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[摘 要]随着信息时代的发展,档案信息化建设已成为档案事业发展的必然要求.本文从介绍档案信息化建设的概念、内容出发,阐释了新时期档案信息化建设的必要性,深入分析了档案信息化建设的现状,提出了档案信息化建设的粗浅想法.

[关 键 词]档案；信息化；建设

伴随着信息社会的发展,计算机已普遍应用于社会各个领域,局域网、互联网已经成为信息交流最便捷、较快速的途径,人们迫切要求能够在网络中找到自己需要的数字化档案信息.电子商务、电子政务在短时期内产生并迅速普及,在经济、政治、教育等各个领域产生大量的数字化文件,进而形成大量的数字化档案.公众的需求、社会的发展、工作的要求,促使档案部门必须加快信息化建设.笔者作为一名多年从事档案工作人员,结合工作实际,围绕档案信息化建设,谈几点认识,仅供业内同仁借鉴参考.

一、档案信息化的含义及内容

档案信息化是档案界普遍关注的话题,档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段,以现代档案管理学为概念,以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识,交叉应用的新型工作模式.档案信息化实质就是档案管理理念的转变,即由注重保管向注重提供社会服务利用的转变.

档案信息化具有广泛的内容,包括档案信息的基础设施建设、资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设和安全保障体系建设六个方面.在上述六个方面中,档案资源建设是信息化建设的基础和核心.它的主要任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理.所谓电子文件的归档工作指的是在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件,要按照有关要求及时归档,而且要做到齐全完整,真实有效.

二、档案信息化建设的必要性

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（一）社会发展的客观要求,使档案信息化成为必然趋势.伴随信息社会的发展,网络技术的普及,各类档案管理软件的开发、利用和升级,以及社会对档案资源的大量需求,迫切要求档案部门利用现代信息技术开发档案信息资源,将馆藏档案数字化、网络化,使人们随时随地可以在网络上查找到自己所需要的档案信息,提高查档效率,进而带来较大经济效益.

（二）档案信息数字化节省存储空间、节约资源,能够有效的保护档案原件.馆藏档案通过全文数字化扫描,存储于网络或网络介质中,利用很小的存储空间就可以存储大量的信息,可以大大提高档案信息的存储量.同时电子文件带来了纸质文件不可比拟的优越性,易利用、易传播.这样既节省了存储空间,同时又保护了档案实体,更好的达到重要档案永久保管的要求.

三、档案信息化的现状及问题分析

（一）资金投入有待提高.档案信息化设施是进行信息化建设工作的前提,关乎档案信息化建设的质量.作为完全靠政府拨款的档案部门,由于资金投入有限,导致档案的软、硬件设施配备低,很难达到信息化的要求,严重影响了档案信息化的进程.

（二）统一规划有待填补.目前,我国档案的信息化建设缺乏统一的指导,大家各自为政,档案信息化建设水平良莠不齐,这一现状对档案信息化建设影响较大,造成了资源的浪费,客观上延缓了信息化的进程.

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