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随着市场经济的发展和社会的进步,档案利用将日趋社会化,多样化.为了探索新时期综合档案馆利用的特点及发展规律,充分发挥档案在社会和经济发展中的作用,本文对射阳县档案馆1986―2005年20年中的档案利用情况进行了综合调查分析.

一、开放档案给档案利用带来了巨大活力

1986―2005年档案利用总人数与卷（册）次调查统计表

从表中可以看出,档案利用起伏较大,但周期内较为平稳,总趋势向上.这一是因为各项政策和政府中心工作的变化,提升了查档利用人次；二是由于社会的发展,社会群体档案意识的逐步增强；三是馆藏的进一步丰富.

二、档案利用由少数热点向多元化方向发展

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回顾20年的档案利用,射阳县档案馆出现过两个热点,一是围绕落实政策出现的利用档案热；主要集中在1986―1988年,用户最多时超过平时查档用户50%以上；二是围绕编史修志出现的利用档案热,这一热点从上世纪80年代初开始,一直持续到现在,1989―1992年间达到高潮,用户数平均达到54.4%.档案利用量平均达到81.6%.随着改革开放,各地、各部门、各单位纷纷建立编史机构,掀起了编史修志的热潮.20年来,射阳县档案馆共接待编史修志利用者9871人,提供档案21112卷次,资料3216册次.虽然编史修志是县档案馆利用的主体,然而纵观整个档案利用趋势,利用的热点正向多元化方向发展.

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1、从整个社会政治、经济方面来讲,随着市场经济的发展和社会的进步,利用主体悄然发生了变化,档案利用由过去的群体活动逐步被自发的、分散的个体活动所代替.

2、编史修志本身也是一项阶段性工作,随着志书的完成,这项工作也就基本告一段落.这从档案利用中也可得到印证.20世纪80年代初革命历史档案利用一直是编史修志中的热点.据统计,1986―1988年,利用革命历史档案、资料每年平均达到3781卷（册）次.1989年至1994年,平均每年利用革命历史档案、资料1248卷（册）次,只有热点年份的三分之一.1995年至2005年该项工作档案、资料平均利用卷（册）次下降到548,仅为热点年份的七分之一.

3、从工作查考等其他目的利用来看,工作查考每年约接待200多个用户,基本处于平衡状态,而经济建设等方面的利用则呈现出逐年增加的趋势,特别是2000年以来,围绕招商引资、民营经济、小城镇建设等方面问题的查档利用者逐步增加.

三、用户结构调整,学术研究等其他目的个人利用档案表现出较大发展潜力

档案馆向社会开放档案,对于开发档案信息资源,繁荣学术研究,便于社会公民个人查档,无疑是起到积极推动作用的.射阳县档案馆于1990―2001年进行了四次档案划控解密,对馆藏1971年以前形成的24633卷到期档案进行了划控鉴定,其中有14612卷档案全部向社会开放,任何公民只要持有合法证明均可利用开放的档案.这不仅提高了社会档案意识,也显示了档案再也不是“藏在深闺人不知”的可望不可即的禁区.

档案的开放,也促进了查档用户的结构发生了变化.

变化之一,作为我国经济建设主体的企事业单位,查档增多,在用户结构中比例提高,由1990年的占用户总数的30.5%提高到2005年的45.6%,这也是随着社会经济的深入发展,经济建设部门利用档案需求增加在档案馆的集中反映.

变化之二,根据每年接待利用的统计数据分析显示：个人用户逐年增加.1994年以前,平均每年的个人查档人次约90人左右,1995―2000年分别为110、135、154、2

档案方面有关论文范文资料82、532、390人次.2001年以后,个人查档人次占全年查档人次比例也呈逐年上升趋势.1994年以前,平均每年个人查档占总查档人次的22%.1995―2000年分别为30.1%、39.6%、44.5%、52.8%、58.9%、72.4%.特别是2003年,上世纪五六十年代的个体工商者增加工资、城中菜场拆迁及城西菜农征地补偿等重要事项利用档案较为频繁,其中个人查档占全年的60.5%.从他们的来源看,有15.1%来自于外市县,有61.4%来自于县城,有23.5%来自于乡镇.目前公民个人查档主要集中于两个方面：一是从事学术研究,包括写回忆录、个人传记等,占24.5%；二是索取各种证明材料,占73.5%.如婚姻档案、征用土地档案、建房执照档案、知青档案、职工分配工作及调动工作的有关介绍信、退伍军人转业等材料.这些档案涉及到群众生活的方方面面,成为为他们排忧解难的重要凭证材料,其中解决政治生活待遇、经济财产纠纷等占47%,外县来函来人利用档案占2.8%,其他查档占2%.个人用户表现出面广、查档要求高,所查内容专指性强.

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从查档目的看,近年来,工作查考占档案利用用户总数的一半以上.这是因为每年都有相当一部分企业关停并转,企业职工在领取失业救济金、续缴养老保险金、办理退休手续时,都得向劳动部门提供自己的工龄证明等相关材料.所以,馆藏档案中职工参加工作及调动工作的介绍信存根、职工花名册、调资审批表和知青档案等一系列材料也被他们频频翻阅.这虽不是利用热点,但利用率有时也很高.

另外,学术研究虽占整个利用的比例很小,但随着时代的进步,网络信息化的发展,这方面也存在着较大潜力.主要集中在个人和大专院校等科研、事业单位,用户身份大都是教师、学生和科研人员.这一用户层文化层次普遍高于其他用户,对档案利用要求也特别高,学术研究现在档案利用中虽不唱主角,但已成为接待难点,这需要培养一支高素质的管理队伍来满足这方面的需求.

纵观20年档案利用变化,随着档案的逐步扩大开放,档案利用由少数热点向多极化方向发展,出现了学术研究和个人查档的新成长点,用户结构、用户需求都在调整和发生变化.针对新时代利用工作中出现的新特点,档案部门要着眼社会需求,提高利用效率,应做好以下几方面工作：

充实馆藏、贮存“本钱”.目前,射阳县档案馆馆藏主要的问题,一是政治活动档案材料多,经济活动档案材料少；二是文书档案材料多,专门和科技档案材料少；三是一般性工作档案材料多,特色档案材料少；四是纸质档案材料多,其他载体档案材料少.针对这种状况,我们应该狠抓特色档案,珍贵档案和新载体、新门类、新成分的档案材料的收集,使馆藏内容具有鲜明的地方特色和丰富的信息含量.

注重编研,服务利用.做好编研工作,必须和社会的需要紧密相连,可以从几个方面着手：一是紧密配合县委、县政府以及社会各项中心工作编研档案资料；二是服务于经济建设编研档案资料；三是围绕各部门的职能和中心工作编研档案资料；四是配合地方史的研究编研档案资料.在编研中及时调整工作的方向,发挥编研的时效性.

扩大宣传力度,提高社会知名度.为了提高档案的利用率,档案部门应进一步强化社会宣传意识,提升社会档案信息的知晓率,提高社会用档欲望.一是要走出去,请进来.通过广播、电视、报纸等新闻媒体,宣传馆藏档案的内容；二是不定期地举办档案展览,印发编研材料,广泛向社会宣传档案馆的性质、馆藏档案的内容.

改变服务方式,增强工作主动性.根据社会利用档案的变化情况,探讨利用服务的新途径、新方式.一是档案管理人员要有较高的专业水平,了解馆藏档案的门类,熟悉馆藏档案的存放地点,能迅速准确为利用者提供所需档案资料；二是细分用户市场,不定期召开档案利用座谈会,对可能在利用档案方面提出的需求加强预测；三是在服务方式上由过去的被动服务转变为面向社会,积极为三个文明建设主动提供服务.把服务工作做到馆外,拓宽用户群体,提高全民社会档案意识.四是搞好信息反馈,通过信息反馈及时总结经验教训,提高工作效率.

建立目录中心,实现联网服务.作为综合档案馆必须以本馆为中心,配备档案现代化管理设备,逐步建立起档案信息计算机网络系统,建立档案目录中心,将本区域内各种所藏档案目录集中起来,进行联网服务,使档案真正成为社会共享的资源.

总之,我们要多方位地了解各行各业在不同时期对档案的需求,强化档案馆的社会功能,从而探索出利用工作的新规律,将县级综合档案馆真正办成具有多种门类、载体馆藏,面向全社会开放的文化事业实体.

（作者单位:江苏省射阳县档案局 224300）

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