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摘 要 近年来,随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善,企业的商务活动逐渐增多.作为企业商务活动的重要组成部分,现代商务秘书的参谋职能越来越受到重视.本文通过对于现代商务秘书参谋职能的分析,得出其对企业商务活动及企业发展的重要意义,并对现代商务秘书如何更好地发挥参谋职能提出了一些思考.

关 键 词 商务秘书 参谋 职能

中图分类号:C931 文献标识码:A 文章编号:1009-0592(2010)03-223-01

近年来,随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善,国内企业的商务活动逐年增多.现代商务秘书作为企业商务活动的重要组成部分,其各项职能特别是参谋职能得到了企业管理者越来越多的重视.

按照现代企业管理理论,商务秘书不单指担任企业管理人员秘书职务的单一个体,而是一个包括综合行政、文秘工作等一系列职能的组织机构和部门.商务秘书定义的扩展是现代企业商务活动范围和领域不断拓展的要求,而现代商务秘书的职能也是由其决定的.

一、何谓现代商务秘书的参谋职能

商务秘书的参谋职能不仅是现代企业管理学研究的重点,也是现代企业管理工作实践中的一项重要内容.现代商务秘书的参谋作用体现在为领导出主意,想办法,协助领导安排好一个时期的工作布局,做好信息调研和督查工作,积极主动地办文、办事,同各地各部门加强联系,协调力量,共同为领导服务等等.笔者认为,现代商务秘书的管理职能可以概括为“到位不越位,帮忙不添乱”.

1.“到位不越位”.秘书工作的重要职责就是要为领导的决策提供准确的依据,也就是在履行参谋的职能.但是参谋的工作要有一定的限度,不能越俎代庖地履行决策职能.如果商务秘书越过了这个界限,就是“越位”行为,是秘书工作的大忌.

2.“帮忙不添乱”.秘书的参谋职能是对企业领导者日常管理工作的辅助.秘书人员应当充分发挥自身职能,为领导者做好服务工作,而不应该将参谋作用等同于直接干预企业管理活动,导致企业内部行政管理工作的混乱.

二、现代商务秘书参谋职能在企业管理工作中的重要意义

1.商务秘书参谋职能的能否得到充分发挥将是决定企业管理工作水平的关键.参谋是一种为决策者出谋划策的软科学.重大的、带全局性的参谋活动,常常是运用许多社会科学与自然科学成果,运用信息论、控制论、系统论、运筹学,经过各系统工程组成的“技术科学”.企业管理工作需要科学合理的决策,因此说商务秘书参谋职能能否得到充分发挥将是决定企业管理工作水平的关键.

2.商务秘书的参谋职能是企业内部行政管理机制顺畅运行的重要保障.企业内部行政管理机制是保持企业正常发展的基础,而企业内部行政管理工作正是商务秘书工作的重要内容.商务秘书通过充分发挥参谋职能,能够为内部行政管理工作提供智力支持,保障内部行政管理机制顺畅运行.

3.商务秘书充分发挥参谋职能是提高秘书机构工作效率的根本途径.参谋职能是秘书机构发挥主观能动性的体现.脱离了参谋职能,秘书机构将成为单纯按照领导意图行动的僵化的载体.充分发挥主观能动性是提高机构工作效率的根

关于参谋相关论文范文例文;本,因此商务秘书充分发挥参谋职能将是提高秘书机构工作效率的根本途径.

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三、对如何充分发挥商务秘书参谋职能的一些思考

笔者认为,充分发挥商务秘书的参谋职能,主要应从以下几方面着手.

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1.要将参谋职能贯穿于商务秘书日常工作之中.商务秘书发挥参谋职能,决不能脱离实际工作之外,而是要在实际工作中发挥自身作用.商务秘书要完成领导交办的各项任务,处理各项日常行政性事务,做好领导的助手,而参谋职能正是在这些日常性工作中体现出来的.也就是说,商务秘书在处理日常工作的过程中要多动脑筋,善于思考问题,为领导的决策提供参考.

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2.商务秘书要将参谋职能的发挥方向与企业战略发展方向密切结合起来.商务秘书发挥参谋职能的根本作用是为了提高企业管理水平,促进企业发展.因此说,商务秘书在发挥参谋职能的过程中,必须要将工作方向与企业未来的战略发展方向密切结合起来,不能偏离这个轨道.只有这样,商务秘书才能在企业管理工作中充分发挥作用.

3.商务秘书发挥参谋职能要讲究方式和方法.商务秘书在为企业管理者提供决策参考和依据的过程中要注重运用恰当的方式和方法,要巧妙地运用心理学、说服技术等等,让领导接受自己的建议和意见.商务秘书在为领导提供依据的过程中,要敢于坚持自己的见解,在领导做出决策后就要坚决执行领导的意见.

4.要不断提高自身素质和参谋能力.商务秘书为领导提供决策依据之前,需要经过大量的分析研究才能够得出较为全面的结论,还有一些情况下需要商务秘书短时间内对有关情况做出准确判断.这就需要商务秘书具有较强的综合素质和分析解决问题的能力,也就是商务秘书的参谋能力.因此商务秘书必须要不断提高自身素质和能力,通过自身的参谋活动获得领导的信任,并以此不断提高自身参谋活动的积极性和水平.

5.要注意提高参谋活动与企业内部生产经营活动的有机联系.商务秘书的参谋活动必须紧密围绕企业内部生产经营活动的实际,只有密切与企业内部其他业务活动的联系,商务秘书的参谋活动才能够有的放矢,发挥更大的效力.

注释:

王关义.现代企业管理.清华大学出版社.2007年版.

杨光汉主编.商务秘书教程.科学出版社.2008年版.

试论秘书部门参谋作用的发挥.l.

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