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摘 要 ：本文围绕着煤炭物流贸易企业信息化建设的问题,分析了信息化过程中存在的主要问题,提出了物流信息系统的功能设计框架,并针对核心业务中的工作流设计进行了阐述.
关 键 词 ：煤炭；物流贸易；信息化；工作流
一、前言
煤电作为我国经济社会发展的基础性能源产业,长期以来一直在国家计划控制下稳步发展.近年来,随着市场经济的快速发展,煤电纷争和博弈的矛盾日益尖锐.此种境况已成为每年入秋以来中国煤炭能源领域的最大新闻.如何才能从根本上解决煤电纷争的尖锐矛盾,如何才能保证中国煤炭能源的安全和有效供给.煤炭物流贸易体系的有效运转已经成为解决这一矛盾的重要保障.加快物流信息系统网络化建设,实现物流信息化成为必然趋势.依托企业资源管理系统平台,建立与现代物流发展相配套的物流信息系统,并与遍布全国乃至全球的采购网和客户服务网对接,建立功能齐全、资源共享、服务便捷的物流服务网络,以客户订单信息流带动配送物流的实现,打造企业基于“市场链”的物流贸易平台.
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二、煤炭物流信息化存在的主要问题
近年来,煤炭企业在信息化建设方面做了大量工作,利用现代化信息技术,加强信息系统的开发应用,一定程度上推动了现代信息化物流运行体系等方面的工作.但是,大多数企业没有真正实现对物流贸易的综合信息化管理,市场上也缺乏针对煤炭企业设计的物流贸易综合信息化管理系统,而且在物流贸易运行过程中还普遍存在以下问题：
1.缺乏业务决策分析、规划能力,对重要项目潜在风险不能及时预警.
2.缺乏信息共享,各业务分公司与职能部门之间,信息不能共享,重复工作较多.
3.业务流程不规范,合同、物流、资金管理脱节.
4.资金、库存管控力度较低.
5.报表统计繁琐,各业务公司于财务部及其他职能部门之间,统计数据差别较大.
三、煤炭物流信息化的预期目标
为解决煤炭物流信息化存在的问题,系统建设需要将企业的客户、合同、资金、设备、采购、销售、物流运输等各种资源充分调配和平衡,以解决企业内部分散、孤立的“信息化孤岛”；通过Intrant和Inter连接到一起,实现企业由相对封闭走向开放的转变；在经济效益方面,能够为企业减少库存、加快资金周转、提高生产效率、降低成本、提高客户满意度等方面提高强有力的支持；同时为高层管理人员经营决策提供科学的依据,提升对市场迅速做出反映的能力.通过煤炭物流信息化建立规范的供应链流程,实现各贸易部门的数据共享,使各贸易部门领导及时了解货物、资金、票据、合同执行等情况,使公司领导及时了解销售收入、利润等情况.具体应用目标如下
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预算管理实现的目标：通过制作业务预算,对合同执行情况、毛利润的未来进行展望；通过制作资金预算,使财务部能提前制定资金准备计划；
合同管理实现的目标：实时了解与客户及供应商的合同签订及执行情况；实时了解合同的补充协议的历次变更情况.
物流管理实现的目标：通过下达指令的方式加强了各分公司对货物的严格管控；实时了解各站台、港口、仓库的库存情况.
资金管理实现的目标：实时了解与客户及供应商的往来款收付情况；实时了解与客户及供应商的票据开具情况.
信用额度管理实现的目标：实时监管客户信用额度情况,有效降低客户信用风险；实时提醒客户信用额度情况,提升客户管理水平.
四、物流信息系统构成框架
为了能够实时管理公司业务,实现公司资源共享,节能减排,提高企业工作效率.煤炭物流系统包括业务管理子系统、客户信用管理子系统、用户权限管理子系统、代码管理子系统等.
1.业务管理子系统主要是对内、外贸业务交易过程中涉及到的各种内部和外部单据,按照贸易类型、业务流程在系统中进行准确、及时的录入,通过方便快捷的数据查询和强大的数据分析功能,为公司日常管理、各种战术、战略决策提供有效依据和帮助.其操作模块包括项目管理、合同与单证管理、物流管理、资金管理、审核批准、数据分析、系统维护.
2.客户信用管理子系统将邓白氏国际著名管理咨询公司对贸易业务管理、风险管理、客户资信评估等先进的管理思想融入信息系统设计之中,主要是通过对客户进行客户信用等级与信用额度的评估,来有效提高客户服务质量,降低交易风险.其操作模块包括客户信息维护、评估和决策、系统指标维护.
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3.代码管理子系统主要是对系统基础资料,如公司名称、用户、部门、币种、货币兑换率、单位名称、国家、地区、国内外基本港、包装方式、价格条款、付款条款、结汇（付款）方式、企业类型、运输方式、货柜类型、货品分类、保险条款、职位、库存调整原因、货品海关H.S.编码、贸易性质等进行统一的维护和查询平台进行管理,保证公司信息资源规范,并充分共享.
4.用户权限管理子系统主要是通过对用户的基本信息管理和用户的权限管理,包括操作权限,数据权限等管理,达到对所有应用系统用户进行统一管理的目的,使所有应用系统的用户及权限的管理标准化,统一化.
五、以工作流推动的物流业务设计
一般的信息管理软件都是靠用户从菜单项中找出需要工作的窗口,称之为“拖动式管理”.这种管理方式需要用户主动去发现,其缺点是很容易忘记或者丢失需要完成的工作,对管理工作容易造成反馈不及时、信息滞后,从而延误最佳的决策时机.
在物流信息化的管理模式上加入工作流、审批流的理念, 将改变传统的拖动式管理.系统将需要审批的单据自动汇聚到首页,用户一打开系统就能看到需要处理的工作,能及时收到各级人员的信息,并通过系统进行信息的处理和反馈,即“推动式的管理”.
在这种以工作流为基础的物流系统设计中,用户能够根据自己管理模式自定义单据的审批流.提高企业对单据数据的管理规范化,使企业审批流程清晰,提高单据审批的效率.机构或人员变动时无需修改软件,企业能够快速地调整单据的审批流程.只要有单据审批,当上一个环节审核完毕后,系统会自动将单据发送到下一个审批人,督促审批.制单人或各个审批环节的人员可以随时查看审批的过程及状态,
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六、结论
煤炭物流贸易企业实现管理信息化既是国际经济发展的必然趋势,也是实现物流现代化的必然要求,又是降低企业流通成本、提高物流贸易运营水平的关键.随着煤炭物流企业信息化的推进,不仅给企业本身带来了效益,也对煤炭企业产业升级和产业转型创造了有利条件.通过利用信息化管理和网络技术,企业可以更快的掌握各种物流相关信息,达到降低企业物流成本、提高效率、规范管理的目的.在信息的收集上,加强了数据的一致性和及时性,实现了财务和物流数据的统一.通过对应收款和信用额度的管理加强了资产安全的管理,有效地避免了串户和超出信用额发货的现象,加快了货款回收,降低了坏账损失风险；规范了采购管理业务,理顺了企业采购单据传递业务流程；通过库存管理可实时了解真实的库存情况,使库存管理更加规范,降低了库存资金占用.
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