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笔者在召陵区财政局国库支付中心工作10多年来,对行政事业单位资金收付进行监督的过程中,发现大部分单位的内部控制存在严重问题,直接影响了会计信息质量,限制了事业行政单位的工作效果和效率,在此也影响了财政各项任务的完成和部门预算指标的实施,为此需要引起各个部门重视和加强行政事业单位内部有效控制工作的调研,在基础上制定出适应行政事业单位的特点及相关管理模式的有效内部控制规范构架.
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一、我国行政事业单位内部控制的现状
(一)对内部控制重要性的认识不够,缺乏明确的内部控制制度
在实际工作中,没有认识到内部控制制度是一种业务运作过程中环环相扣的动态监督机制,也没有意识到管理者和相关业务部门在内部控制过程中应当承担的职责,在制定内部控制制度时,照抄照搬,好高骛远,不切实际.一些行政事业单位的财务由领导说了算,财务部门仅仅充当“付款人”的角色,负责日常账务处理,没有发挥财会工作应有的辅助决策和监督控制功能.
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(二)固定资产管理比较薄弱
实行政府采购制度以后,行政事业单位固定资产的购置环节得以规范,但对资产购置的必要性及使用管理方面仍缺乏相关的内部控制,重钱轻物,重购轻管现象比较普遍.如部分单位财务部门未建立固定资产明细账,每年只管经费收支,不管家底多少；后勤部门只管发
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(三)财务工作与管理监督严重脱节
财务部门只起到“核算”、“付款”作用,对单位重要事项的决策、实施过程和结果均不了解,未能对业务部门实施必要的财务管理和内部监督.这种“先审批后审核” 实际上把授权批准替代了监督检查,即使会计人员发现疑问已是“既成事实”,影响财会人员实际把关效果.单位的财务收支,一般先由经办人员在原始凭证上签字,然后再找规定的审批人员审批,审批通过后交会计部门审核报帐.
(四)人员素质不佳
按《会计法》规定,从事会计工作的人员,必须取得会计从业资格证书.但是,行政事业单位会计人员普遍素质不高,记账随意,手续不清,差错严重,更换频繁,会计资料散失.以召陵区为例,六十多个行政事业单位取得会计从业资格证书的仅50%,平均每3年更换一次会计.
(五)岗位设置不够科学及合理
由于召陵区行政事业单位编制及其有限,人员少,岗位安排也不是合理科学,部分单位存在一人多岗、一人多职现象.出纳人员、会计人员、财务主管人员及经办人员没有很好的岗位制约,存在各个人员从复使用,岗岗职责不明确等现象.
(六)预算本身控制比较薄弱
其主要表现为：一是预算柔韧性不够.预算调整的临时追加较为多,资金的使用缺乏前瞻性,大大减少了预算的控制力.二是预算编制还有较多的瑕疵.目前召陵区部门预算编制还是根据本区本年的财政状况、上年的收支情况、预算单位自身的性质和业务来核定,大部分都没有细化具体的项目,预算的没一笔支出达不到详细的核定.
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二、加强行政事业单位内部控制的建议和措施
人员的民主意识不断增强,使民众更注意行政人员的廉洁和行政事业单位的各项腐败问题.保证行政事业单位每笔资金有效使用、单位的国有资产不流失的关键在有效的单位内部控制体系建立.一旦削弱了大家的民众对政府所有的信任和支持,就将引出社会的不稳定,和谐社会的构建也无从做起.为此,需要各个行政事业单位更加有效合理使用国家各项财政资金.
(一)建立健全行政事业单位内部控制制度体系
行政事业单位由于经费管理体制上的特殊性,其内部控制也有其特殊性.如收支两条线管理、部门预算、政府采购、会计集中核算、国库单一账户体系等,都应建立适合其特点的内部控制制度.首先坚持不相容职务相互分离,确保不相容机构和岗位之间全责分明,相互制约、相互监督,从而预防发生错误和弊端,做到防范于未然,以保证会计记录的真实与完整.其次是严格内部核对制度.对已完成的经济业务记录进行复查核对.会计复查核对主要在预算、经济业务的合法性、会计资料的合法性、真实性和财产物资安全性等方面加以控制.三建立完善的会计处理程序.按照会计处理程序所包括的会计科目的设置、会计凭证的审核传递、会计核算的方法、会计账簿设置与记账要求等内容.确保会计信息的真实性、及时性和完整性.
(二)强化预算管理机制
加强预算管理是行政事业单位管理的核心.预算单位要增强法制意识,严格按照制度办事,控制集体舞弊行为的发生.着重抓好专项资金的使用和管理、财政授权支付资金的管理.首先是要进一步扩大部门预算的范围,力争将各部门单位的全部财务收支事项均纳入部门预算的实施范围,并严格预算的调整和追加程序.其次是将部门预算与单位内部的责任预算有机结合.
(三)有关部门应对行政事业单位财会人员现状展开调研,制定具体的培训计划,有针对性地开展多种形式的培训活动
加强人员培训,提高人员素质.行政事业单位内部控制的成败关键在于会计人员素质的高低程度,其素质控制的目的在于保证会计人员具有爱岗敬业的品质和勤奋、有效的工作能力,从而保证内部控制有效实施.
(四)要建立合理、规范的单位绩效考评体系
单位绩效考评体系建设要有可行性、先进性和有序操作性,要及时修正,严格责任的划分及其追究制度.充分发挥财政与审计的监督作用,不断完善单位各项体系.财政部门本来就是是会计与内部控制工作的主管部门,审计部门是监督保证部门.为此,在完善行政事业单位内部控制体系中,需要发挥财政和审计的各项作用.加打对行政事业单位内部控制制度各项全面建设与指导,并不断完善行政事业单位的内部控制的各项体系.
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