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高校本科教学评估作为高校管理的新手段――结果导向性管理,对高校档案管理工作提出了新问题.如何既满足教学评估工作的要求,又不违背档案工作基本管理思想与原则,是高校档案管理必须解决好的问题.

一、高校本科教学评估档案

教学评估是高校管理理性化的体现.作为一种管理手段,教学评估通过对教学实践结果的评价取代了对教学实践过程的干预,进而根据评估结果对学校实施相应的管理措施.

由于教学评估强调对教学实践过程及其所取得的教学成果进行评价,因此,教学评估本质上是对反映教学实践过程及其所取得的相应成果的教学档案与教学现状的评价.因此,反映教学管理与教学成果的档案便成为教学评估的主要对象.从这一意义上讲,建立完备的教学评估档案,便成为实施规范化的教学评估必须解决的基本问题.

教学评估档案主要有两部分档案组成.一部分是为迎接教学评估而根据教学评估工作的要求而形成相应的档案,这部分档案可称之为“迎评档案”.另一部分是在具体评估过程中所形成的评估档案.其中,“迎评档案”是评估档案的主体.

“迎评档案”作为教学管理与教学实践结果的客观记录或反映,为高校开展迎评工作提供了客观的文献基础,“迎评档案”因此成为高校教学评估的基本依据与对象.事实上,现有教学评估体系和教学评估实践正是建立在相应的“迎评档案”基础之上的.因此,建立一套完备的教学评估档案便成为实施有效教学评估的关键.

由于教学评估是对高校教学管理与教学实践过程与结果的评价,因此,就档案类别而言,“迎评档案”与高校日常管理与教学实践所形成的档案之间存在直接的关联性.具体说来,绝大多数“迎评档案”来自于传统的高校管理与教学实践.此外,部分档案,主要是实践结果类的档案则来自于传统高校档案范围之外.因此,“迎评档案”的形成主体上是在高校日常管理与教学实践中完成的,只有少部分需要通过其他途径收集、汇总而成.

基于上述分析,可以说,在规范意义上,“迎评档案”是历史地生成的,即不应为迎评而构建相应的档案.但对于初次接受教学评估的学校而言,由于已有的教学管理与教学成果档案无法充分满足教学评估的要求,因此,根据教学评估的要求和学校工作实际补足相应的档案也是必要的和必需的.但这种补足是有原则的,即必须客观地反映学校教学管理与教学实践的实际.对于已接受过评估的院校而言,则应杜绝此类现象的发生.

二、高校教学评估档案生成的过程与档案管理模式的选择

作为一种理性化的管理手段,教学评估融过程管理与结果管理于一体.通过对反映教学管理与教学实践过程的“迎评档案”的审查,对高校本科教学工作状况做出理性判断.进而通过对反映教学管理与教学实践成果的“迎评档案”的审查,来认证上述判断的合理性.

1.“迎评档案”形成的过程及要求

教学管理与教学实践的过程性决定了“迎评档案”形成的过程性与历史性.因此,科学的高校教学评估工作,客观上不仅要求建立一套完整的“迎评档案”,而且对档案的形成过程提出了明确的要求.首先,“迎评档案”原则上应产生于日常的教学管理与教学实践过程,即除了前文所述的特殊情形外,一般情形下,不准许为“迎评”而突击形成所需的档案.尤其是已接受过评估的单位,在接受新的评估时,应坚决杜绝此类现象的发生.其次,“迎评档案”的形成应做到系统、完整.评估体系的特定性决定了“迎评档案”的形成范围与内部结构.为此,各高校应根据“本科教学评估指标体系评价指标”及观测点的要求,明确“迎评档案”的形成范围及具体内容,在此基础上,制定完整的“迎评档案”目录与归档范围.再次,明确“迎评档案”的形成主体及其相应的责任,以确保所形成档案的完整、准确.

“迎评”工作涉及学校管理与教学工作的方方面面,与之相适应,需要形成档案的主体也是广泛的.为此,应根据迎评工作观测点的要求及其档案信息需求,确定具体的档案形成主体及工作职责,以此来保障“迎评档案”系统、完整地形成.

2.“迎评档案”管理模式的选择

如何管理“迎评档案”,以有效发挥迎评档案的作用,并处理好“迎评档案”与学校其他档案的关系问题,是高校档案管理必须解决好的问题.

首先,“迎评档案”覆盖面的广泛性以及迎评工作的总体性客观上要求对“迎评档案”的形成工作实行集中统一管理,即由校档案业务工作主管部门负责“迎评档案”形成的管理工作,具体制定相关工作制度与工作标准,督促各相关部门按时、按标准形成相应的“迎评档案”,并对“迎评档案”实行集中统一管理.

其次,“迎评档案”单独设类管理.尽管就构成而言,“迎评档案”与高校各类档案之间存在广泛的交叉性,但教学评估工作对档案信息所提出的集中、直观性要求决定了自然状态下分散、非直观的档案无法满足高效评估工作的要求.因此,为“迎评档案”设立单独的类别,对“迎评档案”实行单独管理是必要的.

“迎评档案”单独设类,遇到的突出问题是档案的重复问题.但这种重复不是完全的重复.因为从评估要求来看,一些档案信息,主要是反映教学实践成果的档案,是传统高校档案管理范围所不包括的.这类档案信息主要包括：用人单位和毕业生对学校的反馈意见和评价情况,社会和媒体对学校教学与研究工作的各种评价、反馈.此外,评估工作特别注重对反映教学管理与教学实践具体环节活动的档案信息的审查,如学生上课点名册、上课出勤统计表,各种