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[摘 要 ]从三个方面论述大学机构知识库建设与应用中所面临的组织管理问题,指出为有效持续地发展大学机构知识库,应当明确和拓展大学机构知识库建设与应用的目标,加强行政管理和推行激励政策,注重调整相关部门之间的社会关系并对业务进行整合和重新配置等；认为健全组织管理机制,是保障大学机构知识库建设和持续发展的必要措施.

[关 键 词 ]大学机构知识库组织管理

[分类号]G250.7

当今,大学的各个部门和教师员工都拥有大量数字化教学和科研资源,却因为传统观念与技术手段的制约,不能很好地实现交流及共享.作为开放获取运动形式之一的大学机构知识库,无疑为这一难题的解决提供了很好途径.截至2007年8月初,英国Southampton大学建立的开放获取性机构知识库注册网站ROAR 0attrl：／／roar.省略／)上已有注册机构知识库919个,其中包括我国9个.2005年,美国网络信息联盟(theCoalitionforNetworkedInformation,缩写“CNI”)对13个国家的机构知识库进行了调查,调查报告指出英国和澳大利亚也都从国家层面鼓励本国大学建立机构知识库.从国内外发展趋势来看,将有越来越多的大学建立自己的机构知识库或者参加某个联盟机构知识库.大学机构知识库建设与应用的目的是挖掘、整合、保存和传播学校的数字化信息资源,它的建设不可避免地要面临许多问题,如,怎样促使学校积极建设机构知识库,怎样提高和保证信息资源获取与利用效率,怎样避免重复建设与资源浪费,怎样调整大学机构知识库与其他信息环境之间的关系,怎样保证机构知识库的持续发展等等.解决这些问题,除了完善必要的技术方案外,以下的组织管理问题是不能忽视的.

1　大学机构知识库建设与应用的目标定位

1.1　明确和拓展目标

目前的研究普遍认为,机构知识库在学术交流、学术成果长期保存等方面都能发挥积极的作用,有很好的发展前景.但在现实中,有相当多的大学还没有建设机构知识库,有些虽然在建设,但缺乏统一规划和协调,处于一盘散沙状态.这一状况无疑与大学领导层的决策有直接关系,而影响决策的关键因素之一在于机构知识库所显现出的直接作用,后者又取决于大学机构知识库建设与应用的目标定位.目前,国内外对于机构知识库价值的研究,更多集中在学术资源保存与交流方面.笔者认为,为了促进大学对机构知识库的投资与建设,一方面要强化其促进学术交流的功能,另一方面还应当开发大学机构知识库的科研教学管理与社会服务活动方面的价值.

机构知识库的雏形是2001年美国俄亥俄州立大学知识库,是为进行远程教育而开发的.SPARC高级顾问RaymCrow 2002年曾指出,机构知识库要解决两个问题：①改革学术交流系统.②有助于对大学质量进行评价.2003年,Cliford A.Lynch将大学机构知识库定义为：大学机构知识库是一个大学向其成员提供的、用以管理和传播该大学及其成员所创造的电子资料的一系列服务.他不单单是从资源的角度定义机构知识库,而将其看作一种服务,具有为该机构管理和保存学术成果与文献资料的功能.由此可见,机构知识库不仅仅存储单位职员提交的成果,也不仅仅只有学术交流的功能,有很多功能有待进一步开发.

知识库学术论文的撰写
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1.2　明确和拓展目标的意义

1.2.1　利于大学数字资源建设的统筹规划和资源共享　各大学一般都建设有本学校学位论文数据库系统、课件信息系统、科研成果登记系统等,按照大学机构知识库的定义,这些系统提供的信息都可以纳入机构知识库中,形成一个完整的信息服务体系.如,在大学教学评估中,教师们需要填写许多表格,提供自己的教学资料和科研成果材料,如果这些资料平时存于大学机构知识库中,在教学或科研评估时学校就不需要临时赶建信息库,人们也不需要进行大量重复性、事务性劳动.而在评估准备过程中添加的信息资源又可以成为人们平时教学科研和服务社会的资料,形成的成果目录可以转化为具有指引、揭示作用的书目信息.根据前面所述大学机构知识库的含义,大学机构知识库应该且能够为这些活动提供重要支持.目前许多大学的数字资源系统各自为政,资源重复建设与浪费问题比较严重,特别是资源的保存问题没有得到关注,更少有人将这些系统称之为大学机构知识库,这与大学内部信息管理机构之间缺乏必要的联系、组织和管理不规范等不无关系.

1.2.2　利于学校决策者进行投资建设大学机构知识库的建设需要不菲的经费投入,决策者们往往希望投资能呈现出直接的和较大的效益.以我国目前的办学条件,如果仅强调大学机构知识库的一般学术交流作用而不拓展它的应用范围,很难对大学决策者们产生强大的建设机构知识库的驱动力.反之,如果大学机构知识库的建设和应用有助于学校信息资源的共建共享,有助于开展各种学术与业务管理工作,有助于避免重复建设及劳民伤财,有利于提高学校的声誉等,则能吸引学校决策者的目光,激发他们投资的决心.

大学机构知识库建设与应用目标的拓展,是保证其持续发展的一个重要举措.但需要注意的是,不同的大学有不同的需求,因此,对于每个具体的大学来讲,应当结合各大学实际情况和需求来定义机构知识库的应用目标,并在此基础上分析影响应用目标实现的关键因素.

2　大学机构知识库建设与应用的资源获取政策

2.1　资源获取存在的问题

加拿大的M.KathleenShearer指出：“(资源提供者的)输入行为和机构知识库的利用率是决定机构知识库成功的两个重要因素.美国网络信息联盟发布的调查报告指出,促使大学员工向机构知识库提交信息资源非常困难,是制约机构知识库发展的关键因素.美国图书馆与信息资源理事会(TheCouncil on Library and Information Resources,缩写为CLIR)2007年初发布了美国大学机构知识库建设情况调研报告指出：“正在试验和实施的机构知识库都很小,大约80％正在试验的与大约50ʌ