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摘 要：我们公司文件归档采用纸质文件归档和电子文件归档并行的方式,其中纸质文件为一年一总结,电子文件则要求即时归档.本文将分别从六个方面对电子文件归档进行论述,这六个方面包括文件收集、文件整理、文件鉴定、文件归档、文件保管和利用.

关 键 词：电子文件管理收集

1电子文件的收集

我们收集的范围包括与本公司工作活动有关,具备一定查考利用价值的电子文件,以及其支持软件[1].第一,在进行行政管理以及行使职能和开展业务管理活动时产生的文本文件.对于某些重要文件,如需要进行修改则必须要保留原文,然后加版本号,将草稿以及修改后文件一起归档.但是现在我们归档的主要是修改后的电子文件.第二,电子文件涉及到全部纸质文件,该部分主要包括：产生、经营和管理活动中形成的各种文字型材料,例如年度工作总结、大事记、统计年报、重要报告、重要讲话等；在协同办公系统中生成各类收发文等电子文件.

2电子文件的整理

首先,内部文件.整理内部文件依据标准有年度、保管期限和组织机构.第一步,依据年代和保管期限以及组织机构的不同进行初步整理；第二步,依据年代和保管期限以及组织机构的区别,将相关文件分盘进行保管,这样做不仅有利于定期对其整理和拷贝,还有利于对电子文件进行长时间保管.把同一部门的归档文件保存在特定盘上,更有利于使用.为了实现各种电子文件的规范化管理,要求档案部门在接收相关归档文件时必须实现统一化,当完成整理后,归档人员对文件进行统一的规范命题,并及时建立相关电子