信息化在档案管理中的有效运用

信息化在档案管理中的有效运用

【摘要】随着我国科学技术和信息技术的提升，信息化技术普遍应用在社会各行业中，为社会的发展做出重要贡献，现阶段，信息化技术的应用，逐渐优化了事业单位的档案管理工作。传统意义上的纸质档案管理，存在诸多弊端，现如今信息化的普及，大大提升了事业单位的档案管理效率。本文以此为研究背景，深入分析传统档案管理的局限性，有效论述了事业单位档案管理的现状，以及信息化在档案管理中的应用优势，并在此基础上，对于新时期信息化在档案管理中的有效运用提出科学的发展建议，
【关键词】信息化档案管理应用优势
引言
我国对于事业单位的档案管理工作格外重视，不仅给予基层档案管理工作很大的经济和政策投入，同时也不断优化对其的管理，现如今，事业单位的档案管理工作也日益规范。新形势下，事业单位的档案管理工作面临新的改革，逐渐将信息化技术应用在档案管理中，在提升了档案管理工作效率的同时，也大大提升了档案管理工作的有效性。但是由于我国整体上对于信息化的应用还缺乏一定的经验，因此相关工作还有待提高，笔者通过本文的论述，旨在为新时期事业单位档案管理工作的指明方向。
一、传统档案管理工作的局限性
我国传统的档案管理方式都是围绕纸质保存，通过人工来对档案进行整理、分工以及保存，不仅管理效率非常低，同时进一步增加了档案管理的人工成本。除此之外，由于纸质档案的管理在保存上需要切实考虑到环境等外界因素的影响，需要一定的保存空间，同时还要避免火灾、虫咬等因素对档案的破坏。总的来说，传统的档案管理方式不仅费时费力，同时在保存上具有一定的难度。
二、事业单位档案管理工作的现状
（一）缺乏对信息化应用的经验，管理理念滞后
一直以来，我国事业单位的档案管理都一直保持着传统的纸质管理方式，缺乏对信息化应用的经验。一方面，由于事业单位的财政经费有限，对于信息化技术的应用需要较高的成本。大大制约了信息化技术在档案管理中的应用和推广，另一方面，事业单位的档案管理人员大多都是年纪大的人员，对于现代化的信息和技术手段不熟悉，学习起来又比较困难，使得事业单位档案管理理念滞后。大大降低了档案管理的实际效率。
（二）缺乏系统的技术条件做支撑
实施信息化档案管理是相对复杂的，不仅需要系统的技术条件做支撑，同时也需要安全的网络环境。但是根据现阶段事业单位的档案管理水平来看，其在技术层面上还相对欠缺。不仅数据档案传输速度慢，同时也缺乏稳定、安全的网络环境作保障，使得档案管理存在一定的安全?L险，不仅如此，由于数据电子档案大多都是以表格或文档形式存档的，需要建立统一的格式标准，但是事业单位在这方面还比较欠缺。
三、信息化在档案管理中的应用
（一）档案管理更加安全
传统的纸质档案管理工作受诸多不确定因素的影响较大，很容易造成档案的丢失和损毁，现如今，信息化在档案管理中的应用，可以有效的提升档案管理的安全性，通过计算机和互联网的信息环境，为电子档案构筑了安全的屏障，其通过电子数据的储存方式，不仅有效排除了外界因素的干扰，同时也大大缩小的档案的存储空间。通过档案的备份，也可以有效避免丢失和损毁的管理弊端。
（二）档案的整理和查询更加便捷
在信息化背景下，人事档案的管理通过数据的方式录入电脑，不仅有效缓解了传统档案在整理、分类过程中的压力。同时也使得现代化档案管理更加轻松、快捷。除此之外，由于信息化应用的过程中，电子档案的查询可以通过计算机进行筛选，可以明确、快速的查询到所需要的信息，使得当前的档案查询更加便捷。同时也大大提升了人事档案的管理效率。
四、如何创新信息化在档案管理中的应用
（一）强化对专业人才的引进和培养
现如今，随着档案管理社会地位的日益提升，很多高校都开设了档案管理专业，为社会的档案管理工作输送了大量的专业人才，因此，事业单位要想实现信息化在档案管理中的应用，还需要积极强化对专业人才的引进和培养，通过面向高校选择高素质、信息化技术强的专业人才指导档案管理的改革。为事业单位档案管理工作注入新鲜的活力。其次，也要积极加强现有人才在技术和管理理念方面的培训，提高管理人员的认知，强化信息化档案管理团队。
（二）提高技术层面的安全性
新信息化在档案管理中的应用需要稳定、安全的技术和网络环境，因此，事业单位要及时更新自身的技术和信息系统，对于可能存在的网络漏洞要及时修复，防止档案泄密。其次，事业单位也要积极制定和优化完善的档案管理标准，加快对信息化档案管理标准的制定，以此更好的规范信息化档案管理的方式和流程。提升事业单位为档案管理工作的有效性。
结论
综上所述，信息化在档案管理中的应用是未来我国档案管理工作改革的必然趋势，其不仅可以充分提升我国档案管理的效率，同时也能进一步提高档案的安全性和完整性。因此，信息化档案管理对于当前事业单位的改革具有积极的推动作用。
参考文献：
[1]万庆虹.信息技术在档案管理中的有效运用[J].中文信息，2017（1）.
[2]金汉霞.刍议计算机技术在档案管理中的有效应用[J].无线互联科技，2014（4）：208-209.