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摘 要：郑彦离先生《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文针对新规定中的公文格式项目印发机关和印发日期有无必要设置进行探讨,郑先生认为不需设“印发机关”项目,也不需标“印发日期”.笔者与郑彦离先生持不同观点,认为公文格式中印发机关和印发日期项目具有实际作用,不可取消.

关 键 词：公文格式；印发机关；印发日期；标注规则

郑彦离先生在《档案管理》2013年第1期发表《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文（以下简称“郑文”）,针对新规定中的公文格式项目印发机关和印发日期有无必要设置进行探讨,认为标注印发机关和印发日期项目没有实在意义,也没有实用价值,主张取消该项目.笔者认为公文格式中标注的印发机关和印发日期项目具有实际意义和作用,不可取消.本文针对郑文提出几个问题进行讨论.

1关于“公文的送印机关”的含义

中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称“《条例》”）中明确界定“印发机关和印发日期”是指“公文的送印机关和送印日期”；而作为《条例》的配套规定,国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的国家标准《党政机关公文格式》（以下简称“《格式》”）中却未提及“印发机关”是指“公文的送印机关”.由于“公文的送印机关”这一表述有歧义,因此,在这一环节《条例》与《格式》的衔接不够严密.

郑文针对这一环节提出,意指“送印机关”的“印发机关”指谁?并引用了《格式》起草成员徐成华等人的解释：“这里的印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门.有的发文机关没有专门的文秘部门,发文机关就是印发机关.”[1]但郑先生并不赞同徐成华等的解释,认为“送印”是“谁送印”,送印者通常是公文的起草、承办部门,而公文的起草、承办部门不限于文秘部门,因此发文上显示的“送印机关”也就不限于文秘部门,在“送印机关”不是文秘部门的几种特殊情况下,有些公文不便在正式发文上标示送印机关,有些公文不需标示送印机关,[2]因此,郑文认为公文格式中应该取消印发机关项目.

郑文对“送印机关”的理解不同于徐成华等人的解释,是因为“公文的送印机关”这一表述的确有歧义,既可理解为“公文的承印机关”（通常是公文的印制主管部门即发文机关的文秘部门）,也可理解为“把公文文稿送交承印机关的机关”即公文的起草、承办机关（公文大都是发文机关的文秘部门起草、承办的,但少数公文是由发文机关的非文秘部门或临时小组、其他机关起草的）.但笔者并不赞同郑文基于《条例》中这一语法歧义而提出的“所有发文均不需在正本上标注‘印发机关’”[3]的观点.笔者认为,既然《条例》中的这一表述确实有歧义,那么,旨在“推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”[4]的《条例》就应删除这一表述,将之改为“印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门.有的发文机关没有专门的文秘部门,发文机关就是印发机关”.由于这一表述的含义单一而明确,改用这一表述,《条例》与《格式》在这一环节的衔接就更加严密了.

2标注印发机关项目有无实际作用

公文中标注“印发机关”项目有没有实际作用、有没有必要?下面我们针对郑文提出的两种情况作进一步讨论.

其一,认同“印发机关”是指公文的印制主管部门即文秘部门.郑文认为,这里“印发机关”中的“印发”强调的就是“印”制,而“公文印制是发文机关的内部具体工作事务等机关的总文印室设于文秘部门或称办公厅（室）,一般发文印制由其承担,公文正本上显示此信息,对收文机关没有实用价值”[5].在这里,郑文把“印发机关”等同于“机关的总文印室”了.但机关的总文印室承担的是公文的具体印制工作,而印发机关是指公文的印制主管部门即文秘部门,隶属于机关文秘部门的“机关的总文印室”不能代表文秘部门.因此,郑文基于“印发机关”等同于“机关的总文印室”而提出的公文格式中规定标注印发机关没有实用价值这一观点是不能成立的.

笔者认为,公文中标注“印发机关”项目即公文的印制主管部门即文秘部门是必要的.因为《条例》明确规定了文秘部门在公文处理工作中的地位和职责：《条例》“总则”中明确规定“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作,并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”.而且《条例》在“公文拟制”中明确规定“公文文稿签发前,应当由发文机关办公厅（室）进行审核”.《条例》第六章“公文办理”中规定的发文办理主要程序中的主要工作,比如,已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查,等等,这些工作通常都是由公文的印制主管部门即文秘部门承担的.显然,文秘部门在公文处理工作中承担着十分繁重的任务和职责.党政机关在对外发布的公文正本上标注“印发机关”即公文的印制主管部门即文秘部门,既是对文秘部门辛勤工作的记载,也是文秘部门对公文印制承担责任的标记,不仅便于收文机关对收文有疑问时联系沟通,而且便于上级机关办公厅（室）“对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”.

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其二,认同“印发机关”是指“送印机关”即公文的起草、承办机关.正如笔者在前文所说,要消除“公文的送印机关”这一表述的歧义,最好是《条例》对这一歧义表述予以修改.但现行《条例》中这一表述是客观存在的,且郑文主要是基于《条例》中的这一歧义表述、在认同“印发机关”是指“送印机关”的前提下,针对新规定中的公文格式项目印发机关有无必要设置分三种情况进行探讨,认为在这三种情况下标注印发机关项目基本上没有实在意义,也没有实用价值.不过,笔者认为,在郑文提出的三种情况下,公文格式项目印发机关的设置都具有实际意义和作用,是必要的.

（1）因为单位的发文大都是由文秘部门起草、承办的,文秘部门既是主管发文印制又是承担发文起草的部门,郑文认为,“在这种情况下,在向外发出的公文正本上显示文秘部门的名字,本意是显示承办部

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