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摘 要：高校原始凭证的审核工作是高校财务的基础性工作,高校每处理一笔经济业务,都离不开原始凭证,原始凭证作为会计信息的基本信息源,其合法性、真实性、合理性、完整性、正确性、及时性对高校会计信息的质量具有至关重要的影响.如果原始凭证失真,就不能正确地反映学校各类经济业务发生的实际情况,那么,会计人员据此作出的会计报表就有可能不真实,进而影响学校的各项经济决策,甚至资产的流失.因此,作为会计基础性工作的原始凭证的审核就显得尤为重要.文章首先阐述了原始凭证的概念及财会人员审核的法律依据,然后强调了原始凭证的审核应从原始凭证的合法性、真实性、合理性、完整性、正确性、及时性入手进行审核,最后提出了加强原始凭证审核的有效措施.
关 键 词 ：高校 原始凭证 审核
中图分类号:G475 文献标识码:A
文章编号:1004-4914（2011）06-107-02
一、原始凭证的概念及审核依据
原始凭证也叫单据,分为自制原始凭证和外来原始凭证两种.它是用来反映和记录经济业务发生的书面证明,其是否合格、有效是财会人员审核的关键,同时也是明确经济责任,并作为财会人员付款和编制记账凭证的依据.在实际工作中,尽管我们做了大量努力,但是不合格的原始凭证还是屡见不鲜,其主要原因是人们对于报销的原始凭证如何符合会计核算工作的要求缺乏了解,为了维护财经纪律和确保会计报表的质量,财会人员必须对原始凭证进行严格审核.这点在《会计法》及《会计基础工作规范》中都作了详细的说明.《会计法》第十四条规定：“会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理,并向单位负责人报告,对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求按照国家统一的会计制度规定更正补充.”另据《会计基础工作规范》第七十五条规定：“会计机构、会计人员应当对原始凭证进行审核和监督,对不真实、不合法的原始凭证不予受理.对弄虚作假、严重违法的原始凭证,在不予受理的同时,应当予以扣留,并及时向单位领导人报告,请求查明原因,追究当事人的责任.对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,要求经办人员更正、补充.”
二、高校原始凭证的审核
1.审核原始凭证的合法性.目前我国普遍使用的票据主要分为两大类.一类是国家行政事业单位及机关团体为履行或代行政府职能,依据国家规定向有关单位和个人收取的各种基金、规费或行政事业单位之间发生经济往来时开具的凭证,通常把它称为非商业票据,又称财政票据,由省以上财政部门监制；另一类是由税务部门监制的商业票据,又称发票.发票按属性又可分为特种发票和普通发票两种,日常报销发票以普通发票为多.普通发票按版式分为手写版、电脑版、卷筒式三种,目前各个大型超市采用的是卷筒式发票,除超市外,一些电器及大型办公用品商店大多采用的是电脑版发票,手写版的发票主要是一些小商店采用.其中手写版普通发票分填开式普通发票和剪裁式普通发票两种.通常情况下普通发票具有以下特征：国税监制的发票是椭圆形专用章,地税监制的发票是圆形专用章.普通发票的发票联采用专用水印纸印制,肉眼可见清晰的菱形水印图案,中间标有“SW”,对着光线可见水印图案呈透明状,发票监制章和发票字轨采用有色荧光油墨套印,印色为大红色,用紫外线灯照射有橘红色反应.如果肉眼辨别不清,我们可以从网上登录国家及地方税务局发票查询系统,输入收款单位的名称、税号及密码,即可查到该发票是否真假.凡是伪造票据一律不能报销.在实际工作中,还会碰到以下情况：发票本身是真的,但发票上所盖的章和出票单位的公章不是同一单位,类似这种情况也不准报销；有些单据虽然符合有关票据法条件,但税务和财政部门已经年检并宣布作废的票据仍然不能作为报销凭证；另外在审核时还要注意经济业务内容不同,与之相适应的原始凭证也不同.如高校所使用的收款收据分为内部收据、外部收据、收费收据三种,内部收据主要在收回职工借款时使用,外部收据主要在本单位接收外部捐赠、代收学生书款及举办会议时使用,收费收据主要用于学生公共英语考务费、计算机等级考试费及学生学费的收取等,三者不可取代,各有各的具体用途.也不能用非税收入缴款书代替行政事业性收费收据.
2.审核原始凭证内容的真实性.原始凭证作为会计信息的基本信息源,其真实性对会计信息的质量具有至关重要的影响.除电脑税控发票外,一张真实的原始凭证一般是在经济业务发生时一次写成,字迹清晰、流畅,其笔迹与复写颜色深浅、浓淡相同,审批手续齐全.在实际工作中,这在很大程度上要取决于会计人员的职业判断力.原始凭证其真实性的审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等.
对于外来原始凭证,必须具备原始凭证的基本要素,例如,货物销售发票,如果是在超市之外的商店购买,除要写清日期、品名及项目、数量、单价、金额外,还必须要有填制单位的公章和填制人员的签名；较大金额的发票,要有附件清单及其详细说明；如果商品是从大型超市购买的,卷筒发票上显示的也应该是每件商品的具体单价、数量与金额,如果经办人报销的原始发票上只有“办公用品”或“食品”等字样,则说明该发票已经被换过,内容肯定有假；除了税控发票外,对每一张发票都要查看发票的正反两面,如果发票背面局部无复写的痕迹,或者发票根本不是复写的,而是纯粹用钢笔或圆珠笔直接填写的,或者说发票背面虽然有复写痕迹但填写的字迹有不正常的移位等,就有可能存在问题或者根本就不是一次性套写的发票,而是撕下发票联由取得发票人自己填写的,通常这种做法是先在发票上下各垫一张白纸和复写纸,然后再用碳素笔和圆珠笔填写自己想要的数字和项目,那么对于这类情况一律不准报销；另外还要查看开出发票的单位与其所记载的经济内容、经营范围是否张冠李戴,如文化用品专卖店的发票内容不能写成住宿费、实习费、招待费等.
对于自制原始凭证,不同的项目有不同的填制要求：一是外聘教师代课费、临时工工资、学生勤工俭学补助、奖学金等项目的发放,虽然各个学校都有自己具体的规定,但所有的表格都应该有一个共同点：写明姓名、数量、标准、金额和领取人签字,除非有特殊情况,一般不能由他人代签领款,同时还要有制表人姓名、部门负责人、主管院长及财务处长审批签字并加盖经办单位公章方可；二是对于报销学生实习及参加社会实践（三下乡）的经费,要看有无附上参加实习及社会实践学生的名单、实习标准、实习计划时间表和来往的车票金额,以及教务处长和系领导的审批签字；三是职工因公借款而填写的借款单,应查看借款的日期、借款人姓名、事由、大小写金额和同意借款的有关负责人签字等内容；职工报销去外地出差的单据,还要注明出差地点、途经路线及来往时间.因出差涉及到出差补助问题,所以,会计人员在审核差旅费时,一定要看清出差人员出差的来往日期和报销单上填写的日期是否一致；另外,对于出差人员遗失的火车票、飞机票等原始凭证,应由当事人写明出差时间、起讫地点、金额和提供能证明此人出差的有关依据,并由学校领导和财务处长批准后才能代作原始凭证入账；四是计提在职职工福利基金、修购基金、工会经费等要附有计提依据,计提依据由财务人员根据有关账务数字计提,计提表一定要有领导及财务处长签字方可,否则,出现问题会造成复查困难,不易纠正差错.
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3.审核原始凭证的合理性.审核原始凭证的合理性就是审核所发生的经济业务是否符合厉行节约、反对浪费、有利于提高经济效益的原则,有否违反单位的其他一些规定现象.各高校在购买办公用品及各种设备时,原则上应该就近不就远,不能舍近求远；对数量及金额较大的发票,要了解其与市场行情是否存在较大偏差,对那些质次、价高的商品,在没有搞清原因的基础上,一般不予报销；出差人员报销差旅费时要注意其住宿费及交通费的报销比例、标准、范
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4.审核原始凭证的完整性与正确性.审核原始凭证的完整性是指审核原始凭证各项基本要素是否齐全,即应该填写的项目要逐项填写,不可遗漏.年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写；项目名称要写全,不能简化；用途要写明确；有关人员的签章必须齐全.审核原始凭证的正确性即审核原始凭证各项金额的计算及填写是否清楚、正确；数量、单价、金额、合计数等是否无差错；大小写金额是否相等,大写金额一律以汉字零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿为准,不得以0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十来代替,不得任意运用自造简化字,尤其要注意“佰”和“万”的大写；小写阿拉伯数字应当一个一个地写,不得连笔；小写数字前要有人民币符号,币种符号与数字之间不得留有空白；以“元”或“角”结尾应当写“整”字,以“分”结尾不能写“整”字；票据上大小写金额不一致的,应以大写金额为准；对大小写缺项的,应退回予以补齐.
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5.审核原始凭证的时效性.任何经济业务和会计信息都有时效性.但在实际工作中,常常出现过时的原始凭证,甚至有些职工把几年前的原始凭证拿到财务处报销.这不但严重影响了会计工作的信息质量,而且一旦出现问题,由于时间久远也不便查找责任.因此,各部门业务经办人在经济业务发生或完成时取得的原始凭证,必须及时送交财务部门办理报销手续.各单位财务部门要针对原始凭证的时效性制定相应的内部制度予以牵制,否则,一律不准报销.
三、加强高校原始凭证审核的有效途径
1.实行逆向审核.目前,各高校职工报销的原始凭证,大部分是先由单位领导签批,然后是财务处长或会计主管审批,最后才由财会人员制单、审核、付款、记账.笔者认为这种审核程序弊大利小.其原因是：如果按上述程序执行,原始凭证是最后到达财会人员手中的,这时,会计人员在审核原始凭证时,如果发现原始凭证不符合规定,要想退回去,就会增加与许多人之间的矛盾,从而给工作增加了难度.因为这时发票已经有了经手人和领导签字,退回去吧,报销人会认为你是在故意为难他（她）,领导都签字了,你一个小会计凭什么不给我报销?领导则认为是你不给他面子,尤其是来报销的人员本身就是领导时更加难办；不退回去吧,又觉得有悖于财务制度,因而会计人员在其岗位上往往处于进退维谷的尴尬境地,常常是“人在江湖,身不由己”.但是,会计人员吃的就是这碗饭,你不干自然有人干,无奈只得违心执行.为此,我们建议：所有原始支出凭证,都应该先由财会人员根据有关规定要求先审核,核准发票的真实性及合法性,假如审核后,票据符合报销管理制度,那么再由财务处长和单位领导签批,最后再到财会人员处付款,实行逆向审核.这样会计监督就由“事后监督”变为“事前监督”,一方面能防止违规票据入账,杜绝一部分人利用领导不懂财务这一弱点拿假发票及白条蒙混过关,帮助领导签批把好第一道关口,更好地规范财务工作；另一方面也调动了财会人员依法理财的积极性,增强财会人员的责任感.
2.普及《会计法》知识.要杜绝不真实、不合理、不合法的原始凭证,会计人员不仅要带头认真学习和贯彻实施《会计法》,各高校还应该定期组织其他教职员工学习《会计法》,做到从会计工作的源头抓起,明确各相关人员（持票人）对会计应承担的责任,“原始凭证”就好比盖房子所需的“砖块”,砖质量的好坏决定房子质量的高低.真实、可靠的会计信息才能如实反映学校经济业务的发生和完成情况,才能为领导提供正确的决策依据.
3.提高财会人员的业务能力和自身的综合素质.原始凭证的审核是一项十分严肃的工作,工作中的许多问题往往也通过原始凭证的审核被发现出来,可以这样说,会计审核人员在单位起着“关卡”和“哨兵”的作用,要做好原始凭证的审核工作,确保国家资金投入合理、合规、合法,就要求会计人员必须加强业务学习,熟悉国家的有关法律、法规,如《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国票据法》《高等学校会计制度》《高等学校财务制度》《事业单位会计准则》以及本单位的规章制度、合同、预算、计划等的规定,并定期参加上级财政部门组织的会计人员继续教育学习,不断适应新的情况和新形势,及时更新知识,经常总结工作经验,逐步提高自己的业务能力和综合素质.只有这样,在日常工作中才能及时确定原始凭证的内容是否准确、完整、真实、合法、合理,从而更好地发挥会计监督的作用.
4.加强财会人员的服务意识.高校财务部门所面对的主体是广大师生员工,审核岗位作为财务部门对外服务的窗口,一定要有强烈的服务意识,要用好广大教职工所赋予的权力,既要“热情、高效”,又要“细致、准确”,只有这样才能提高工作质量和效益.
5.加强财会人员的廉洁自律意识.廉洁自律是会计人员最起码的职业道德.廉洁自律即要求会计从业人员树立正确的世界观、人生观和价值观,坚持原则,抵制各种诱惑,要淡泊名利,甘于清贫,耐得住寂寞,用高度的责任感和对人民负责的精神,把好经费运用关,做到常在河边走,就是不湿鞋.
参考文献：
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2.陈鑫玲.高校原始凭证的审核.湖南医科大学学报（社会科学版）,2009(2)
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4.邢红蕊.原始凭证审核中存在的问题及防范措施.职业技术,2006(16)
5.李小芳.浅谈对高校会计核算中原始凭证的审核.河南农业,2010(9）
6.段禾青.加强原始凭证的审核.湖北生态工程职业技术学院学报,2006(1)
（作者单位：山西财贸职业技术学院财务处 山西太原 030000）
（责编：贾伟）
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