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【摘 要】比较分析法是认知事物性质地位和作用的根本方法.对公路建设工程文件和工程资料进行异同辨析,对于防止二者之间的概念混同,进而又好又快地做好公路档案管理工作,具有重要的现实意义.
【关 键 词 】工程资料；工程文件；辨析；维度
古罗马著名学者塔西陀曾说：“要想认识自己,就要把自己同别人进行比较.”因此,对公路建设工程文件和工程资料进行比较分析,对于公路工程档案管理人员认知能力,提升业务能力,进而服务公路工程建设和发展,意义重大.
一、工程文件与工程资料的概念混淆现状
工程文件与工程资料概念混淆的现状,在实际工作中经常发生.档案人员经常要求施工单位“请抓紧时间把某某工程资料整理好,准备工程交工验收”.这种说法是不准确的,混淆了工程文件和工程资料两者的概念 ,准确地应称“某某工程文件”.档案人员提出的要求经常提到“工程资料”的提法,并且要求“专兼职档案人员具体负责工程项目资料的整理、归档工作”.但实际要求是如何做好公路建设“工程文件”的收集、整理、归档工作.工程资料只有收藏,是不需归档的.不可否认,公路工程建设中也有工程资料需要按资料要求收集、整理、保存.但是公路工程建设中直接形成的工程文件的收集、整理、归档才是工程档案的主要和重点内容.档案人员在提出归档要求表述不准确,主要是在工程文件与工程资料的概念上没有搞清楚,相互混淆所致.
凡是经各级档案行政管理部门颁发或推荐的档案工作法律、法规、规章和办法等,对工程文件和工程资料的表述都十分准确,两者之间有着严格的区分.但是,有些没有经国家档案局联合颁发的文件甚至是国家标准,对工程文件和工程资料的表述就比较混乱.如国标GB 50319―2000《建设工程监理规范》中“7.1监理资料”.到底是工程监理文件还是监理资料分不清楚,也闹不明白.从该《规范》的内容上看,确实属于在工程监理活动中直接形成的监理文件,应当收集、整理、归档,而从该《规范》的字面上看,又是工程监理资料,就不应该归档.这样就给工程管理、工程档案和监理人员带来了不应有的麻烦.
建设工程学术论文的写作
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二、工程文件与工程资料异同辨析的维度分析
公路建设工程文件是指公路工程建设活动全过程中直接形成的,具有保存和查考价值的,各种形式与载体的真实记录.而公路建设工程资料是指通过交流、赠送、购买和汇编而来的,仅供工程建设参考和借鉴的技术材料.两者的根本区别就在于是否是建设工程直接形成的.是工程建设直接形成的工程文件就必须归档,而工程资料是游离于工程建设以外形成的,只有参考价值而没有查考价值,不属于工程文件归档内容和范围,决不能进工程档案.因此,辨析工程文件与工程资料区别的的基本维度在于：是否是在建设工程活动中直接形成的,是直接形成的就是工程文件,就必须归档,不是直接形成的就是工程资料,就不应归档.只要把握住这个关键点,就能从根本上区分工程文件和工程资料,也就搞清楚了两者之间的概念和含义.
三、工程资料与工程文件区别的外延辨析
外延是一个概念所确指的对象范围.公路建设工程文件概念的外延是指工程文件的对象范围,这个范围是确指的,是不能任意扩大或缩小.工程资料也有其自身的概念,根本不是工程文件概念的对象范围.因此,工程资料是不能转化为工程文件的.在实践中公路工程的档案管理人员常见的错位认知有以下几个方面：
(一)借用外单位的地质资料向工程文件转化的误区
有的工程建设单位在建设活动中,为赶工期,节约经费,有不少项目的地质资料是向有关单位借用或购买复制过来的,虽然有些资料是反映相邻单位的地质情况,但与工程地段相距近,当其中部分地质资料作为设计依据时,应将此地质资料转化为建设工程档案.如果这样做就必然会陷入借用地质资料向工程文件转化的误区.首先这些地质资料是借来的或购买的,是其他工程形成的；其次根本不是本公路建设工程范围内地质钻探形成的真实记录,而是相邻单位相距较近地段的地质资料.再次是此资料只有参考价值,而决不能成为本工程的设计依据.工程地质是复杂多变的,是看不见摸不着的,有的相距几米就会有不同的探测结果,更不用说相邻单位或相近地段的地质资料了.因此,上述所说的地质资料只能作为本工程资料保存,决不能归入工程文件.否则,工程档案的准确性根本无法保证,后患无穷,贻害子孙.
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(二)预测活动中收集的资料向建设工程文件转化的误区
在实际工作中还出现过一下情况,因为任何重要的工程项目、科研课题都需要进行科学决策,而科学决策的基础是预测,在预测活动中收集的大量资料,如反映技术发展趋势,市场发展前景等有关的论文、文章,一旦作为预测的基础资料时,就将此类资料归入档案.这种做法也是个误区.针对公路工程建设而言,任何其他工程、科研课题形成的技术预测报告,科研课题形成的技术论文、文章都是资料,只有参考和借鉴作用,并且是部分内容的参考和借鉴,更不能转化为工程文件,只能作为工程资料保存.只有在本工程的预测活动中,直接形成的预测报告、科研报告,哪怕把其他工程、科研课题的论文、文章绝大部分内容被抄写到新形成的预测报告、科研报告中,也是本工程文件,才能归入本工程的档案.
(三)替代设备资料向设备文件转化的误区
在实际工作中,有不少施工单位的设备图纸因种种原因而丢失、损坏,在
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(四)新技术新工艺的有关资料向科技文件转化的误区
在公路工程建设过程中,经常会遇到利用新技术新工艺进行的施工活动,由于采用外来新技术、新工艺资料而创造的操作方法,使产品的优质品率和数量大幅度提高.这些新技术、新工艺大多来自外来技术资料的消化吸收,我们的档案人员就认为,如果不把这些有关的技术资料归入档案部门,那么产品档案就不完整、不准确.笔者认为运用新技术、新工艺借鉴、吸收、消化的外来技术资料,只有设计出新图纸,编制出新的操作方法和新工艺流程,记录改革创新工艺的真实过程的技术文件,才能归入档案.参考、消化、吸收外来技术资料不需归档保存.假若归档保存,产品档案的不准确性就会更大,以后对这些设备保养、维修的技术参数就无所适从.
总之,以上几个常见的认知误区,其主要原因就是将借来的、借鉴的、参考吸收的技术资料臆断为对现实活动的的真实记录.由于这些资料不能反映事物的本来面貌,不具有依据意义,所以都不具备转化为技术文件的条件,更不能作为档案保存.
作者简介：陈燕,女,（1974――）,湖北襄阳人,湖北省襄阳市公路管理局档案室主任,近期主要研究公路重点工程建设项目档案管理创新.
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