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摘 要：“物业档案管理研究”是北京联合大学应用文理学院与北京金隅集团有限责任公司（以下简称“金隅集团”）的合作项目.以规范物业档案管理为重点,通过对金隅集团等企业物业档案管理状况的深入调查,掌握目前物业档案管理现状、经验与存在的问题,结合提高物业管理水平的要求,提出了一整套物业档案管理方法,系统地阐述加强物业档案管理的必要性与方法.

关 键 词：物业管理物业档案规范化管理

一、规范物业档案管理的必要性

物业档案是物业企业从事物业管理活动时形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的各种历史记录.物业档案管理是在物业管理过程中适时地做好物业文件与档案的形成、收集、整理、归档、提供利用工作,促进物业服务水平与效率的提高.

物业档案管理是物业企业的基础工作之一.物业企业综合管理水平对物业档案管理有制约性,而规范物业档案管理对提高物业管理整体水平有不可忽视的重要作用.二者相辅相成.

二、物业档案的构成

物业档案的基本构成如下：

1．物业清册：反映所有物业单元、公用区域状况及权属状况.包括房屋数量、户数、面积、结构、完好情况、产权归属、使用性质等；

2．物业租售档案：包括租售合同、物业权属证明、房屋安全鉴定材料、同意出（转）租文件、公证书等.

3．业主及住户档案：反映各单元业主及住户的情况.包括户主类型、姓名、年龄、职业、家庭人口数量及结构、联系、入住通知.

4．物业保养维修档案：包括保养计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、材料单.

5．物业服务档案：物业部门在开展公共服务和专门服务中形成的档案.包括：绿化、环卫、保安、车辆管理、代理出租等产生的档案.

6．物业收费台帐（册）：是物业中各单元业主及住户缴费情况一览档案.

7．物业经营档案：物业企业在开展经营和物业