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摘 要 ：当前,我公司电费管理和财务管理工作都存在着一些问题和不足,由于财务系统与营销系统分属两个不同的信息系统,集成不高,存在信息孤岛,使财务对营销的监管手段落后,造成营业收费游离于财务监管之外,财务人员只能简单的依据银行回单或缴款凭证来确认相关收入,对营销系统内的业务情况不清楚,不能对电费管理过程中出现的问题进行追踪,查找原因,影响了营销账务信息的及时性以及公司的正常发展.加强电费管理与财务管理的融合和协作,对于完善公司管理,降低公司电费回收风险,促进公司高效稳定发展有着重要的意义.
关 键 词 ：SGI86；营销系统；账务管理
引言
当今时代是信息化时代,信息化建设是国家电网公司工作的重要组成部分,为建设“一强三优”现代公司,完成公司“两个转变”的宏伟目标,国家电网公司于2006年提出了在全公司系统实施信息化“SGI86”工程,为落实国家电网公司SGI86工程建设,加强企业核心资源人、财、物的集约化管理,深化公司发展方式转变的要求,我公司2007年开始进行SGI86营销系统建设,经过多年的建设,已能较好地支撑营销业务的开展,但由于银行在途资金的时差、营销业务系统“实收”与财务“实收”的定义不一致,营销部门和财务部门的电费帐务总是不能一致,月结月清难以实现.本文从我公司电费管理和财务管理的现状出发,分析了我公司在电费管理和财务管理中存在的问题,并在此基础上,提出了解决对策和建议,以期能对企业各项管理起到一定的作用.
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一、公司电费管理和财务管理现状
当前,我公司财务管理部门与营销部门在电费管理中普遍存在脱节的现象,特别是在销售电量、销售电费和销售电价,已收回电费和未收回电费等账务数据上反映尤为突出.
1.财务部门与营销部门之间信息传递实时性不强
退费、未达账管理过程未实现全过程的系统管理.通常在进行电力企业销售管理中,应当依据营销部门所提供的月报数据进行相应的财务管理工作,营销系统只记录了退费原因及结果,而退费财务审批、退费时间、退费方式等均未实现系统管理,只由人工负责跟踪处理.电费收入账户的对账过程在财务系统中处理,发现企业未达账或银行未达账,由财务部门口头通知营销部门处理.而财务部门账单上所显示的销售电量和电费数据往往不够全面,财务人员只能简单的依据银行回单或缴款凭证来确认相关收入,对营销系统内的业务情况不清楚,造成营业收费业务资金缺乏有效管理,不能正确反应企业的实际销售情况,
信息系统学术论文撰写与发表
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根据国网集成技术规范,营销系统每日将确认到账后的实收电费及业务费进行分类汇总后,传送财务ERP管控系统,也就是只有当日在营销系统中做了到账确认的数据才作为当日数据发送,不同于现有的按解款日期进行核算,目前大部分银行都是第二天才反馈前一天的银行文本,营销系统收到银行文本后才做到账确认,特别是月末日银行文本无法当日传递,营销系统当日不能做到账确认处理,实收数据无法在财务账上反映.
2.营销SGI86系统内不能及时了解所收电费资金的到账和未达账情况
当前,营业收费主要依赖SGI86营销系统平台,营销SGI86系统采用单一记账模式,如,银行代收电费,客户到银行窗口用现金或转账支票缴纳电费,银行通过银电联网系统实时进行电费销账,银行当日营业终了之后进行清账,次日将前天代收的电费资金转入电费收入户,也就是说,从客户缴了钱之后到电费资金到账有一定的时间差,使得收费人员无法及时判断转账资金是否已经到达银行账户.我公司曾经出现这样一个案例：
在2012年3月11日,甲客户到供电营业厅,用一张2万元的转账支票缴纳了3月的电费.回单上转账时间是2012年3月10日（这笔资金没有到达我公司银行账户）.同时,新增用户乙客户,在3月11日通过网银.向我公司银行账户上转了2万元的预购电费,当天该笔资金到达我公司银行账户：乙客户没有及时到供电营业厅开具发票,收费人员也未做帐.3月底,财务人员在手工进行银行到账资金确认时,把乙客户所转的2万元误认为是甲客户的,将两笔账进行购销.5月21日乙客户拿着银行转账支票到供电营业厅,要求开具预购电费发票,收费人员看见是3月11日的银行回单,通知财务人员查询是否有2万元企业未达账,通过查账才暴露甲客户所转资金未达账.
目前用户直接网上转账,又未到营业厅打印发票,财务只能一直挂帐而不能及时确认收入.这种情况出现较多.财务与营销管理脱节是造成企业未达账问题关键所在.此外,营业收费的缴款要求日清日结,而进账单、缴款单及相应的收款记账凭证不能有效保证每天及时送达至财务部门.电费资金在途管理上的真空地带,企业未达账、银行未达账信息没有在系统中进行管理,容易造成月末大量的银行未达帐项,月度现金流量预算难以控制,使得公司的会计信息出现失真,不利于公司对营销信息的快速掌控.
3.财务部门与营销部门之间电费资金对账时间不一致
财务部门与营销部门之间电费资金到账时间不一致对账不及时,存在重复对账的问题.营销根据银行纸质进账回单与营销系统中的电子信息进行对账,财务再根据营销手工报送的汇总实收报表及银行纸制进账回单与银行对账单进行对账,两边重复对账,且由于财务一般每月末才进行一次银行到账情况对账,对账不及时.
二、原因分析
长期以来电力行业的信息化基本上是分散建设,没有形成统一的信
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1.在业务管理应用系统中营销管理的收费与财务核算业务管理关系较为紧密,这种被称作紧耦合的管理业务,是通过ERP一体化来实现的,而且也有这样的成熟套装软件,因此财务管理通过成熟套装软件的技术路线来实现：对于营销管理,无疑也与ERP所包括的业务管理有着紧密的关系,但这个部分有着突出的行业特征,ERP中没有相应的功能,加上两个系统都非常复杂,实时性要求相对较高,各省市公司均有比较成熟的系统,所以采用走分系统建设,再进行集成的技术路线.由于我公司还未实现营财一体化这就带来了营销业务应用系统与财务业务管理应用系统就不可避免的出现在有的项目上定义不一致的问题. 2.ERP它是由制造业的物料供应、生产、销售全过程的价值链管理经验发展而来的,以财务为中心,将资源“换算”成价值量,通过业务流程产生准确的、精细的量值,再对数据进行统计、分析、挖掘、处理,形成生产过程的价值控制和企业经营管理决策的辅助支持.目前,国内外的ERP软件和解决方案主要是针对金融财务、电子制造业、IT业和大型机电制造业,在电力行业的应用比较少.由于不是专门为电力系统设计,而是在制造业软件的基础上修改而成,过分强调业务处理,对电力系统生产的安全性、可靠性考虑不足,对电力行业企业现有的或将来的应用系统连接需要二次开发.
3.由于财务与营销两个专业对电费独立管理,业务流程独立运作,数据交互通过手工传递,营销电费核算、收费等业务生成的会计信息主要以人工处理方式为主,因此财务系统的银行到账信息不能满足营销达账确认的需求,营销的达账确认采取根据回单而非银行电子对账单的方式进行处理,容易形成财务与银行的未达账项,财务部门的ERP系统中不能及时了解营销部门的销售情况,影响企业对账户资金的监控,这违背了ERP以财务为核心的管理模式.
三、采取措施
1.将财务部门的ERP核算系统,与营销部门的SGI86营销信息系统有机结合
将财务部门的ERP系统,与营销部门的SGI86营销信息系统有机接轨,在生成应收数据时,营销系统按ERP中的核算要求汇总用户数据,提供给ERP进行账务处理.使得两部门在电费管理问题上能互为补充,保证一致,逐步建立起全局统一、简洁高效、反应快速的专业化营销体系,从而进一步增强对电费管理的穿透力,提高电价电费管理的整体绩效.按照财务集约化管理“深化应用、提升功能、实时管控、精益高效”的目标要求,深化财务与营销系统集成应用,推进营销账务与财务账务协同和集约化管理,实时转换业务信息和财务信息,实现财务ERP与营销SGI86系统的业务费集成,进一步提升业务费管理水平.
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2.对营销收费流程进行优化和规范,增加营销系统中“银行到帐查询”功能
在SGI86营销信息系统中增加“银行到账查询”功能.在收费过程中,银行资金到账后,通过资金系统将资金到账信息传递给ERP,ERP确认资金到账,并将资金到账明细信息传递给营销系统,营销系统根据从ERP传递的资金到账信息对用户确认达账后,将达账信息按ERP需求分类汇总后提供给ERP,在ERP中确认应收或预收科目进行达账处理.营业收费人员在进行电费收取时,能及时查询客户转账资金是否已经到账：同时,对财务人员开放营销系统数据查询权限.可实时了解营销前端业务进展情况,通过对资金流的监控及早识别前端业务风险,要求及时收费,及时解款,及时入账,严格执行收支两条线的规定,做到各项费用应收尽收,应退即退.
3.加强SGI86营销信息系统中的功能延伸
积极完善企业SGI86营销管理信息系统,将其查询和验查等功能与财务部门进行拓展和延伸.通过协调和数据整合,保证企业的财务管理部门与营销部门在电费管理的数据保持信息的一致性,从而使得企业财务管理部门可以实时查询和核算企业电费的信息.具体包括：一是通过加强企业SGI86营销管理信息系统的功能扩充,实现企业财务管理与SGI86营销数据之间的共享,并保证两者的数据一致性.企业财务管理部门可以随时准确地企业的对电费欠费、交费等情况进行查询和核算,及时掌握企业的电费管理情况.二是通过企业ERP财务系统与SGI86营销信息系统的软件升级.针对企业ERP财务核算系统与SGI86营销管理系统之间存在的核算独立的弊端,要在企业SGI86营销管理系统中引进企业财务会计科目和复式记帐的机理,将企业的电费信息保存成企业的经营凭证,并通过SGI86营销信息系统与企业ERP财务核算系统的模块接口将企业的电费信息准确实时传给企业财务管理部门.
四、结束语
针对当前我公司财务部门系统与营销信息系统不接轨的问题,在管理工作中存在的财务部门和营销部门在电费管理上的不一致的现象,加强电费管理与财务管理的融合和协作,实现财务管理部门与营销部门的信息共享与沟通、整合和优化,达到实时准确地反映公司的财务状况和管理状况的要求,才能完善公司管理,降低公司财务风险,促进公司不断发展.
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