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保险是企业预防风险的重要手段,建立良好的保险体系,可以从很大程度上规避企业运营过程中的重大风险,因此也就成为内控管理的重要组成部分.事实上,保险和内控是可以相互促进的.
保险是企业预防风险的重要手段,建立良好的保险体系,可以从很大程度上规避企业运营过程中的重大风险,因此也就成为内控管理的重要组成部分.事实上国内很少有企业具备利用保险为企业规避风险的意识,更加意识不到保险与内控的相互促进作用.本文将通过笔者所在的集团企业近期举办的集团保险公开招标采购案例以及笔者本人作为统一保险项目负责人的亲身经历,试图说明保险和内控的相互促进关系.
笔者所在的公司是一家以生产销售汽车零部件为主营业务的全球化集团公司.公司目前在中国各地有16家制造厂和36个销售代表处.该集团的中国公司自1993年成立以来,一直没有形成统一的集团保险,集团总部也没有出台任何统一的保险方面的管理政策.各个下属运营公司基本上都是依据本企业管理者对保险的理解和当地保险公司的上门推销,各自为政地随意购买保险.根本谈不上利用保险这一有效手段预防风险和风险管理.
成功基础：管理机构统一明确
为应对上述情况,自2003年开始集团管理层决定建立风险管理机制.工作首先从实施集团统一保险开始并指定内控部作为风险管理部门,具体负责处理统一保险业务,同时对预防风险机制方面进行了系统化的改造.
之所以交由内控部门统一管理保险工作,是因为在考察有关企业处理保险业务时,笔者发现各个企业由于管理理念、组织机构功能和实际经营环境不同,负责保险业务的部门也各不相同.保险业务根据不同险种分别由不同的部门负责.例如财产一切险等资产类保险,通常会划归财务部负责；责任类保险,如公众责任险、雇员忠诚险、雇主责任险、雇员个人补充商业保险等通常会列入人力资源部的管辖范围；运输险、产品运输险会列入物流采购部门的职责范围；产品责任险和产品质量保证保险等会列入生产或销售部门.这样做的结果是大家各自为政,分散投保和管理,降低了保险管理的效率.而由一个部门统一管理保险的组织设计为开展统一保险管理提供了良好的基础.
遴选保险经纪人
内控部门经过两年多的统一保险运行,仍然发现了存在的问题.包括各投保单位与保险经纪人、保险公司和公估公司之间的关系处理；保险索赔过程中各方对索赔条款的不同理解；对经纪人代理费和保险费费率水平,甚至合同文字等都存在争议和纠纷.这些问题如果处理不当将严重影响集团统一保险业务的持续发展.
为达成集团管理层为内控部作为风险管理的主要部门制定的目标：一方面应当进一步发挥保险在预防风险方面的作用,同时还要积极努力提高保险业务的性价比,为达成公司年度经营业绩目标提供增值服务.内控部决定调整策略.
第一步就是选定合适的保险经纪人.为达成预防控制风险,强化保险在预防重大风险方面的作用,集团从2005年开始正式聘请了国际著名的保险经纪人公司帮助设计保险体系、安排保险询价和签署保险合同、办理保险索赔和提供保险业务咨询等.应该说基本达到了当时管理层预定的目标,也取得了一定的成效.但是,由于中国企业实际运营环境、集团各下属运营公司对保险经济效益期望的不断提高,内控部必须要求保险经纪人为企业提供更多、更好的服务.为此我们从2006年年底就开始寻求新的保险经纪人,试图通过竞争找到更合适的保险经纪人并明确了寻找新的保险经纪人要达到的几个目标：（1）改变代理费的支付方式；（2）重新评估设计保险体系；（3）协助进行公开保险招标；（4）进一步明确其服务内容和考核评价标准.
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我们首先在国内选择了有代表性的三家保险经纪人公司作为候选单位.然后在保险经纪人候选单位的帮助下,根据这些年来和经纪人合作过程中总结出来的经验和要求,设计出一套比选评分方案.并同时递交给候选单位供其填写和准备资料.然后,我们对收回的比选资料进行公开评选,最后根据综合评分结果确定了新的保险经纪人.从目前的结果来看,我们最后选定的新的保险经纪人基本满足了上述目标.
制订招标文件
制订完善的公开招标文件,这本身就是一项细致的系统工程.为此我们在新的保险经纪人公司保险专家的帮助下,做了以下几项工作：
1. 对原有的保险合同进行全面评估.总结以往索赔过程中的失败教训,参考其他投保单位的成功案例,我们对计划中的投保项目进行了全面的评估和修改,最后确定了各个保险的统一报价条件.
2.确定招标文件格式.我们要求参考国际土木工程招标形式,结合保险行业特点,制定了公开保险招标文件.该文件体系由：投标须知、项目概况、保险合同样本和招标文件格式共四个部分,作为招标文件的一部分,我们随后又增加了《保险项目评标办法》.
3.在招标文件中,我们特别提出了《阳光协议》和《保密协议》,避免在招标单位、经纪人公司和投标单位之间发生各种舞弊行为.明确公开、公平、公正是本次招标项目中所有参与方都必须遵守的基本准则.
严密组织杜绝腐败
在正式开展招标业务前,公司就和保险经纪人公司共同组成了联合招标小组.招标小组成员分别由公司内控部等有关部门人员,包括其下属运营公司代表和保险经纪人公司的相关业务负责人和保险专家共同组成.全权负责整个招标业务的前期工作.此后又成立了保险业务评标委员会,负责起草评标方案,并对开标结果进行评估,确定预中标单位并向公司管理层提交最后的中标单位建议.总结整个招标过程,我们认为联合招标小组和评标委员会的工作是高效透明的,基本达到了预期的目标.
要提高整个招标活动的质量,选择真正符合资格的保险公司参加投标是其中的一个重要环节.为此在保险经纪人公司的帮助下,我们通过对目前在中国具有合法开展保险业务的中外保险公司逐一进行了评估,最后共同确定了国内最具承保资格的10家保险公司为邀请参加公开投标的对象,并发出了正式邀标通知书.最后其中的八家保险公司参加了投标.
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由于公司首次承办公开招标活动,内控部从一开始就将预防腐败舞弊行为列入了工作的重点.我们希望通过这一活动,总结出一套防止公开招标过程中的舞弊风险的经验.
首先所有参加投标的单位签署《阳光协议》.共同承诺遵守招标规定,不以任何方式对相关各方进行商业贿赂等腐败舞弊活动.一旦发现有舞弊行为,将视情况分别对投标单位实施取消投标资格,没收投标保证金的处罚.对经纪人单位则终止其代理资格的处罚.
其次,在整个过程中全体参与人员要求以身作则,严格遵循公开、公平、公正的“三公原则”.从目前的结果来看,“三公原则”基本得到遵守.具体介绍如下：
1.公开原则.为达到预防招标过程中的各种舞弊风险,公司内控部在一开始就和保险经纪人的专家小组就招标程序上进行了全面沟通,双方一致同意对本次保险招标实行全程公开.具体体现在：（1）实行公开招标,放弃由代理人邀标询价的方法.我们公司作为招标单位全程参与保险招标活动.保险专家起草的招标文件在经过公司内控部和法律部的反复修改审核后才最终定稿.（2）保证信息公开.召开投标候选单位说明会,提前就本次保险招标的具体内容向各投标单位进行现场解释答疑.公司内控部、法律顾问和保险经纪公司联合就各参加投标的保险公司提出的相关问题进行统一的现场答复.在投标单位编制报价过程中,如果有一家单位提出问题后,我们事先规定,要求保险经纪人公司统一将问题和答复意见通告给其他投标单位.（3）事先公布评标办法.这是衡量是否真正实施公开招标的关键.在和保险经纪人公司反复沟通后,我们终于达成了事先公开评标办法的意见.这样做的意义是,所有参加投标的保险公司,无论其规模大小,在获得了参加投标资格后,只要认真报价,就可以在投标结束的当时知道是否能够中标.避免了投标单位对招标单位存在暗箱操作的顾虑,产生“陪绑”的想法.（4）整个过程中形成的各种书面文件,事先均征求了公司法律部门的意见和建议.（5）公开开标.开标会议我们邀请了公司集团主管采购业务的负责人和公司下属运营公司代表共同出席.对整个开标过程进行全程监督.整个开标过程同时也在各投标单位的共同监督之下进行.开标活动结束后,我们和保险经纪人、各个参加投标的保险公司代表进行了沟通,他们一致对公司举行的这次保险招标的公开原则表示赞同.完全认可我们这次招标的诚意和方法.
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2.公平原则.公平原则在本次招标中表现在：（1）事先内部没有确定中标单位,所有被选中符合参加投标条件的保险公司,无论其实际上的规模大小或历史长短,均被我们视为具有相同的投标和中标资格.(2) 严格遵守保险招标程序,以投标结果的优劣确定中标单位.过去为我们提供保险服务的一家公司,在中国非常著名,但当其报价水平高于其他竞争单位时,我们毫不犹豫地将其剔除.绝不能因为他是著名大公司就予以特别照顾.（3）所有投标要求和条件事先统一反映在招标文件中.所有参加投标的保险公司均及时获得了完全相同的信息.（4）统一提交报价,同时现场公布结果.所有参加投标的单位代表都在我们当时拟定的报价汇总表上签字确认了结果.投标结束后,许多保险公司代表纷纷表示,像这样完全公开的投标活动他们都是第一次参加.这次投标他们虽然没有中标,但如果公司明年再举办保险招标活动的话,他们一定会再次参加.
3.公正原则.公正对待各个参加投标的保险公司.从一开始我们就和保险经纪人公司确定了公正对待各个投标单位的原则.具体表现为, (1) 我们根据当时中国保监会认可的所有公司名单中,依据收集到的共同信息对这些单位进行了全面的评估,然后从中筛选出10家最具竞争力的单位作为投标候选单位.最后这10家单位中实际参加投标的有八家.(2) 纵观整个招投标过程,无论从招标文件编制、邀请招标过程以及开标及评标、确定中标候选单位直到确定中标单位,我们都本着公正原则处理所有具体业务.为预防可能发生的腐败舞弊问题.我们和保险经纪人公司以及各个参加投标的保险公司签署了阳光协议.（3）统一规定所有投标单位都必须缴纳投标保证金.该保证金除了预防投标单位中标后撤销投标承诺外,还具有预防不公正参加招投标活动的目的.
在完成公开开标的当时,招标单位就将投标结果当场宣布,组织参加招投标的各个单位的代表对结果签字确认.由于招标小组和评标委员会事先已经公布了整个招投标以及开标评标的办法,所以各个参加投标的单位,无论规模大小,均可放心参加,避免了成为其他大公司的“陪绑”.所有参加投标的大公司,也必须认真组织报价,与小公司一起公开竞争.评标委员会根据规定的评分办法评出了前三家单位为预中标公司并与之开展进一步的合同谈判.最后委员会根据谈判结果向招标单位的管理层提出了中标单位建议书,经授权批准后正式宣布中标单位名单.截至目前,集团保险业务招标组织单位没有收到任何对招标项目表示疑问或投诉
单位方面论文范本
笔者认为通过刚刚发生过的招标活动,企业的内控工作促进了企业对保险重要性的认识.同时也对企业内控管理 提出了进一步的要求,有力地促进了内控管理.有关保险招标只是提升集团保险的一个开始,但它是处理日后将面临的诸如协助下属企业处理保险索赔业务方面的各种工作的基础.希望本文能够为考虑全面规划集团保险业务的企业提供参考.也希望能够为那些打算在中国开展保险经纪人业务的机构提供业务拓展的新思路.
（作者为亚新科工业技术有限公司内控部总监）
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