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2004年2月,李学香调任安徽省档案局局长.从亳州市委副书记到省档案局局长的角色转换,李局长的最大感受就是档案部门的相对滞后与封闭.面对社会大环境的变化,固守传统的思维方式和工作理念显然不行.

改革势在必行

怎么办顺应时势,以变应变,李局长断然做出决定.于是,安徽省档案局有了“变冷门为热门,推动档案工作有为有位；变传统管理为现代管理,提升档案工作现代化水平；变死档案为活信息,为‘三个文明’建设服务；变自我发展为全面协调发展,夯实档案事业发展基础”的“四变”思路.

怎样将思路变成出路李局长的做法是掌握实情,抓好调查研究这个“第一道工序”.他向记者专门谈了自己深入基层调研的情况.对于调研后的感受,他提纲挈领,如数家珍：形成于计划经济时期的传统档案管理模式,存在着资源分散、自我封闭、服务功能单一的三大特征,并在人、财、物、管理和服务方面有着五大弊端,即各单位重复配备档案人员,且作用得不到充分发挥,造成人力浪费；经费投入分散,难以发挥整体效益,造成财力浪费；单位、部门竞相设置档案馆,重复建设,造成物力浪费；非专业化管理,导致管理水平低下；档案资源分割,难以为群众提供“一站式”服务.看来,改革势在必行.

按照科学发展观的要求,进行改革,就是要看改革的结果是否更加有利于经济社会的发展,是否能够推动这项事业向更高层次迈进.档案系统改革也不例外.

李局长告诉记者,当初设想的改革思路有3项：一是整合资源,创新模式.科学整合安徽行政区域内经济、政治、科技、文化等领域的档案资源.通过对国家档案资源归属和流向的调整、档案工作机构的归并等多种措施,进一步理顺档案行政管理部门与主管部门在专业档案工作中的关系,建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制,变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理.二是建章立制,规范管理.加强制度建设,制定并发布有关专业档案管理制度,实现业务建设标准化.三是科技兴档,强化服务.采用现代科学技术手段,改进服务方式,全面提升国家综合档案馆现代化管理水平和整体服务能力.

打开缺口,用实际效果让人信服

理清了思路,下一步就要开始实施了.李局长知道,任何一项改革都不会一帆风顺,更何况这是一项崭新的工作,没有现成的模式可以借鉴.他告诉记者,当时档案部门对待改革,存在着这样的现象：外无压力、内无动力、改有阻力.上级并没有提出改革的要求,档案部门即便维持现状,上级也不会追究什么.此外,系统内部长期相对封闭,固有的思维定势造成大多数人对现状已经麻木,没有改革的念头.特别是大多数人都对改革抱着怀疑、观望的态度.面对这样的局面,唯有打开缺口,搞出试点,取得实实在在的效果,让实践说话,才能让人信服,才是对改革举措的最好检验.

李局长不仅对“模改”的前景有清晰的认识,而且对实施的程序也进行了充分考虑.他知道,改革离不开党委和政府的支持,于是首先将改革的理由向省委、省政府汇报,得到了肯定和支持.2004年5月,省档案局确定以和县为试点,从整合档案资源实体、实现档案集中统一管理人手,进行大胆尝试.

创新档案管理模式,变档案资源条块分割为集中统一管理,强化档案部门的管理主体地位和服务功能,这必然会触及到一些部门原有的利益.而要解决这一矛盾,就需要县委县政府出面协调,统一思想,形成全县上下一盘棋的局面,将这项工作由部门性工作转变为全局性工作.

专业档案的形成与管理比较复杂,为了确保重点整合对象及时移交档案,在试点时,和县针对不同部门采取不同措施.比如,房产档案管理规范并且这些档案在房产交易中要频繁使用,就采取将房管局档案室整体划归档案馆管理,成立县档案馆房产档案管理中心,由档案馆派人负责采取在原地办公的方式.对档案数量少的部门,就采取规范整理后整体向档案馆移交的方式.

此外,在“模改”工作中还理顺了档案行政管理部门与专业主管部门之间的关系,确定了专业档案形成、流转机制,确保专业档案今后能及时、顺利、完整地移交给档案馆.

在接收各专业档案的基础上,和县档案馆还向群众提供了“一站式”服务,服务水平和服务质量明显改善.用和县档案部门的话说,改革试点以来,县档案工作经历了一次由冷门到热门的嬗变,主体地位得到明显加强.

“模改”已成为推动安徽档案事业发展的强大动力

李局长告诉记者,2004年5月至2005年8月试点成功后,“模改”工作迅速在安徽全省推广,到2007年年底,已有72个市、县(区)开展了档案管理模式改革,达到全省市、县(区)总数的三分之二,而且成效显著.

第一,国家的档案资源得到了全面整合,为进一步建立档案管理利用的新模式打下了坚实的基础.目前安徽省国家综合档案馆馆藏结构和馆藏数量都发生了显著的变化,馆藏数量平均比改革前增加了4倍多,专业档案与文书档案的比例由原来的1:6