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摘 要：公证档案是公证机构对其公证证明活动的一个完整、真实的记录,属于国家档案的重要组成部分,在日后的工作中具有重要的考查和利用价值.因此,有效地整理、保管好公证档案是公证机关的重要任务.
关 键 词 ：公证文书 档案管理
公证档案体现了公证机关贯彻执行国家有关法律、法规和各项方针政策的执行情况,公证档案对公证工作的总结、研究也起着非常重要的作用,它体现了公证机关的基本职能,体现了公证机关的证明效力.如今随着社会经济的发展、人们法律意识的提高,大家的公证观念也明显增强,因此对公证档案的管理水平的要求也越来越高.
一、对档案管理人员的要求
公证档案管理人员应由具有一定专业知识的人员担任.公证档案管理人员应坚持四项基本原则,能够认真执行党和国家的方针、政策,忠于职守、严守法纪,热爱公证档案工作.
二、档案的立卷归档、接收和整理
公证事项办结后,首先应当对公证文书进行整理.公证档案立卷的原则是按年度一证一卷、一卷一号.对于同一当事人为同一目的而办的多项公证可以合并成一卷,办证人员应当在三个月内将公证文书整理完毕并移交给档案室,并办理好必要的交接手续.
档案管理人员在接收档案时,应按照《公证文书立卷归档办法》的各项要求,严格检查案卷质量,对于符合要求的进行接收,办理好档案移交手续.公证档案分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类,并按公证档案的类别、年度、保管期限等编写归档顺序号,并逐一录入微机进行归档.对以密卷保存的档案,应当单独编号进行归档.
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三、档案的借调与查阅、保管和防护
在借阅档案时必须履行一定的审批和登记手续,并限制一定的借阅期限,在限期内因某些特殊情况不能按期归还公证档案的,在经领导批准后办理延期借阅手续.对于需要借出的公证档案,借出时要办理好交接手续及借据,并在规定的期限内按期归还档案.还回时如发现文件材料有缺损、案卷被拆封、涂改、增删等情况,应立即向领导汇报,并及时进行追查.
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四、档案的保管期限
公证档案的保管期限分为永久、长期、短期三种.永久保存的公证档案,一般是与变更人身权利、义务关系方面及涉及不动产所有权转移方面有关系的公证档案,如收养、继承、出生遗嘱等需要长时间利用的公证档案；长期保管的档案一般是涉及一些关于履行期取限在十六年以上的合同、协议等属于在相当长时期内需要查考、利用的公证档案,保管期限为六十年；短期保管的档案一般是履行期限在十六年以下的合同、健康证明等在较短的时间内需要查考、利用的公证档案,保管期限为二十年.在对公证档案划分保管期限时应严格按照《公证管理办法》进行,以免造成不必要的损失.
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总而言之,公证文书档案是公证活动中形成的、对整个公证活动进行的真实记录,因此它对当事人合法权益的维护、公证效力的保障发挥着不可替代的作用,同时它对公证工作的发展,对公证活动的实施、监督具有重要的查考和利用价值.对公证档案的收集、整理、归档、保管等工作都是为了日后更好地利用,因此在公证档案的管理过程中,应强化法律意识和档案意识,牢固树立依法管理档案的观念,实现公证档案的规范化管理,在公证档案管理的每一环节都要本着严谨的工作态度,管理好公证档案,利用好公证档案,使公证档案的价值得以充分实现.
参考文献：
[1]姚伟鸣,周苏平.对公证档案管理的理解[J]中国公证,2010（6）.
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（作者单位：黑龙江省宁安市公证处）
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