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“人才是第一资源,是国家发展的战略资源.”如何使传统人事档案资料快速地向数字化方向发展,形成及时、准确、系统的数字化人事档案网络,实现人才信息资源的有效利用和共享,加快人事档案事业发展的脚步,是人事档案部门需要探讨的主要问题.佛山市第一人民医院人事档案管理系统通过与院内网上招聘系统的对接,实行人员基础数据的整合,在近两年不断的应用中,根据医院人力资源管理的发展需求不断完善,在提供探索人才成长规律,发现、培养和使用人才资源数据的利用上已成为必不可少的一部分.

一、人事档案数字化的意义

1.减少查询时间,提高工作效率

传统的干部档案查阅,基本上都是先根据姓名查看档案号,再根据档案号调出档案,然后手工翻阅,如果要查询一本比较厚的干部档案,查阅人员需要花费很长时间.而数字化电子档案只需要在计算机的人事系统上输入姓名直接查询并按所需查阅内容点击查阅,只需要几秒钟就能调阅一本档案.实现了快速查询和检索,使干部档案得到了充分的开发与利用.

2.节约干部档案的管理成本

过去,要提高档案的利用率,通常都是用增加档案人员和办公费来实现,导致档案的管理成本大幅增加.而数字化电子档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案,不仅节省了纸质档案信息在保护或修复过程中所需的人力、设备与耗材的费用,避免了人员的浪费,也节省了库房硬件环境所需的费用,极大地降低了档案的管理成本.

3.有利于对档案原件的保护

将纸质档案转变为电子档案信息,既方便了利用,也减少了翻阅对纸质档案的伤害,保护了档案的原件,避免纸张发黄变脆、字迹褪色等现象,使档案能长期或永久保存,有效地保证了档案的完整和安全,延长了档案材料的寿命.

二、医院人事档案数字化管理的途径

1.通过医院网上招聘系统,建立完善的干部信息网络基础数据收集流程管理.

一是统一字段的设置.求职者在填报求职信息的过程中,通过系统设置的列表框、复选框等方式,对字符类较统一的项目作属性限制,避免录入过程中出现差错,如身份证、出生年月、性别、籍贯、简历时间等,同时也通过众多的数据验证程序,验证输入数据的合法性,数据库表字段的设置也会设置一些限制,如果误差太大,也一样会在提交过程中提示无法执行,从而促使求职者检验并更正数据.提高数据精确度.

二是细化个人信息模块.在个人信息模块设置上,根据干部档案的十大类的分类要求进行设置,求职者在录入信息时,特别在个人履历、资格证书、获奖情况、科研成果、学术论文、在校学生工作任职情况、家庭情况、证书图片上传中必须进行细化填写,以便于入职后的人事档案系统的丰富与建立.

三是多媒体技术的运用.计算机的多媒体技术为招聘工作提供了丰富多彩,效用优良的媒质,以多媒体记录招聘人员信息,以其信息量大、高密度存储、便于使用等诸多优点,成为我院招聘工作中一大亮点,为医院选拔人才提供了可视、可读的信息,摆脱了以往记录个人材料单一的纸质文字记载,利用多媒体信息技术生动全面记录各专业考