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1 图书馆档案及其特点
1.1 概念.档案是指人们在社会活动中形成并保存下来以备查考的文件.“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.”图书馆档案就是指图书馆及其工作人员在各项工作活动中产生并归档保存下来,且具有查考价值的材料.其内容十分丰富,它主要包括文件(上级文件、馆内文件)、规划计划、报告批复、工作人员的基本情况、科研成果记载、年度工作总结、考核评估、业务工作、馆舍情况,等等,真实地记录了图书馆每一个时期的基本状况,揭示图书馆发展轨迹,所以档案管理是图书馆管理工作的组成部分,也是社会文化的一部分.它为图书馆向更高层次的发展,提供真实可靠的依据.
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1.2 图书馆档案的特点.图书馆档案除有其他档案具备的特点外,又具有自身行业特性.
归属性:图书馆档案一般隶属于上一级组织,并接受上一级组织工作指导.比如社会图书馆隶属文化部门,学校图书馆隶属学校.所以,图书馆所保存的档案大多数是关于自身建设、活动、馆员情况等文件资料,一部分是上级部门下发的文件及档案复制品.比如文化部门针对单位颁发的有关图书馆的政策性、指导性文件;图书馆移交上级部门的馆发展规划、年度总结等文件.
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针对性:社会各行政组织都有自己的行政材料、通知、行业制度等,图书馆不会把所属行政单位的全部资料作为档案保存起来.以档案方式保存下来的,都是涉及图书馆或者与图书馆工作相关的资料,比如文化建设、读书活动等材料.对于一些时效性特别强文件、通知、政治学习材料等,因为上级部门保存,图书馆一般不作为档案重复保存.但是,对于行业重要文件,比