定既复杂又困难.
(5)建立物资消耗定额管理系统.在现行体制下要对煤矿物流工作进行准确的定量管理,就要科学地核定重要物资的消耗定额.物资的现场管理是消耗定额管理最为关键的一个环节,其直接责任人是二级单位使用车间的物资管理人员.为避免人为地将这些基础数据失真的现象发生,需要：①建立大宗物资消耗的原始记录台帐,并从实物量和价值量两方而进行消耗情况分析,得到这些物资的消耗规模、特点和变化趋势；②加强对物资的消耗方向监控.煤矿生产主体设备的备件消耗管理要向实现建立单台设备备件消耗明细台帐过渡.这需要计算机网络公司会同有关部门充分沟通、协商,在系统设计中努力体现上述两方而管理内容.
4 结语
煤矿物流管理的信息系统的建立是基于供应链的现代煤矿物流理论在实践中的应用.实现煤矿供应物流链管理的环境是“好的市场”.有了它,建立面向供应链的煤矿物流信息管理系统才会具有生命力.离开煤矿企业现有业务流程的管理信息系统是无法被接受的,完全建立在业务流程之上的管理信息系统也不行.在初期实现基本业务流程运作后,要想使煤矿物流管理信息系统真正发挥其管理职能,则必须在煤矿企业内部实施准市场的调节机制进行业务流程再造.
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