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任何一家企业,小到街边的一个报摊,大到像沃尔玛这样的五百强巨头,离开信息就无法生存.当企业发展到一定规模的时候,常常会碰到这样的情况.每个部门有自己的数据来源,部门间的信息无法互相验证,甚至互相矛盾.总经理往往要求公司信息系统能够整合,数据能够互相验证.于是,信息系统的整合就成了企业经常遇到的一个问题.本文从孤立系统产生的原因,信息系统整合的必要性、可行性和具体策略,讨论企业信息系统整合这一问题.

系统孤立产生的原因

1．企业发展的过程决定了系统的发展是循序渐进的

企业初创始时对信息系统的要求一般比较低,而且常常没有足够的资金投入到信息系统,其对于信息的需求随着企业的发展而发生变化.所以,希望企业在初创时就有一个很清晰的战略,知道需要什么样的信息系统,把信息系统全部建立起来的想法完全是乌托邦,几乎没有实现的可能.即使是跨国公司在中国的新投资,信息系统的投资也是循序渐进的,也是有了业务上的需求后才会找到解决方案,然后再考虑投资.所以,孤立系统是企业信息系统的常态,是我们必须面对的现实.

2．企业信息系统本身决定了孤立系统是不可避免的

离开了业务需求,信息系统本身就毫无价值可言.根据系统的目的、用户对象和数据来源,可以对系统做一些分类：

（1）以操作为目的的系统：财务记账系统、进销存系统、考勤系统、计划系统等.这类系统的主要用户是企业的操作人员,目的是记录企业的基本数据、排出计划等.

（2）以分析为目的的系统：提供报表,供决策使用.主要是集团内部的报表系统、仪表板、BI之类的分析系统.

这些系统所服务的对象、存在的目的、需求产生的时间都是不同的,在市场上也很少能够找到供应商提供一个整体解决方案.即便公司的资金实力雄厚,也不可能把所有的系统一步到位地建立起来,得到一个一劳永逸的解决方案.而希望在企业初创阶段就把所有信息需求都搞清楚,发展出一个长期有效的企业信息系统实施战略以及整体规划也是不现实的.

信息系统整合的必要性

首先,我们应该考虑的不是怎样整合企业信息系统,而是考虑这是不是一个问题,系统整合真的有必要吗?

信息系统整合的基本目的一般有如下两个：

（1）基本数据共享：减少数据录入时间和差错.实现数据口径一致.

（2）信息共享：同一信息可以提供给不同的部门,减少重复劳动和重复投资.

如果部门间没有以上两个基本需求,则信息系统整合带来的好处就非常有限了.所以,并非所有的整合都是必需的.比如,如果财务系统和进销存系统是两个分开的系统,那么财务人员就需要手工计算很多存货信息、开票信息,并重新记录.如果因为种种原因,这两个系统是分离的,则整合不仅是必要的而且是非常紧急的.但是,如果集团需要报告一些关键信息,而这些信息很容易从一个或几个信息系统里取得,那么试图把集团报告系统和其他系统整合在一起就没有很大必要.

从另一方面说,整合的需求也不是非黑即白.极端的两头可能是完全没有整合需求和必须整合,当中是个灰色地带.根据企业性质的不同以及企业不同的发展阶段,整合的需求也是不同的.比如,CRM的主要内容是客户信息,主要使用对象可能是市场营销人员,CRM和财务系统的整合需求一般不是特别强烈.然而,如果这个CRM系统不仅记录客户基本信息以及一般的销售信息,而且需要知道公司在某个客户上的投入,则CRM和财务信息的整合需求就增强了.

关于信息系统整合,比较少论及的一点是信息和权力的问题.我们常常说知识就是力量（KnowledgeisPower）.Knowledge其实也可以解释为知道,Power解释为权力.KnowingisPower也可以写成InformationisPower.在信息系统整合过程中无可避免地会碰到信息共享和权力的问题.如果不能深刻理解企业信息与部门权力和利益之间的关系,信息整合不但可能是无效的,而且也可能是有害的,或者是高成本的.

企业信息系统整合的可能性

首先,必须看到信息系统的发展确实是循着从分散走向整合的路径.其中最明显的就是ERP的发展.国内的用友、金蝶等系统,最初是以财务系统起家,为众多企业所用.逐渐地,我们看到这些厂商开始注重存货系统、财务系统与生产管理系统的集成.ERP的发展道路实际上就是系统整合的一个最好的例子.所以整合是可能的,只是取决于整合的程度要求而已.

信息系统整合的具体策略

企业信息系统整合的策略大致可以分成两种,一是大规模研究企业信息系统现状,制定中长期信息系统策略,系统整合将是该策略中的重要组成部分.二是当有信息共享需求的时候就开始做相应的整合工作,解决新发现的问题.

上述这两种策略都是有其自身的好处和问题的.

策略一是顾问们最喜欢谈论的.所有的分析都很有逻辑,结论也很清晰.问题在于其本身的成本和结论的时效性.大规模研究的成本较高,关键在于今天得出的结论充其量能够满足今天的需求.在市场瞬息万变的今天,信息系统的需求也会发生很大的变化.这样的情况完全有可能发生：项目做着做着就发觉没有用处,结果是资源被浪费,信息管理部门的信誉也受到很大影响,话语权逐渐丧失.

策略二的成本比较低,一般可以满足目前的需求.问题在于信息管理部门往往忙于应付,今天有了需求,满足了,明天又会出现新的需求.其总成本可能相当高.

笔者认为比较好的做法可能是将两者结合起来,对于信息系统整合建立一个中期的规划,从整个企业的角度看信息需求和数据共享,并同时解决一个个单独冒出来的问题.具体的做法如下：

1．分析企业各个部门的信息需求以及现存信息系统（分短期和中期,雪中送炭的信息和锦上添花的信息）

需要各个部门考虑目前有哪些信息需求?在不远的将来会有哪些信息需求?我们目前有哪些信息系统?哪些信息需求已经通过现有的系统得到实现?哪些信息需求尚未得到满足?哪些部门可能会有我们需要的信息?应该怎样实现本部门的信息需求?

2．信息来源和共享信息的分析

将所有部门的信息需求以及所能够提供的信息汇总,制定一个信息需求和提供的交叉表（见表2）.通过交叉表可以判断信息整合的需求和共享的可能.

3．系统整合的需求

从上述交叉表我们基本可以判断数据的来源、加工以及分发的过程.从中我们可以发现很多重复工作以及缺失工作.理论上讲,企业数据不得发生冗余.一个数据只有一个来源,不能够有多个来源.

4．系统整合的策略：

系统整合的原则非常简单：去除冗余数据,去除一个数据的多个来源.

一般而言,系统整合有两种方法.一是用新的系统替代以前的一个或几个系统.比如,现在就很少看到企业用单独的财务系统和进销存系统.如果有这样的情况,一般企业会实施ERP来替代财务和进销存系统.显而易见的好处就是财务不需要手工计算销售、采购、存货

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