摘要：随着我国加入WTO以后，各行各业与世界的沟通联络不断深入,我国外资企业档案管理工作时对外交流也日益频繁,现阶段外资企业档案管理工作仍然存在的一些问题,需得到有力的解决,但传统的档案理论未能将企业的档案管理水平提升到现代化,科学化程度,如何提高我国外资企业档案管理工作水平,是本篇文章讨论的中心.本文通过对我国外资企业档案管理工作的现状分析及加强档案管理工作的必要性提出了自己的一些看法。
关键词：外资企业；档案管理；文献信息
一、提高我国外资企业档案管理工作有其必要性
随着社会的不断发展，外资企业面临日益激烈的国际化竞争，只有按照市场运行规则转变企业经营观念和经营制度，与现代化企业接轨并有效合理地整合企业各种资源，才能形成核心力量，从而提高和完善外资企业档案管理体系。由于各企业业务迅猛发展，每年会产生大量的业务资料，这些资料对指导经济建设具有重要作用，需要对这些资料进行很好的保护和利用，但传统的档案管理方式已远远不能适应业务档案发展的需要，手工劳作劳动强度大，另外传统检索手段的局限性，使各种信息不能有机地联结在一起，不利于档案保管作用。树立大信息的观点，做好档案收集工作，丰富档案室库藏内容，从制度上保证对各个只能部门落实责任制，并配备部门档案管理人员，凡是在各部门工作中产生的档案资料及建设工程中产生的档案资料都要实行全程监控，由于企业人员流动频繁，档案人员接触到与企业生产经营相关的各类档案资料积极收集以确保档案信息资源的齐全。科学整理档案并积极开发档案信息资源，为企业的生产、经营、科技与管理起超前服务。外资企业档案管理均有一定的规律性，一般都按照组织机构随时定期审验和频繁利用，档案人员要考虑各个类别的系统性和利用规律，并编制基本情况汇编和专题汇编，供档案管理人员备查。注重档案管理人才的培养，促进外资企业档案管理的可持续发展。档案管理工作者对档案进行收集、整理、鉴定、保管、编研、提供利用中始终贯穿分析、综合判断的原则，运用计算机功能管理及相关的科学知识提高业务档案管理的准确性、必要性，同时跟随经济时代的到来，外资企业档案管理现代化和提高档案开发利用率，以掌握档案管理方式来实现外资企业档案管理工作的新阶段，以致提高外资企业档案管理质量水平。
二、我国外资企业档案管理工作的现状
（一）我国外资企业档案挂尼龙工作的发展状况
我国外资企业档案管理大多是对企业集团缺乏深刻认识的情况下发展起来的，内部组织联系存在松弛性，组织对成员的约束力不强，对发展前景表现出朦胧感，难以达成统一管理的局限，尤其在档案管理的长线基础上表现更加明显。从经济范围看企业档案管理的发展几乎成为所有发达国家企业社会经济的显著特征，我国外资企业档案管理也朝这个方向发展，在次过程中，档案真实记载了企业的主要发展轨迹是我国外资企业经济发展的集中反映。因此，为档案进行有效的管理，能为外资企业的发展提供服务将决定了它在档案管理中做出的表率，并促进整个档案意识的深化。
（二）我国外资企业档案管理工作所存在的一些问题
外资企业的发展已成为我国社会主义市场经济的重要组成部分，但对于外资企业基层管理的重要组成部分，档案管理工作却未引起充分重视，主要存在问题是：1、档案资料分散，所保存的档案未能完整系统的收集，尤其是技术档案，技术泄密是档案分散保存的一个重要原因。2、档案人员兼职过多且大多数不具备档案方面的专业知识，外资企业为提高档案管理工作效率往往不设立专门的档案人员，而采取兼职的方法。3、处理档案工作中没有注意到防洪、防旱、火灾、水灾等对档案库存有危害的物质。4、档案管理中没有建立严格的质量责任制，导致档案人员无法做到对档案工作事事有人管、办事有标准的管理制度。5、在保管中没有注意到分清有些档案资料的长期、短期、永久的保管措施。6、档案设备不配套是因为各行业系统内使用的微机、四通打字机型号不一致，规格各异而致使文件不能相互转换，影响文件的永久性保存。7、档案利用效率低是因目前发开的各种档案管理软件中，尚没有一种能够在档案编研方面发挥作用，而此项工作周期长，所查资料年度跨度大，档案管理远远跟不上现代化管理的要，若企业不能有效的处理这些问题、吸收良好的管理经验将会严重阻碍企业的发展。
三、如何加强外资企业档案的管理
（一）实行各种信息的综合化管理
档案信息编辑系统就是要通过一定的制度、方法和程序等质量保证管理加以标准化。一个外资企业为了生产出价廉物美、用户满意的产品，就必须把研制、销售和市场嗲等各个环节有机地联系起来，形成一个整体的综合管理。虽然档案不属于经济范畴，但它却是一项以一定的人力、物力和财力的投入为基础，向社会提供公益性服务的工作。档案信息编辑工作是信息时代的产物，建立严格的档案信息管理责任制，是各级档案信息编辑人员在提高收集工作所承担的职责和权限。现代信息技术的应用对档案管理方式提出了更高的要求。首先，要对原有的档案实体管理转变为档案信息综合化管理。以往日积月累的档案，必然形成大量的文字、数据等资料就会充分利用打好基础。其次，逐步把原有的大褂内案字输入计算机进行有效的管理、鉴定、非类归档及编辑大褂内案目录。最后，还应把文件对档案管理系统进行有效联接，实现目录信息和全文信息的有效管理。在实行综合化管理时还要对档案资料进行防护，如火灾、水灾、防风等情况，与此同时：档案人员要经常翻阅收集各种经济报刊、档案信息等汇集成册供参考备查，发掘出有价值的信息将市场行情汇报上级部门。
（二）以现代化程度带动档案工作的发展
经济、技术的发展使外资企业的现代化发展程度不断提升，高新技术在外资企业中的运用使档案工作的管理方式、及其思想理论中有重大改革，以适应外资企业各项工作的需求。例如在外资企业办公自动化的实施过程中，档案管理信息系统（MIS）的建立将档案信息纳入其中，要求档案部门应用相应的设备和技术指标并采取一系列标准化管理措施，对档案资料进行综合处理，以达到现代化管理程度。档案部门工作应改变新观念，运用计算机高科技管理模式来推动外资企业档案管理和信息化工作的积极发展。
（三）做好外资企业档案管理保管工作的有效措施
外资企业档案保管工作是保护企业档案资源的重要手段又是有效利用的必要前提。分析保管的基础上确实把握关键环节的质量，比如在外资企业档案的收集中，文件的载体形式和质量上应加以限制和知道，协助形成部门选择便于保管，质地优良的载体形式进行系统整理、分类排架选择最好的保管条件，而档案利用工作要制定科学合理的规章制度，确保安全。按照“预防为主、防治并举”的方针，开展外资企业档案保管工作，档案保管寿命除与档案工作各环节的工作质量密切相关外，还受制于客观因素环境条件影响，如库房的温、温度、光照情况有害气体及生物性破坏（虫害、鼠害等），这些因素对外资企业档案保管有危害之处，应预防此类发生。积极利用新兴技术与方法，做好档案修复工作，对于已经破损的档案要积极创造条件，及时进行修复。目前，科学技术日益增长，先进的载体保护方法及档案修复技术也不断涌现，在平常的工作中吸取各种新的技术成就，借鉴文献管理部门的先进经验，以期逐步提高档案的科学管理，从而延长档案的保管寿命。
（四）分析企业内外文献信息活动的区别
文献信息管理活动具有密切相关联系，据了解有内部文献信息和外部门文献信息的不同特征，具体表现在（1）文献信息的收集：企业内部文献信息收集集中体现在准确性和完整性，由于现行文件与档案是要让企业各部门和有关人员查阅的，所以即采取“三纳入”、“四参加”、“四同步”等措施，要求快速捕捉和获取企业所需各类外部信息在一定程度上可以反映企业的实力和经营决策的质量。如吉林石油集团有限公司信息中心图档案管理部门共采集科技图书和报刊资料41万余册，其中石油、地质类书刊资料占企业库存的60%以上，所采集的信息具有一定的超前性，对未来的经营决策起导向作用。其他企业内部的分类是以全部现行文件与档案为对象，以企业管理职能和文献信息的内容及其特点为依据，保持文献信息间的历史联系和逻辑联系，而外部的分类是以企业采集的各项管理和科技活动所需要的书刊资料为对象，以书刊资料的内容性质或专业知识为依据，以保持内容的相互联系，如学科（专业）——著者分类法、学科（专业）科次分类法等，两者的分类对象和依据不尽相同且有不同的分类原则。保管中按载体的管理形式，然而内部文献信息以袋、盒、件等为基本单位，至于外部文献信息是以本、册等为基本单位，同一载体的形式可以记录不呕吐能够性质的知识内容，特别是随着现代信息技术和科技活动的广泛应用，其表现尤为明显。
据了解世界科学技术情报系统的统计，可许知识每年的增长率60年代以来已从9.5增长到10.6%，到80年代每年增长率达12.5%，登记发明创造每年超过30万件，就图书而言每增加150册~200册就占据1M的空间，在此中用以新的鉴定方法来缓解矛盾，至于内部是以现实为原则，对于固态型的资料而言，应该根据不同类型的时效特点，进行有针对性及定期地更新内容或损害无法查阅的文献资料。
（五）建立外资企业档案协会组织
外资企业档案协会是加强企业间档案管理经验和思想交流，档案人员和档案部门沟通协作的有效途径，在互通信息和提高整体专业技术及管理水平方面发挥了重要作用，新时期如何使外资企业档案工作形成全国性网络，在一些微观的问题上达成协调一致是一个待的问题,针对这一情况可以尝试建立地区性或行业性间联系的桥梁，它不仅协助国家有关外资企业档案管理法规、政策、标准的制定和推行实施,而且还在档案行政管理部门知道下开展外资企业档案工作的调查研究、技术咨询、专业培训等活动，进而成为相互联系的纽带和共同探讨有关工作的一方天地。
结论：
正如文章开头所说的档案事业及管理已得到提升和科学化程度，在新时期的发展状况下，努力应用各种现代化管理方式做好外资企业档案管理工作，针对在处理中存在的问题经过调查研究从而改变档案管理的新思路，以致带动企业员工对档案工作有更好的提高。
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