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摘 要:自2001年储备系统实施会计电算化以来,经过多年的探讨和实践,各核算单位已经初步实现了会计电算化.文章针对储备系统目前会计电算化的现状、原因以及发展情况作了详细的阐述.
关 键 词 :储备系统 会计电算化 发展
中图分类号:F234 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)05-168-02
经济越发展,会计越重要.随着我国社会主义市场经济体制的进一步完善,会计作为经济管理基础性工作,其地位和作用越来越被人们所认识,强化会计管理,提高会计信息质量,已成为会计工作面临的一项十分紧迫的任务.而会计电算化为实现这一任务提供了一条有效的途径.
一、储备系统会计电算化现状
会计电算化是将以电子计算机为主的现代电子信息技术应用到会计中,用电子计算机代替人工记账、算账、报账,一级部分替代人工完成对会计信息的分析、预测、决策的过程.它是单位科学管理的财务反映,是由组织创新、流程优化、精细管理、规范业务、分析决策及计算机的应用水平和网络环境及相关职能部门的管理协助等多方面建立的一个财务管理系统平台.发展会计电算化有利于促进会计工作规范化,提高工作质量与工作效率,更好地发挥会计职能作用.
许多单位要么微机记账,要么微机出报表,或二者兼而有之,初步实现了会计工作的电算化,取得了良好的效果.目前我们储备系统的会计电算化工作已经运行了三年多,主要是利用微机记账兼出报表.从应用现状来看,由于这项工作刚刚起步,尚处于探索阶段,所以这项工作还停留在一般应用水平.
二、储备系统会计电算化水平不高的原因
1.由于储备系统传统的手工记账方式长期被人们所接受,目前的管理都建立在手工记账的基础上,要改变会计人员长期形成的习惯有一定的难度,也需要一个过程.尤其是会计电算化的保密性、安全性尚存在一些缺陷,因而人们对会计电算化数据的可靠性还持一定的怀疑态度.
2.不少人认为电算化仅仅是“以机代账”,软件只需要一次投入即可,出现了只重视硬件换代,不注意软件升级的情况.储备系统沿用的一直是“用友财务软件”,现在用友财务软件的版本在不断的更新,但我们储备系统大部分单位还在用着最低版本,难以满足实际各种的需要.
3.会计电算化工作在很大程度上减轻了财务人员的工作量,但同时也增加了操作人员、系统维护人员等岗位,带来了许多新的要求,提出了新的问题.目前我们储备系统建立在手工操作条件下的会计基础工作的管理还存在着很多不足,而且,在手工方式下,信息以账、证、表等形式存储在不同的纸质上,增、删、修改了的会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任.但实行了会计电算化后,数据的载体不同了.信息来源于数据和程序,并且从一开始就存储在各种磁性介质上,只有依靠电子计算机才能阅读这些数据.如果缺乏适应的内控,那么未经批准擅自改动数据的可能性就会明显增大,而且改动后能不留下痕迹.实施会计电算化,就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束,才能充分发挥电算化的优势.
写会计电算化论文的注意事项
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4.复合人才问题.由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识,在岗的会计人员虽经过计算机等级培训,但与实际要求水平还有较大差距,还不能解决较深层次的系统维护工作.目前我们储备系统的会计人员很多,而且很多对会计业务也很精通,但是精通计算机知识的人员却不多,大部分是“半路出家”的电算化会计人员,对计算机知识了解极其有限,无法将计算机知识和会计知识有机结合起来,造成了会计人员的应用技能不全面、不系统.另外,一些计算机专业人员对会计知识比较贫乏,对运用会计软件过程中出现的问题不能及时解决和处理.所以,长期以来,会计电算化复合人才一直是制约我们储备系统会计电算化发展的关键问题.虽然上级部门组织过很多培训,但由于培训时间、单位日常事务及个人精力等因素的制约,会计电算化方面的人才总体素质仍然不高.
5.长期以来,储备系统的会计工作主要是从事事后核算,进行事前的分析和事中的控制不多.会计电算化的运算和发展可以极大的发挥电子计算机的卓越功能,将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来,把精力放在加强财会管理&#
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6.会计电算化档案的问题.会计电算化条件下会计资料的保管一般是存储在磁性介质上的,磁性介质也易受损坏,且有丢失或毁损的危险.会计电算化对会计档案也提出了更高的要求,会计档案不仅包括证、表、账,而且还包括会计软件技术文件.因此,要根据会计电算化的工作特点,结合会计内部控制,建立健全会计档案的保管、调阅、复制、修改、销毁等制度,对计算机硬件、软件及软件维护等工作环节也要制定相应的保密安全措施,以减少无纸化会计信息带来的困惑.随着会计电算化工作的进一步发展,电子商务、计算机网络的运用,给会计工作的发展带来更多严峻的挑战.计算机网络化会计将是会计电算化发展的必然趋势.
三、储备系统会计电算化的发展
1.大力培养既懂计算机又懂会计的全方位、复合型人才.在财务工作中,计算机的使用会使会计核算简单化,整个财务成为单位业务链中的中心环节之一,会计人员必须拥有相关的管理知识和计算机知识,否则财务业务就会因此减慢,影响整个单位的效率.在工作中,会计人员应侧重财务预算的编制,以及各种数据的管理,设计内部所需的内部报表,为单位高层管理者提供各种信息等,更好的发挥会计人员在单位财务信息管理和资源管理中的作用,使会计电算化由会计核算方向向会计管理方向发展.这就对会计人员的知识水平提出了更高的要求,会计人员不能只是固守传统的会计方法和传统的会计程序,而要不断更新知识,改变知识结构,加强自身的学习,针对单位会计人员的特点和工作要求,科学确定培训内容,做到教育对象层次化、知识结构系统化,更新会计人员知识,提高会计技能,通过培训,使一小部分会计人员能够进行会计软件的系统分析、开发与维护.敢于从实践中学习,在实践中锻炼成长,不断丰富自己的工作经验,提高操作技巧,充分发挥其聪明才智和能力,提高自己发现问题和解决问题的能力,形成复合型人才.
2.严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证.内部控制制度要求处理同一笔业务的人员既要相互联系,又要相互制约.此外严格的内控制度有助于防止违法行为的发生,国内外会计电算化的实践表明,计算机本身处理出错几乎为零,但人为造成出错和舞弊的现象有增无减,而且一旦出错,损失巨大.因此制定严格的内控制度是非常有必要的.
(1)强化程序操作控制,即实现操作控制的制度化.操作规程提出计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等.主要内容有:无关人员不能随便进入机房操作,各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证,健全预算收支以及原始凭证审核等制度,数据录入员对输入数据有疑问,应及时核对,不能擅自修改,机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据,不准把外来软盘带进机房,要做好日常备份等等,并必须随着单位的变化而不断的修改完善.只有通过完善的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计信息的真实性和可靠性.
(2)增强人员职能控制.由于电算化会计功能相对集中,应该制定相应的组织和管理控制,明确职责分工,加强组织控制.以相应的管理规章与之配套,目的在于通过设立一种互相稽核、互相监督和互相制约的机制来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性.
(3)增强系统安全控制.这项控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患.主要控制措施包括:订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作单位电脑,设置操作权限限制,操作人员身份的密码确认控制,数据存贮和处理相隔离,设置接触与操作的日志控制.另外还要进行专门的环境保护,尽量避免外界因素所致的计算机故障,以保障机器正常运行.主要包括:机房环境保护,保护性设备配备,以及安全供电系统的安装等.例如计算机机房应采用单独专门供电系统,并且不定期检查电源、接地线的安全措施,以保证机房环境安全.
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3.加强单位的内部审计.内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排.在电算化系统运行过程中,审计人员对会计业务处理等工作的评价和检验,有利于检测财务软件的可靠性,发现存在问题,提出解决问题的建议,有利于提高会计核算质量和管理水平.
(1)在会计电算化中,内部审计应对会计资料定期进行审计,电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合制度,凭证附件是否规范完整,审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象,对系统的各个环节进行审查,防止存在漏洞.
(2)健全会计电算化内部定期检查制度.对会计资料定期或不定期检查,主要检查会计电算化账务处理正确与否,看是否遵照会计法规行事,审核费用签字是不是符合本单位的内控制度要求,凭证附件是否完整等,审查计算机内部数据与书面材料的一致性,查看账册内容,做到账册相符,对不符合要求、错误的账表要及时纠正和调整.要监督电算化过程中数据保存形式的安全性、合法性,防止非法删除、修订和篡改历史会计数据及对电算化系统运行各环节进行检查,防止出现漏洞.
4.会计电算化的档案管理.在电算化档案管理上,应针对电算化会计档案受质量、温湿度、磁场因素易受破坏的特点,在管理中要做到选用质量比较好、可靠性较高的存储介质,存放存储介质的会计档案应定期备份到软盘或光盘上.针对会计档案容易被修改且不留痕迹的特点,对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施,防止对会计档案进行修改.计算机会计系统有关的资料应及时存档,企业应建立起完善的档案制度,加强档案管理.一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和牵引方法、安全可靠的档案保管设备等.除此之外,还应定期对所有档案进行备份,并保管好这些备份.为防止档案被破坏,企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段.企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能.
在各种信息高速发展时代,现代信息技术和会计电算化能将社会经济活动的细枝末节精确地记录、保存和传播,会计信息的分类、提炼、再加工将成为极其重要的工作,因为人们需要的不是不分轻重缓急不断涌现的垃圾信息,而是系统化、条理化、有针对性的精品信息,只有经过加工整理、分析的会计信息才能满足这种需要.总之,会计电算化的实现,必然带来会计核算对象、内容、方法等会计理论和会计技术的发展,促进会计制度的改革,以便更好地为经济社会服务.
参考文献:
1.康俊兰.论会计电算化的发展趋势.会计之友(电子版),2006(35)
2.财政部.企业会计制度.经济科学出版社,2004
3.朱鸿眉.机关事业单位会计集中核算存在的问题思考[J].经济师,2007
4.张雪芬.浅议完善会计电算化内部控制[J].经济师,2008
(作者单位:山西储备物资管理局九七二处 山西太原 030012)
(责编:吕尚)
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