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2005年,江苏省政府发布《省政府关于进一步加快国民经济和社会信息化的意见》,确定“电子档案中心”为江苏信息化12345计划中全省信息化基础性、全局性、标志性工程之一,对档案部门提出了明确要求,指明了档案工作服务江苏“两个率先”的必由之路.本文就如何建设电子档案中心问题进行探讨.
为什么要写文件论文
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一、项目提出的目的和意义分析
电子档案中心,应该是国家综合档案馆与时俱进、转变职能、坚持科学发展,在信息时代对传统载体档案馆功能的继承、延伸和发展,是建设数字档案馆的基础和核心.
1、防止电子时代的“历史失落”,保护数字遗产.“历史失落”,就是不能将电子档案等数字遗产在国家综合档案馆连续、永久地进行保存.以江苏为例,目前全省电子档案分散管理态势明显,各部门的信息中心或计算机中心临时担当起保存部分电子文件和电子档案载体的任务.在保证数据流转和现实调用的同时,在存储空间压力不断加大的过程中,需要由电子档案中心这样一个机构尽快承担集约化永久保存的任务,与传统的纸质档案文献遗产相衔接,保证在电子政务等环境中的党和政府的数字遗产仍然能够为现在和将来保存,提前避免历史电子档案数据大量丢失的危险.
2、解决电
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3、促进电子档案的“有机整合”,消除信息孤岛.由于历史原因,省级许多单位在确定归档范围时,过于强调对发文的收集,忽视反映本单位机构职能的各类档案信息的收集,造成办公自动化系统电子公文相对收集齐全,业务系统中电子文件分散、存储于不同机关和业务处室的现象,有些甚至还存在各类有价值的业务信息保存在个人手中等严重违反《档案法》的行为.电子文件的完整性和真实性无法保证,电子档案管理比纸质档案管理的缺失更为严重,档案信息资源的散失的危险性和风险加大.电子档案中心可以按照法律赋予的地位,跨部门地将政务信息资源有效整合,形成可以共享的电子档案资源信息库,解决信息孤岛等问题.
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4、提供档案资源的“综合利用”,实现信息资源共享.档案信息资源是一个宝库,综合开发利用各种电子档案信息资源才是信息化建设最终取得高效益的关键所在.在电子政务建设的过去十多年中,一些省各部门在自建网络、设备上的投资仅10多个厅局就已达1个多亿,一些部门的电子档案数据量已达到T级.政务信息资源遗产的保存保管成本过高,且形成无法相通的“信息烟囱”.电子档案中心的建立,便可以将信息烟囱连成互连互通“暖气片”,在电子政务内网上以网格状态提供综合利用,支持领导和部门决策.
二、 江苏电子档案管理现状分析
电子档案中心的提出具有江苏特色,它是电子文件中心的扩展和延续,是数字档案馆的主体与核心,是科学发展的三个阶段之一,与电子文件中心和数字档案馆呈“三位一体”的逻辑关系,具体如图：
“十五”期间江苏档案系统积极参与各地电子政务建设,总体估价是：苏南地区发展较快,苏中地区正在跟进,苏北地区已开始启动.据统计,截止2005年底全省123个国家综合档案馆共建立局域网49个、接入电子政务内网31个、实施办公自动化15个,建立网站和主页52个,馆藏全文数字化率0.08%,文件级目录数据库总量达4000多万条,录音、录像、影片等多媒体数据库总量12万分钟以上.利用VPN技术省内已建立档案系统虚拟专网,初步实现了省档案馆和省辖市级档案馆馆际间互联和目录的相互查询.基本建成“江苏档案信息网”门户网站及网站群,并与“中国江苏政府门户网站”联通.全省网上“现行文件中心”,共上载文件41598页、开放档案4547页,逐步开展向社会提供馆藏档案和已公开现行文件等信息资源的查询服务,成为网上政务信息公开的场所.
南通、常州等市均在新馆建设的同时,从发展和利用绩效的高度,提出了与电子政务内、外网同步建设数字档案馆的方案.南通数字档案馆项目被列为市电子政务11个重点信息应用示范工程之一；苏州已获得600多万元在2006年启动了数字档案馆建设；南京、无锡、泰州、连云港等市和南京玄武区、张家港、吴江、武进等区（县）启动或建立了电子文件中心和文档数据中心；常熟市投资100万元启动了电子政务数据备份基地项目.“十五”时期江苏档案信息化的发展为“十一五”期间围绕电子档案中心建设,进入第二发展阶段奠定了较为深厚的基础.在科学发展观的指导下,建设数字档案馆已成为可能.
三、电子档案中心建设定位和主要任务
（一）基本定位：电子档案中心,应该是对电子档案实施管理的主体,在“统筹规划,整合资源；分步推进,确保安全；需求导向,注重服务；严格标准,实现共享”的原则下,保证所有具有保存价值的、全面真实反映江苏政治、经济、科学、文化等发展的电子文件和电子档案等数字文化遗产能够得到历史性的永久保藏,同时向党委政府各部门、企事业单位和社会公众提供数字档案信息资源等公共文献遗产的利用和服务,推进社会信息服务业的发展.
基本职责：集中统一,建立规范的电子档案采集保管利用体系和档案信息安全维护系统；强调协同,融合电子政务各种支撑平台和应用系统,与CA认证、灾备中心等形成良好责任关系；突出应用,加快档案信息政府的利用和公众的利用,降低行政成本与社会成本,使得公民、企业或其他社会组织机构可以出于公益性、商业性的目的适当地使用到政务档案信息资源.
该文来源:http://www.sxsky.net/shangwu/445559.html
(二)主要建设任务
电子档案中心应建成一个行政区域内所有党政信息资源、历史档案数字记录遗产的数据仓库,借助已有电子政务网络,成为架构在各个信息孤岛之间的桥梁和信息资源物流中心,具有社会化、集约化和专业化的特点.它的建设将充分尊重已经形成的信息数据规模和实际投入,采取整合和分布式管理的手段,达到共享目的,真正实现政府少花钱、多办事、让人民满意的目标,避免了重复投资,主要任务是：
收――依托电子政务网络,接收和收集省级机关、团体、企事业单位应归档和移交的电子文件与电子档案,以及市、县档案馆和部门、专业、企业档案馆共享的数字档案信息资源.
管――按照档案管理的相关法律、法规和标准,建立统一、规范的档案管理模式,建设各类档案数据库,提供多种检索模式,并进行智能数据分析和挖掘.
存――创新原有保存方式,采用分布式方法集中管理需永久保存的各类基础数据库；采取缩微存储等可靠安全的手段永久保存电子文件和电子档案等记录遗产.
用――依据政务信息公开等原则,借助政府内、外网门户,通过江苏档案信息网融入国家档案信息网等方式,为政府和公众提供最大限度服务.
(三)主要建设途径
建立有效的管理运行体系是实现电子档案中心的关键途径.俗话说：“三分技术、七分协调、十二分数据”.根据电子档案中心项目的建设任务,电子档案中心需要依托原有的管理体制,再造管理流程,明确相关责任者的职责：
――档案行政管理部门的责任定义：参与本行政区域信息化建设的规划,具体负责研究制定电子档案管理规范标准,在全省范围内监督指导国家等有关档案信息化标准规范的监督执行,重点指导省级各部委办厅局和企事业单位的电子文件归档和电子档案管理工作.
――电子档案中心机构的责任定义：由国家综合档案馆负责依托电子政务网络,在省级各部委办厅局和企事业单位及市、县国家综合档案馆的范围内,开展电子文件归档和电子档案的收集、接收、管理、保存、利用和服务,建设电子档案中心.
――档案管理人员的责任定义：负责各部门电子文件归档范围的具体制订和电子档案管理制度.与信息部门配合收集电子文件,保证应归档电子文件的真实性和完整性,具体组织实施电子档案向电子档案中心的实时移交.
――立档单位信息部门的责任定义：负责电子文件的归档接口和归档电子文件的有效性管理.配合档案部门对逻辑归档电子档案数据进行科学、有效、安全的管理,严格执行国家等有关档案信息化标准规范,协助电子档案向电子档案中心的在线或离线移交和分布式管理.
(作者单位：江苏省档案局 210008)
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