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作为一个对企业经营有重大影响的行为,物资采购是市场经济环境中所有企业需要面对的共同课题.由于物资采购过程中往往涉及到大量资金的使用问题,因此在实际操作中往往存在采购人员利用职权之便牟取私利的可能性.如何有效避免上述行为的发生,减少人为因素对单位造成的损失在物资采购过程中引入法律监管,用法律手段监督物资采购的全过程,确保物资采购过程的合法、公开、公平、高效,是一条预防和减少采购人员营私舞弊,确保物资采购经营秩序的有效途径.
一、物资采购过程中的几个关键点
物资采购过程包括众多需要人为做出决策的环节,而这些决策是由企业采购部门、用户单位和供应商等多方因素共同作用下完成的.因此,物资采购过程中存在许多采购参与者可以自由决定的空间,这些空间往往是采购管理中的关键环节,应予以重点关注：
1．采购计划的制定.编制采购计划的采购部门或人员可能在编制采购计划时超出实际的物资需求和库存物资平衡,还可能将一些实际并不需要的物品加入采购计划中,以谋求部门或个人的私利.
2．采购供应商的选择.在买方市场下,绝大多数物资品种数量多、产品质量参差不齐、供应商资信等级差异,使物资采购部门有较大的选择余地,并可能成为牟取私利的空间.按照什么原则择优选用供应商,由谁来最终决定等问题是监督的突出点.
3．价格的确定.物资采购价格的形成受多种因素的影响,物资产品质量等级、功能、技术配置、交货条件等原因,都会使同样一种物资产品的采购价格不同.什么样的性价比对企业最有利是监督的关键点.
4．物资的验收.实际到货的物资数量与质量存在短缺和质量不能满足要求的情况,这需要验收人员把关.验收人员责任心和质量标准的把握成为监督的关键控制点.
5．货款结算.采购合同签订并开始执行后,采购货款何时支付、支付金额大小、以何种方式支付是一个复杂的决策过程.货款结算的科学合理决策和有效执行是监督的重点.
二、物资采购管理涉及到的几个重点制度
物资采购不仅涉及到人,同时也涉及到一些管理制度的制订,这些制度的合理与否也决定了采购管理的质量,这些制度主要包含以下几个内容：
1．公开的招标采购制度.招标采购,即采购者对需要采购的项目公开招标,通过一套严格的组织程序,让投标者在质量、价格、售后服务等方面相互竞争,从而实现采购的最优化.招标采购的最大特点就是程序的规范性、厂家的竞争性.
2．集中采购制度.分散采购是大量滋生腐败问题的一个主要的体制性原因,集中采购是堵塞采购过程中各种漏洞的重要体制保证,它不仅可以增强议价能力、降低采购成本,而且可以实施专业化采购、规范化管理,减少效益流失和腐败问题发生的可能性.
3．物资采购的监督检查制度.主要是建立对重大物资采购业务定期审计制度,以审计督查物资需求计划的提报、采购渠道选择、价格确定、质检验收、货款支付等重点环节执行各项规章制度情况.
4．职能分工控制制度.外购的材料、商品验收、自制材料和委托加工材料的入库,对材料数量、质量和价格的审查验收,以及材料采购货款的结算涉及许多部门和环节,实行职责分工进行管理控制,并通过材料收、发、存等管理制度加以确定,以明确请购、订购、验收、付款、记账等环节的相关人员的责任,加强控制.
5．物资定期盘点制度.在仓储部门实行物资科学管理和责任制的基础上,物资管理及相关监督等部门应定期实行盘点控制制度.物资要实行分层保管定位存放,以便于清点核对,保证安全.
6．有限授权和信息共享制度.对物资采购监督的一个重要方面就是要使采购决策的权力公开化、流程化、分散化,建立有限授权制度和决策信息共事制度,这是现代管理的基本要求,也是对采购管理人员的有效保护措施.
三、法律机制在物资采购过程中的应用
1．物资采购过程中内部法律风险和外部法律风险
物资采购过程中的内部风险来自于企业所处的内部环境,例如,由于缺乏必要的法律保障手段致使采购人员采购过程中为了私利而出卖单位利益；单位对重要物资采购的法律约束机制不完善致使重大损失发生,并且不能获得法律上的救济.
外部风险主要是指来源于企业外部供应商所造成的风险.例如,供应商为了推销自己的产品而对采购人员进行贿赂；供应商无法兑现承诺的供货标准等.
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2．采购法律风险管理的处置原则
对于内部法律风险和外部法律风险,主要是建立一套切实可行的法律风险防范制度予以支撑,同时及时对企业所处的各种经营环境及经营流程、现有管理规定进行缜密梳理,将梳理出的问题融入到防范机制的各个要素中,使法律风险防范机制的运行与企业的整体运营系统保持协调一致.防范机制建立后仍要定期整理、分析企业所处的环境,特别是其中的变化,以便对防范机制做出必要的调整.此外辅之以必要的企业文化,加强企业员工之间沟通与教育,防患于未然.
3．物资采购过程中法律风险防范机制的构成要素
首先,明确物资采购法律风险管理机制的目标和地位(既可以是企业的总体目标也可以是业务单元目标).物资采购法律风险管理机制作为企业管理体系中的一个子系统,应当服从企业的整体发展目标,不能为了一味回避风险而阻碍了企业战略目标的实现.
其次,物资采购法律风险管理机制中的权力与责任.物资采购管理中必然涉及管理权力的分配和制约,采购法律风险管理机制首先应服务于采购管理中一般权力、职责的管理规范,使其在合理、合法的前提下促进采购管理目标的实现.物资采购过程中涉及到的几个关键点,往往是由于人为的权力滥用而导致腐败问题的发生.因此建立法律制度明确各系统在物资采购过程中的地位和权利义务责任,可以有效预防采购腐败的发生.
第三,采购法律风险管理机制中的管理标准要求.针对采购管理中涉及到的几个重点法律制度,可以考虑采用标准化的法律风险管理模式.目前很多企业都已通过ISO9000质量管理体系认证,或者参照该体系的精神对企业实施管理.采购法律风险管理机制中的标准要求宜结合ISO9000质量管理体系程序文件(操作、管理文件)和具体的事务操作流程进行制定,必要时融入到ISO9000质量管理体系程序文件中,增强其对具体采购操作过程的影响.
第四,建立采购法律风险管理机制中的信息反馈和分析系统.应当充分重视并积极着手建立旨在洞察法律风险的信息反馈系统,同时确保采购信息能够得到充分反馈和共享(信息公开法律机制),以便利用信息系统及 时发现物资采购过程中发生的法律问题,有效的避免和解决采购损失.
三、采购法律风险管理机制中的PDCA管理
采购法律风险管理属于企业的管理范畴,其运行规则应顺应管理中的PDCA运行规则,主要包括以下几个方面：
1．采购管理法律风险防范工作中的计划.计划的构成要素一般涉及计划的背景、原因、时间、地点、人员、内容、操作方法、操作的程度、数量.无论是处理日常的法律防范工作,还是解决特定的法律问题,一般都需要涵盖计划的7个方面,同时将工作分解下派,制订详细的工作要求,落实责任人,确定监督人.
2．采购法律风险管理工作需要有秩序、按计划实施.法律风险防范工作标准要求,以及解决特定法律问题的方案制定出来后,需要对执行人员进行充分的培训.培训时应注重将企业文化的部分内容融入培训内容中,旨在激发、保持团队的合作精神,贯彻企业的经营理念,保证物资采购法律风险防范工作与企业经营目标的一致性.
3．管理权力的合理使用和责任的落实离不开相应的检查和监督.人是有惰性的,是趋利避害的.采购管理法律风险防范工作与其他管理工作一样,除了有工作的分解和执行,还应再辅以对工作执行的监督,才能保证防范工作计划的贯彻实施.对采购法律风险管理工作需要经常检查,以便评价工作的质量,及时发现新问题
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4．完成采购法律风险管理工作的检查和监督后,监督工作责任人和部门应当做出具体的管理工作是否违反了采购法律风险管理标准要求的判断,同时根据工作中发现的新问题做出是否有必要修正法律风险防范标准要求的判断,如果有必要修正,给出相应建议.
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四、物资采购法律风险事故的处理
尽管企业已经采取了严格的采购法律风险管理措施,但物资采购过程中的法律风险仍有可能产生,此时的风险便转化法律事件.企业应当建立相应的法律风险应急预案制度,保证法律风险事件一旦发生能够得到及时、有序的解决.法律事件发生后,应尽快依据既定的评估制度和方法对该法律事件可能造成的损失的大小和范围进行评估,然后以此为重要依据由企业法律部门会同其他相关部门制定应急处理方案.方案的内容包括：法律事件的性质；需要哪些部门协同处理；应对策略等等.同时,企业应及时报警,通过检察机关反贪局(未来的预防腐败局)的介入和对采购腐败行为的惩处,警戒其他可能试图采购腐败的人员.
五、结论
在采购管理中引入法律监管,从本质是为了堵住可能发生的漏洞,防止采购人员利用采购程序中的漏洞谋取私利.而法律因素的引入,在很大程度上确实可以改善企业的采购环境.但正如一切制度皆有漏洞一样,将法律因素引入采购管理中只能在一定程序上防止采购腐败事件的发生.要想尽可能的杜绝采购过程中出现的腐败问题,还必须依靠完善的法律规范、强有力的企业执行力度和其他的监督措施,唯有多管齐下、综合治理才能真正达到最佳的效果.同时,在建立相应的法律规范机制时,应保证采购法律风险管理机制具有可操作性.
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(摘自《中国市场》2007年第23期)
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