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摘 要：数字档案馆生态系统面临各种机遇与挑战,本文着重从战略管理、协同管理、风险管理以及生态管理四方面,系统分析未来数字档案馆生态系统的建设与发展,探讨如何加强对数字档案馆生态系统的管理,确保数字档案馆生态系统的健康运行和可持续发展,推动我国档案事业的科学发展.
关 键 词：数字档案馆；生态系统；管理
数字档案馆生态系统在快速变化的社会发展环境中必然会面临各种机遇与挑战,如何保持自身的健康可持续发展,这不仅涉及经济、社会、技术等制约数字档案馆发展的核心要素,而且,关切到未来国家档案事业的发展.为此,本文拟从战略管理、协同管理、风险管理以及生态管理等方面,初步探讨如何加强对数字档案馆生态系统的管理,保持数字档案馆生态系统的健康运行和可持续发展.
1战略管理
战略管理是“围绕着战略的制定、决策、实施和评价而采取的一系列手段和措施的动态过程,对组织的发展方向具有长远的、全局性影响”[1],广泛存在于政治、经济、社会、文化、教育、科技等领域活动中.目前,战略管理已引入档案事业发展和电子文件管理的研究中.冯惠玲教授指出,“面对电子文件管理这一历史性挑战,仅有战术、方法的应对远远不够,还需要有面向全国的宏观思维和战略应对,才能把这项事业推向前进”[2],“从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排,体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路”[3].国家档案局杨冬权局长指出,“管理好电子文件,关系到国家和社会历史记忆的长期保存,关系到人类文明的传承延续”,“不仅要考虑电子文件的今天,而且还要考虑它的明天和后天；不仅要考虑电子文件的短期效益,而且还要考虑它的长远效益”[4].2010年,由中央办公厅牵头,国家档案局等相关部门为成员单位成立的国家电子文件管理部际联席会议办公室,标志着我国电子文件管理国家战略正式启动[5].
数字档案馆生态系统研究立足于从整体性、系统性、平衡性、动态性等生态学思想,观察和思考数字档案馆的运行与发展,其中隐含着战略管理的思维.以战略管理思维为指导,将数字档案馆生态系统与社会发展、经济发展、文化发展以及信息技术发展等联系起来,研究数字档案馆生态系统发展态势,制定具有全局性、前瞻性、长远性的数字档案馆发展战略,并依据所制定的战略采取相应的计划、措施、步骤.实施数字档案馆生态系统的战略管理,能够将系统中的各种生态要素联结起来,形成一个互相依存、互相制约的整体,保持数字档案馆生态系统的健康运行,推动数字档案馆建设的可持续发展.同时,对于一个国家、一个地区而言,数字档案馆生态系统战略管理将是一项跨机构、跨部门的综合管理,与国家（地区）信息化发展战略、电子政务战略等密切配合,与相关组织机构建立战略联盟,协调数字档案馆生态系统与社会组织系统、社会信息系统之间的关系,在激烈的生态位竞争中实现数字档案馆生态系统的社会使命与专业价值.
2协同管理
协同管理是“运用协同学自组织原理,通过建立‘竞争—合作—协调’的协同运行机制,把系统中价值链形成过程的各要素组成一个紧密的‘自组织’体系,共同实现统一的目标,使系统利益最大化的管理体系”[6].在数字档案馆生态系统中,要积极实施协同管理,使得各生态因子之间密切协作、互动开放,建立和谐共存、协调运行的数字档案馆生态系统管理体系,保障数字档案馆生态系统健康运行和持续发展,其内涵主要表现为：
一是要协调数字档案馆生态系统主体之间关系.围绕数字档案馆档案信息资源管理与利用,加强档案形成者、档案管理者、档案利用者之间的联系,建立有效的协同合作机制,实现档案信息资源的有效收集、科学管理和充分利用,保障数字档案馆生态系统数字资源管理活动的良性运行.
二是要协调数字档案馆生态系统主客体之间的关系.围绕数字档案馆建设,充分发挥档案形成者、档案管理者、档案利用者的主观能动性,将生态系统中各生态因子组成一个紧密的协调运行体系,调动各种生态因子的作用关系,实现与数字档案馆生存环境的均衡发展与和谐共生.
三是要协调数字档案馆生态系统客体之间的关系,突出表现为内部环境协调和外部环境协调.内部环境协调主要是协调数字档案馆生态系统运行机制、信息资源、基础设施、组织文化等生态因子之间的关系,建立良性的运行机制,保障数字档案馆正常运行；提高档案信息资源质量,优化档案信息资源结构,建立档案信息资源管理体系；强化基础设施建设,增强数字档案馆保障能力；创建和谐文化氛围,提升数字档案馆工作者的内聚力、向心力,使数字档案馆生态系统微观环境功能最优化.外部环境协调主要协调数字档案馆生态系统宏观环境和中观环境中各生态因子之间的关系,激活数字档案馆生态系统外部环境各生态因子的功能.通过协调数字档案馆生态系统社会、政治、经济、文化、科技等社会环境以及地质环境、气候环境、生物环境等自然环境之间的关系,创造社会稳定、政治民主、经济富足、文化繁荣、科技发达、自然生态和谐的环境氛围；通过协调档案行政管理机构、档案行业协会、传统档案馆以及其他信息机构等之间关系,提升档案行政管理能力与协会业务协调能力,发挥传统档案馆的优势,与其他信息机构竞争合作,拓展数字档案馆生存发展空间.
3风险管理
目前,风险管理广泛应用于经济与社会发展过程中,特别是在企业管理、信息管理等领域应用突出.在档案学研究中,风险管理思想和方法也被关注和重视.近年来,档案学界高度关注电子文件的风险管理,认为由于“计算机系统的脆弱性、电子文件的重要性、电子文件安全标准的复杂严格性、电子文件受损所造成后果的严重性,要求我们建立一套科学、严密的风险管理体系”[7].冯惠玲教授在《电子文件风险管理》专著中,全面探究了电子文件风险管理的成因、规划、监控、识别、评估以及应对等内容[8].数字档案馆生态系统风险管理是在风险识别、风险评估的基础上,积极采用相应的风险应对策略,规避和化解数字档案馆生态系统建设与发展中的各类风险.数字档案馆生态系统的风险管理要强化“安全第一”战略,突出档案安全意识,主要包括实体安全和信息安全.3.1实体安全.数字档案馆生态系统实体安全主要体现在档案载体安全与档案库房安全两方面.在传统档案馆或传统档案管理中,档案载体安全是档案馆库房管理和档案保护的重点内容.在数字档案馆生态系统中,数字档案载体安全成为新的课题,数字档案载体寿命短,容易受损,且档案信息内容无法直接阅读,档案信息具有瞬间即逝的可能,需要采取有效的防范措施和定期拷贝、检查制度,避免数字档案载体受损,确保馆藏数字档案载体的安全性、可读性和有效性.
档案库房安全一直存在诸多风险,如“档案装具、档案安全防护基础设施不完善、档案库房设计不规范、档案库房安全管理制度空泛、档案库房安全应急预案缺失”[9]等,这些都对档案馆库房安全管理带来潜在威胁.在数字档案馆生态系统中,库房安全增添了新的内容,如计算机机房安全、数字存储实体安全等,需要采取防火、防潮、防热、防盗、防震、防电磁干扰等措施,切实加强档案库房安全建
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