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摘 要 :会计电算化是会计史上的重大变革,不仅提高了会计工作的效率,使会计基础工作更规范,更有利于实现会计信息的共享,提高会计信息的利用率,但目前还存在一些问题制约了会计电算化的深入开展,本文就如何解决电算化条件下的内部会计控制问题作了探讨.
关 键 词 :会计电算化 内部控制 措施
近年来会计电算化得到了广泛运用,实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统.这是会计发展史上的一次重大革命,不仅是会计职业发展的需要,并对会计人员提出了更高的要求.但在推行会计电算化过程中仍存在一些问题,影响了电算化进程,本文对此进行探讨.
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一、目前单位电算化管理中内部控制存在的问题及相应的解决措施
(一)会计电算化人员素质普遍偏低,有待进一步提高
目前,会计人员的素质相对较低,导致会计电算化还停留在简单账务处理上,财务软件的许多功能得不到充分利用,致使会计软件中固有的一些内部控制措施得不到真正落实,不能切实提高会计工作效率,也就不能真正为领导当好参谋.身为一名财务人员,一定要紧跟时代步伐,积极主动地学习,不断提高自身素质,更新知识结构.单位也应积极创造机会组织财务人员外出学习,参加各种业务培训,使他们的业务能力快速提升.
(二)在财会软件的选择方面
目前,根据大多数单位一般选择商品化的财务软件.其优点是成本低、安全可靠、维护有保障；但同时对会计人员自身的素质要求也很高.如要求会计人员能定义各种计算公式、设置各种单据表格等.这就需要会计人员不不断加强学习,提高自身业务水平.
(三)电算化会计基础管理工作薄弱
目前,会计电算化基础管理工作方相对比较薄弱,主要表现在如下方面：第一,对操作人员的职能控制不够科学严密.大多数单位都是程序员兼计算机操作员,这一双重身份给他们提供了犯罪的便利,增加犯罪行为发生的概率.而电算化所要求完善的人员职能控制制度就是要求适当分工,系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容职务相互分离,互不兼任,明确每个岗位的职责,以防止对处理过程的不适当干预,这样就可切实减少利用计算机舞弊的可能性.第二,要加强软件数据操作控制.软件数据操作控制主要包括对经济业务发生控制、数据输入输出控制、数据通讯控制、数据处理控制和数据储存控制等,经济业务发生时,通过计算机控制程序对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制.由于计算机处理数据的能力很强,处理的速度也非常快,一旦出现错误,影响将很大.因此单位应建立完善的内部控制制度以便对输入数据进行严格控制,保证数据输入准确无误.第三,维护过程中也存在一些风险.系统维护主要解决日常操作中计算机硬件、软件的一些简单故障.单位往往是操作是出了问题才由通知维护人员进行维护,没有严格的申报和测试验收制度,且维护过程也没有做相应维护记录,带有很大的随意性,具有一定的安全隐患.所以单位应该建立健全相应的操作管理制度、系统维护制度和机房管理制度,财务人员必须应该严格遵照执行,严格履行报批手续,健全相关记录,尤其值得注意是,在维护过程中,财务人员必须在现场陪同,不能因为与维护人员比较熟悉而离开,以免数据外流造成不必要的影响,这也是每个财务人员应有危机意识.第四,档案保管中存在的问题.目前,由于对电算化档案的重要性认识不足,重视不够,有时造成档案管理内容不全面,虽然对数据进行备份,但不能坚持定期备份,如果出现计算机故障就有可能导致数据的丢失,影响了数据的完整性.同时对数据没有定期检查机制,致使、出现突发问题而无法采取补救措施.应当同时保存打印出的纸质会计档案,以磁盘、光盘等软件形式存在的数据文件资料,因其是隐性的信息,其保管、防改与防盗的技术要求特别强,应加以细心保护和严格控制,对磁
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(四)缺乏电算化内部审计监督
内部审计是内部控制的重要措施.内部审计人员应对电算化会计系统的管理及控制制度进行研究和评价,指出其薄弱环节,提出改善意见,促使被审部门加强电算化会计系统的管理和控制.但目前这方面还做得很不够.各单位要充分认识到内部审计是内部控制系统的重要组成部分,也是电算化会计下实施内部会计监督的一种手段,从而重视内部审计工作.首先,应加大对审计人员的高层次培训.使审计人员能适应会计信息化审计需要.其次,由于审计人员的能力有限.不可能对诸多领域全方位了解,故应在外聘请专家协助审计,比如参与软件的开发阶段的可能性分析,软件运行环节升级可靠性审计、日常处理是否符合内部控制要求等.
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二、确保会计电算化工作有序开展的建议
各单位要根据通用、安全、易用等多角度选择符合自身管理要求的财会软件,并明确规定会计电算化条件下会计工作岗位的设置及职责,对操作密码严格管理,指定专人定期更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件；操作人员离开机房时,应执行相应命令退出会计软件；同时要根据本单位实际情况,由专人保存上机操作记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容,以此杜绝恶意违规操作行为.保证机房设备安全和计算机正常运行是实行会计电算化的前提条件,要经常对有关设备进行保养,保持机房和设备和整洁,防止各类意外事故的发生；防止对数据和软件的非法修改和删除,对磁性介质存放的数据要保存双备份,确保会计数据和会计软件的安全保密；对通用会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等,要在履行一定审批手续的条件下方可进行；在软件修改、升级和硬件更换过程中,要保证实际会计数据的连续和安全,并由有关人员进行监督；健全计算机硬件和软件故障时进行排除的管理措施,保证会计数据的完整性.
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