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文献综述内容
(包括国内外现状,研究方向,进展情况,存在问题,参考依据等)
学生档案管理系统
1.引言
档案管理是一项重要性的工作,在不同的历史时期产生了不同的,相对于当时最完备的档案管理技术与管理制度.近代档案学已经是一门完善的,体系严密的科学.虽然档案学面临信息化的冲击与挑战,但是新一代档案学尚未产生,档案管理信息化还存在大量未解决的难题.因此,处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是目前面临的问题.
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用.计算机技术的迅速发展和广泛应用,电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在,档案资料的数字化,光盘存储,计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势.作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速,查找方便,可靠性高,存储量人,保密性好,寿命长,成本低等.这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率.
学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段.但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案,这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低,保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找,更新和维护都带来了不少的困难.因此开发一套合理可行的学生档案管理系统是具有非常现实的意义.
2.国内外现状
与发达国家相比,我国将新兴计算机技术引入学生档案管理领域起步晚,应用程度较为滞后,目前主要用于案卷的总体管理.随着计算机技术的发展和普及,档案存储电子化已成为必然趋势.
随着近年教育事业的大发展,各院校不断扩招,档案信息量剧增,电子文件的大量出现,传统档案管理手段已不能适应新形势,现代化管理势在必行,档案部门必须加强自身现代化建设,才能与学校改革发展相适应,才能及时,准确,高效地管理好学生的档案信息资源.
由于历史的原因,目前高校档案管理方面存在设施落后,原始资料不齐甚至无档,信息未及时归档甚至不归档等现象.虽然近几年有较大的改观,但与高等教育改革和发展的需要还很不适应.目前高校学生档案管理,从档案材料收集,整理,鉴别,编排,装订,保管,利用,均依赖传统的手工操作技术,保管条件和保管技术简陋单一,与科学化,现代化的要求差距甚大,很难适应高校形势发展的需要.因此大力发展高校学生档案管理工作中的计算机技术是当前的一个重要课题.
3.研究方向
3.1数字化
创建无法篡改的,完整的数字化学生档案系统不但可以简化学校对学生档案的管理,还可以防止人为的销毁档案,提高学生档案的可信度.数字签名是笔迹签名的模拟,有如下性质:
能够证实是作者本人的签名以及签名的日期和时间
在签名时必须能对内容进行鉴别
签名必须能被第三方证实以便解决争端
如何在容易修改的环境下创建难以修改的文档是建立学生档案管理系统的关键.上世纪70年代,美国斯坦福大学的两名学者DiSc和Hellman提出了公钥密码系统,其目的是实现在不安全的信道中信息的安全传送.其基本思想是给出两个可逆的变换,一个称为私钥,一个称为公钥,由公钥加密的密文只有通过私钥才能破解,同样由私钥加密的密文只有通过公钥才能破解,通过公钥推出私钥是困难的.我们可以利用相同的方法来管理学生的档案.首先找到一对合适的密钥,向社会公布自己的公钥,保留自己的私钥(保密).用私人密钥加密学生档案对外发布,经加密的档案任何人都可以用公钥解密.这样既实现了学生档案信息的共享,又有效地保证了学生档案的原始性,真实性和完整性.
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3.2网络化
以计算机网络技术和多媒体通讯为基础,将全球各地的人们联结在一起,组成一个集各部门,各领域的各种信息资源为一体,供网上用户共享的数据网.档案信息一旦进人信息高速公路,与国际交互网Inter相接,即能成为资源的海洋.网络信息化下的档案信息,主要包括数字档案馆和各类档案网站,网页,其所面向的对象已不再局限以往的服务于领导决策,服务于学术研究的狭小范围,而是整个互联网.
随着社会不断发展,学校档案室势必也要走网络化道路,要保证网络上所有成员都能自由进行信息交换,实现信息资源共享.这就要求档案工作者在网络化信息时代,不仅要懂档案专业知识.还要精通网络技术,多媒体技术及具备信息处理分析能力有人认为,未来的档案工作者,要同时充当档案信息工程师,信息决策专家,信息教育家三重角色.未来的档案工作者不仅要运用网络为用户提供档案信息,还要选择适当的信息站,并使用适当的检索方法,找出适当的信息提供给适当的用户,因而信息决策判断正确是档案工作者所必须具备的能力.另外,未来检索人员的工作将由检索服务转变为指导检索,也就是指导使用者如何更有效地联机,输人检索指令及操作计算机.
4.存在问题
实现科技档案管理的数字化管理,并不意味着废弃对传统科研档案原件的收藏与保管工作.一些档案原件(如科研人员的手稿,科学实验的原始记录等)是极为珍贵的文献,管理者除了应对其进行专业技术性加工保存或呈送上级档案馆收藏之外,还应利用现代科技手段(如声像技术)输人计算机,使之转化为电子文档.同时档案格式必须标准化,当电子档案仍然以主机电脑产生的数据,数据库,文字,图形为主的时候,档案人员是可以把格式进行标准化的要实现档案信息在网络环境下的共享,标准化是必不可少的前提.加强电子档案利用中的标准化体系是提供网络档案利用服务的前提和基础这一标准化体系应当包括电子档案形成的标准化和电子档案存储与交换的标准化.在制定标准时还必须与国际标准接轨,如档案着录项目的名称,数据类型和长度,主题词库,分类号库及基本的表格等.
4.1高校档案管理工作要解放思想,更新观念.
实行网络化管理,广泛运用计算机和网络技术,这对给高校档案工作提出了更新,更高的要求,高校档案界必须更新观念,树立资源共享意识.为解决档案信息资源的分散性和利用者对档案信息需求的综合性矛盾,高校的档案管理工作必须树立为整个社会服务的意识和分工协作,资源共享的新观念.为满足各个行业,各种层次的刊用需求,要提倡和鼓励档案系统内外部之间的棚互信息交流与合作,逐步做到在信息资源服务整体化.另外要强化服务意识.高校档案管理工作足一项保管和提供档案为社会服务的工作,高校如果能够紧紧围绕着为学校发展和学生成长服务,为社会服务这一主题来开展工作,高校档案事业生存发展的空间就会拓宽.
4.2培养档案业务和计算机管理专用人才
高校档案管理工作者除了有强烈的事业心和历史责任感外,还要不断进行理论和实践探索,要成为既懂档案业务,又懂现代化科技知识的新型档案管理人员.要彻底改革学生档案工作的程序,敢冒风险,推陈出新,加速学生档案实现网络化管理的进程以适应高校发展的需要.
4.3运用新技术处理电子文件归档与泄密问题
电子文件日益增加,电了文件与纸质文件的归档问题已不容忽视.为防止电子文件的失真,清除不安全隐患,如非法增加,删除,修改等,电子文件与纸质文件应按时归档,对重要文件要及时打印.电子文件寿命的短暂性及对环境的依赖性决定其不能轻易取代纸质文件.重要的电了文件需要同时保存纸质备份.同时,应注意网络化后,电于文挡
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