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[摘 要]档案作为一种社会历史财富,要求加以妥善保存,但随着社会的发展和时间的推移,一方面档案在数量和成份上不断增加,另一方面它又处在不断毁损过程中.档案部门通过加强收集工作来解决前一矛盾,对于后一矛盾则是通过加强档案的保管和保护工作来解决的.
档案的保管,既是整个档案管理业务的一个环节,又是一个相对独立的工作活动.由于它对档案管理的重要意义以及特有的科学性、及时性和专业性的要求,目前保管工作已经形成一个专门研究的领域——档案技术学.我们这里主要从文档管理的角度来探讨档案保管工作的内容、意义和常用的技术手段.
一、档案保管工作的内容
我国《档案法》第三条规定“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案.”这指所说的保管是泛指档案的日常管理工作,而作为科学管理档案的一项具体业务,档案的保管是指根据档案的制成材料,使用一定的设备和装具,采取适当的措施和方法,妥善地保存档案,延长档案的寿命,以便档案信息的长远利用.档案保管工作是档案部门的一项日常性业务工作,是维护档案的完整与安全的重点环节与主要手段.其内容主要包括:
(一)日常维护工作.包括:档案的排架,检索工具的排检,库房温湿度的监控、保洁和安全保卫等工作;
(二)实施保护性措施.主要指围绕防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染而采取的防护性办法与治理手段;
(三)档案的修复.即对毁损和老化的档案采取修补、复制等补救措施的工作;
怎样写档案工作本科论文
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(四)库房与设备的管理.包括库房的规划与使用,档案设备的购置与维护,档案装具的选择.
以上工作有的与收集、整理和利用等工作结合进行,有的则须单独进行,因而档案保管既是档案管理业务的一个方面,又是一个相对独立的工作环节.
二、档案保管工作的重要性
《档案法》第三条明确指出了保管好档案是党和国家赋予档案机构的神圣职责.档案保管在整个档案工作中具有重要意义.
(一)档案保管工作决定着档案寿命的长短
档案是物质的,物质运动规律使档案不可能永久保存下去,档案都有消亡的一天,但档案保存的寿命长短与档案所处的环境直接相关,如果保存环境得当,保管方法科学,档案寿命就会大大延长,就能够发挥更加长远的作用,产生更大的社会效益和经济效益.一旦保管方法不当,存放环境恶劣就会加速档案的损毁