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现在再提起法规遵从,相信大多数的中国企业已经耳熟能详,而这要归功于2004年在美国出台的针对上市公司财务和公司治理的Sarbanes-Oxley(塞班斯法案).另外,2006年11月,美国政府又修订了美国联邦民事诉讼证据规则(Federal Rules of Civii Procedure,FRCP),修改的重点在于企业律师不仅仅要在诉讼过程中提交电子文档,还要在预审阶段提供电子文档.如果他们做不到这一点,法官可以判处该公司支付一大笔罚款.
对于中国企业来说,这个大洋彼岸的法案有什么作用呢.HP公司软件部信息管理软件事业部副总裁Robin Purohit认为,现在越来越多的中国企业在进行全球化拓展,他们要做全球的收购,要在国外的股票市场上市,要跟美国、欧洲乃至全世界的国家有业务往来,这些法规都是无法避免的.
中国的相关法规也开始完善,2008年4月25日,商务部在网上就《电子商务模式规范》征求意见,其中就明文写着电子商务经营者必须保留交易数据记录至少10年.
不过外在的法规强制是一方面,对于企业来说,防止电子文件泄露也是一件很重要的任务.一家国内经营网站的公司,由于其电子邮件泄露了公司机密的研发产品,从而造成他们的一家竞争对手因此巨额获利,而公司却没有证据来指控泄露机密的人.
在归档中增加电子发现的能力
法规要求的对电子文档的存储和找回,给企业的C10们又增添了一个挑战.信息爆炸时代,企业内结构化和非结构化的数据都在急速膨胀,除了公司业务相关的重要数据需要保存外,现在那些可能涉及到诉讼相关的电子证据也必须保存.这给企业的存储归档活动又添加了一个新的任务――电子发现(e-discovery).
Gartner注意到不断变化的归档和发现市场上出现了一种情况,针对电子邮件、也许是所有类型的电子文档的电子发现是一个可能的发展方向.同时Gartner认为电子邮件归档和电子邮件管理已经成为了一个整体,随着时间的推移,这个板块可能会融合一些其他的领域和技术.
不过区别与普通的归档存储,电子发现要求有强大的查找功能,没有相应工具的帮助,在浩如烟海的归档文件中找到需要的信息可不是一件轻松的事情,何况法院明文规定必须在指定的时间内提交这些电子文档,否则就又是一批巨额的罚款.Remind的市场部副总裁Craig Carpenter说,到最后电子发现中70％的成本都和查阅文件有关.
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需要指出的是,当前电子发现的解决方案还主要集中在电子邮件归档领域,因为法庭的目光还主要停留在电子邮件上.不过随着法规的不断细化,关注的领域越来越广,届时将会有更多类型的电子文档在归档时要求有电子发现的能力.而区别于电子邮件这种半结构化的数据,对于非结构化数据的查找将会要求更加复杂的搜索技术.
除了强大的搜索工具,实现电子发现还必须有事前的规划.如果没有在归档方案中就加入这方面的考虑,事后的搜索同样是一件困难的事情.
赛门铁克Enterprise Vault分部的高级产品营销经理Dave Campbell表示,如果通过恢复备份磁带来实现电子发现,其价格大约是每盘磁带3000～4000美元,这可是一笔不小的费用.他认为,将数据存放在针对电子发现进行了特殊设计的归档系统中,会是一种更为经济有效的方法.
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因此必须在归档时就提前规划,知道数据存放在哪里,如何存放,如何找回这些数据,用最有效的方法准确地回顾并且达到这些目标.在进行数据归档之时,程序最好把数据内容进行分析,识别出关键字,然后建立索引存放在系统中.根据法规需求要找回相关信息时,会首先检索索引表,通过索引直接定位到信息所在的存储位置.
在Robin看来,电子发现其实是个方法论,是由行业、法律或是IT行业的人来制订的方法论.它其中的核心就是电子发现参考模型,目前由62家电子发现服务供应商、软件供应商、企业、律师事务所和专业机构组成电子发现参考模型项目团队对该模型进行定义,用以帮助企业解决电子发现缺乏标准和指导的
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Robin介绍,在HP的信息管理方案中,电子发现产品是其中的核心,它可以帮助客户规范邮件、文档、文件等一系列数据,保证这里可以保留归档以满足所有法规遵从的需要.另外HP提供的电子发现产品里面还包含了一个复杂、高级的编辑索引技术,可以帮助电子发现和其他的数据需要.值得注意的是,HP的电子发现背后有着强大的技术支持,包括IAP(Integrated Archiving Platform)、电子发现模型、电子归档、技术管理和针对信息文档的分类与分析等.
在电子发现的搜索方面,Robin说,HP提供的方案在做电子邮件归档的时候,会同时做索引,索引包括对邮件题目、全文及附件内容的检索.因此搜索时可依照时间、发件人、收件人、标题及内容等不同条件进行,并在找到电子邮件之后,对相关数据进行全面分析.
另外Robin向记者透露,惠普前不久刚刚收购了记录管理专业厂商Tower Software,HP将把它的记录管理技术特性集成到现有的法规遵从归档解决方案中,他认为此次收购将有效助力HP现有的归档用户解决电子发现的问题.
推动归档市场迅猛发展
Clearwell的营销副总裁Kamal Shah说,“电子发现已经成了电子邮件归档发展最主要的推动力.不过同时他也指出电子邮件归档和电子发现工具的融合目前还在初级阶段,距离归档数据的统一管理还有很长的距离.而这里面存在着巨大的市场.”
IDC的分析人员Laura DuBois表示,“几乎所有的电子邮件归档厂商现在都表示他们提供的是电子发现工具.”“我们刚刚完成一项关于归档的重点研究,其中主要的驱动因素是电子发现、记录保持、存储以及IT优化.”
虽然电子发现的技术还不够成熟,但是市场已经开始火热.电子发现的厂商已开始把自己的产品扩展到归档领域,例如Clearwell.而归档厂商则在扩张自己归档工具的功能,让它具备电子发现的能力,采取的形式可能是独立研发、并购或者合作.
Dell收购MessageOne,HP与Clearwell合作,Mimosa联姻RenewData,CommVault联合Index Engines,Attenex牵手StoredIQ,Iron Mountain收购Stratify.这一系列的收购与联盟颇有些让人们眼花缭乱,但这些动作的背后都有电子发现的影子.
IDC的Laura DuBois预计,在未来五年内查找功能要么会被添加到归档工具中,要么电子发现就会被收购.随着市场的增长,越来越多的大厂商开始介入进来,这片市场会出现更多的并购交易.
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