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摘 要：本文根据广东省的水运建设项目文件材料立卷管理办法的实施细则,通过实践对水运建设项目文件材料整理操作技术进行分析,总结了整理工作步骤与重点掌握操作方法,供参考学习.
关 键 词 ：建设项目 文件材料 整理 技术
水运建设项目文件材料的整理,就是在对项目建设形成的文件材料进行齐全、完整收集的基础上,遵循建设项目文件材料的形成规律,保持其具有成套性、阶段性、专业性的联系特点,按照一定的原则和方法进行分类、组卷、编目的工作.经整理后的档案应符合便于保管、保密和提供利用的原则.
1.在整理工作之前应掌握归档文件材料的质量要求
1.1文件材料的原件归档要求
凡是建设单位产生的文件材料归档时应收集打印稿,盖章签字方可归档,凡建设单位作为直接收文单位,其文件归档时应收集正本保存.有些文件如发至上级主管单位,建设单位作为间接接收单位,且没有抄送字样时,其文件归档时可保存复印件.施工单位移交给建设单位的文件材料除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外,其余施工文件均应移交原始文件材料,供建设单位归档保存.
1.2归档文件材料的内在质量要求
（1）归档文件材料内容要真实,必须是在项目建设过程中直接形成的；
（2）归档文件材料应准确、有效.文件记载的内容与实际相符,图物相符.按照规定已通过了一定的审批、检查、验收程序,负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期；
（3）归档文件材料必须耐久、易读.所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带等必须质量优良.直接书写的文件材料不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料,不能用热敏纸（传真纸）和复写纸文件,文件中的字体端正、图像音质清晰易辩.
2.水运建设项目文件材料整理的工作
水运建设项目文件材料整理工作主要撑握三大步骤：第一步是分类工作；第二步是组卷工作；第三步是编目工作.
2.1分类工作
（1）划分阶段.凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸,一般要求撑握按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分,不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起.
（2）鉴定归档文件材料.按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定,剔除不属归档范围及重份的文件,以确保项目档案的完整性,对计划任务书的批复、项目任务书的上报、征地权属证书等材料,应将原件归入项目档案.
（3）划分单位、分部（项）工程.同一单项工程的文件先按单位工程划分,同一单位工程再进一步划分分部（项）工程.同一分部（项）工程的文件再按不同专业分别排列.
2.2组卷工作
根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别组卷,实际上是将零散文件进行组合,保持案卷内项目文件的有机联系.主要进行卷内文件的排列.
（1）组卷方法.根据广东省交通运输厅《关于印发〈广东省交通运输厅关于交通运输部水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的实施细则〉的通知》粤交办[2010]783号的第十七条和第十八条规定进行组卷.重点熟读规定,总结组卷方法.
例如：管理性文件按问题结合时间先后顺序整理组卷；图纸按专业或单位工程结合图号整理组卷；施工文件以合同段为单位进行组卷,并按形成阶段（工序）结合问题整理组卷；原材料、构件的出厂证明、试验报告如属共用的,按进场材料种类、批次进行分类组卷,如属专用的则按分项工程进行组卷；质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类组卷等.
（2）卷内文件排列方法.根据广东省交通运输厅《关于印发〈广东省交通运输厅关于交通运输部水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的实施细则〉的通知》粤交办[2010]783号的第十九条规定进行排列.
重点掌握：应根据文字、图表、图纸的数量进行卷内文件排列组成案卷,案卷的厚度一般不超过3cm,图纸一般不超过5cm.
例如：如果一个项目形成的同类型文件数量不多,可以组织排列为一个案卷,其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列；如果图纸、文字性文件分别组卷排列时,图纸的排列可按原设计图纸目录的顺序进行排列,如图纸的数量较多,可在同一单位工程内按不同专业排列组成若干案卷；文字性文件则应遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则,同一案卷中有若干个问题时,按问题的时间顺序或重要程度排列；同一案卷中既有文字性文件,也有图纸时,反映同一个问题、同一工作进程的文件排列,应文字性文件材料在前,图纸在后.
2.3编目工作
编目是固定文件在一个案卷内的位置以及每个案卷在整套项目档案中的位置的工作.其目的：一是能清楚地提示出文件的整理成果,达到固定排列顺序,反映案卷内的成份和内容；二是能确切地反映案卷的特征和统一使用的名称、术语、符号.主要包括编页号、卷内目录、备考表、案卷封面、档案索引目录等工作.
（1）编页号
编页号的目的是为了巩固卷内文件的顺序和确切地统计案卷内文件材料的数量,确保其完整性.装订的案卷一律依序编制页号,顺序均从“1”开始,一页一号.总体可以按以下几点操作：
①案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号；
②单面书写的科技文件材料在其右下角编号,双面书写的科技文件材料正面在其右下角,背面在其左下角编号.图样页号编写在标题栏外；
③成套图样或印刷成册的科技文件,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号.与其他科技文件组成一卷的,应排在卷内文件最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数；
④卷内目录、卷内备考表不编页号；
⑤原一册图纸拆分为两册时,各编序号.
（2）编写卷内目录
卷内目录是对案卷内的每一份文件、图纸有关事项确切登记的表格,其内容包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注.
编写卷内目录方法.根据广东省交通运输厅《关于印发〈广东省交通运输厅关于交通运输部水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的实施细则〉的通知》粤交办[2010]783号的第二十一条规定进行编写.
重点掌握文件材料题名的方法,例如：同一卷内目录内不能出现有相同的文件材料题名,有些文件没有标题或标题不能说明文件材料内容的,如会议纪要、变更通知单等,应自拟标题,外加[]附于原提名后面或前面作为该文件材料题名；一般要求每卷的卷内目录第1序号的文件材料题名方法是在原标题前加上建设项目的全称作为该文件材料题名；案卷内每份独立成件的文件材料均应逐件填写文件材料题名.
（3）编制备考表
备考表是说明案卷内文件状况的表格,主要包括立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间等.填写方法根据广东省交通运输厅《关于印发〈广东省交通运输厅关于交通运输部水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的实施细则〉的通知》粤交办[2010]783号的第二十六条规定进行编制.
（4）编制案卷封面
案卷封面直接揭示案卷文件材料的内容与成份.主要包括档案号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等.编制方法根据根据广东省交通运输厅《关于印发〈广东省交通运输厅关于交通运输部水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的实施细则〉的通知》粤交办[2010]783号的第二十五条规定.重点掌握案卷题名方法.
案卷题名是对案卷内文件材料的内容进行简明、准确的概括,主要包括项目名称+单位+分部（项）工程名称和文件材料名称等工程具体内容.项目名称：按批准文件的项目名称的全称.
例如：《劳龙虎水道航道整治工程航标工程 [塔标001～003] 单位、分部、隐蔽/分项工程报验单、质量检验评定表及记录表》、《劳龙虎水道航道整治工程征地文件、建设用地规划许可证、征地平面图&#
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