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【摘 要】做好在建水利工程的档案管理工作,不仅可以方便对工程进展进行实时查阅,还可以保证工程的有序进行.而在进行档案管理之前,需要对档案进行整理与分类,并且要明确的知道在建水利工程档案的内容与特点,这样才能做好其档案管理工作.本文中,笔者将针对在建水利工程档案的内容与特点,来简述档案管理的措施与方法.
【关 键 词 】在建水利工程；档案管理；管理方法与措施
在建水利工程档案,就是指水利工程在建设中直到验收前,所形成的以及应当归档进行保存的文件,文件的内容包括了文字,图表,图纸,声音影像,计算材料等其他形式和载体的历史记录,涉及到的过程包括项目提出,工程研究,工程设计,方案决策,招标,施工,质检与建立等日常工作活动.
1.在建水利工程档案的内容
1.1 工程前期的档案
工程前期的一些工作材料,其中包括了可行性的研究报告,水文水利的分析报告,环境评估报告,当地的社会经济与社会效益的调查报告,设计委托书,工程设计图纸以及审批记录等相关文件.
1.2 工程报批的档案
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工程报批的一些工作材料,其中包括了基础建设的请示文件,计委与主管部门以及流域机构的批件,建设用地的批件,经批准的移民方案等相关文件.
1.3 工程施工的档案
工程施工的一些工作材料,其中包括了开工报告,施工合同,施工图纸,设计变更的文件与图纸,建筑材料的化验单与试验报告,机电设备的合格证,施工记录,质量检查报告,事故等级评定与处理记录,施工单位与技术人员的资质证明的复印件,以及监管人员对各个施工阶段做出的结论报告等.
1.4 竣工验收的档案
竣工验收期的一些工作材料,其中包括了单项工程的验收报告,整体工程的验收报告,以及验收会议的原始记录等.
2.在建水利工程档案的特点
2.1 法制性
根据国家颁布的相关法律文件,对在建水利工程档案的建立工作作出了严格的规定,以此来保障工程建设的质量.因此,其第一个特点就是法制性.相关法律文件,使在建水利工程的档案管理具有了完整的法律关系,也就是说,按照要求进行工程档案的建立工作,是在履行法律,一旦违背规定进行操作,就是违法行为.而且,工程的档案材料需要按照法律的要求进行整理,对收入的一些批准性文件,许可证书以及工程的施工图纸,都要经过有关政府部门批准或者资质鉴定部门的认可,否则不予收入档案,以此来彰显工程项目的合法性.
2.2 同步性
对于在建的水利工程项目,在立项阶段,就要进行相关材料的收集与整理,制定成档案要求的格式；然后在现场勘测,设计施工,监察管理等这些合同的签订的时候,要对水利工程档案的质量,份数以及移交事项做出明确的要求；而且在对工程进度与工程质量进行检查的时候,要对档案材料的收集与整理工作进行同时检查.这样可以保证在建水利工程档案反映工程进展的全过程.
2.3 实用性
在建水利工程档案,是具有实用性的档案材料,在工程的建设
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2.4 成套性
由于水利工程是一个很复杂的系统工程,所以对应的档案也自然由若干个单项工程的档案组合而成,形成的档案具有成套性,每个单项工程的档案都是不可或缺的.
3.在建水利工程档案管理方法与措施
3.1 提高认识
要提高档案管理工作者的思想觉悟,让其明白档案管理的重要意义.促使其在日后的工作中认真积极,尽量不出现差错.并且严格落实《档案法》与《水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》中的相关内容.
3.2 档案材料收集
进行档案管理,首先要加强档案材料的收集工作.首先是工程的前期,档案的管理部门应主动参与到和其他部门的沟通交流中去,并且去得到这些部门中人员的支持与帮助,及时的了解他们的工作动态,然后将一些批件与资料及时的收录到档案中去.其次是在工程的施工阶段,档案管理部门要主动和施工单位取得联系,然后将档案材料的整理要求告知这些工作单位的人员,促使其将施工环节中的档案资料整理齐全,方便在日后进行档案交接的时候不出现差错.最后是在验收阶段,档案管理部门需要指派专人参与到验收与交接的工作中去,并且在现场对移交的档案资料进行仔细审查,认真核对,来实现水利工程建设与水利工程档案同时验收,如果任何一方出现了问题,都不予决算.
3.3 档案材料整理
因为水利工程的建设周期较长,涉及的方面较广,参加建设的施工单位多,建设的项目也错综复杂,所以在建设中形成的档案一定很多.虽然上文中所说的档案材料收集工作可以在一定程度上减轻档案材料的整理工作,但是实际操作起来,仍是很繁琐的.比如在档案材料整理工作中第一个会遇到的就是分类组卷的问题,目前大多数档案管理部门都是采用按照单项工程项目来进行分类,例如对在建的水利枢纽工程进行档案整理,可以分成大坝,溢洪道,输水洞,电站和船闸等几大类.而在此之下,又可以按照专业不同设置不同小类.分类的编号使用工程代号与阿拉伯数字相互混合的编码方式.这样可以保证档案材料的完整性,而且管理起来简单,查阅起来还方便.其中,针对工程前期的档案,尤其是一些报批文件,可以使文字材料在前,图纸材料在后,同时正式批件在前,请示报告在后的顺序进行整理排列.而对施工阶段与验收阶段的档案,按照工程的程序与专业进行排列,要保证档案资料之间的联系性,前后的关系不要弄混,然后装订成册,形成规范的工程档案.
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3.4 制定档案管理制度
需要档案管理部门,依照相关的法律和政令,建立健全的规章制度,以此来规范档案管理工作.规章制度涉及的范围应当包括：档案的收集与整理制度,档案的管理制度,档案的借阅制度,档案的保管与保密制度,档案员的岗位责任制度等.
3.5 管理人员的培训
需要各级的水利部门经常对水利工程档案进行检查与指导,健全机构与体制,实行专人负责制.而且要定期开办水利工程档案培训班,采用不同的培训形式,来提高档案管理人员的专业知识以及档案管理法规的理解,提升档案管理人员的工作的素质与水平.
3.6 基础设施的建设
在建水利工程档案的重要性与其他档案一样重要,同样需要投入资金进行一些基础设施的建设,比如建设专用的档案室,购买专用的档案柜与档案盒,以此来为档案工作者提供档案管理的工作条件,促使其更好的完成工作.
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参考文献
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