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摘 要：公墓档案是指公墓基建资料档案,财务管理档案,墓穴资料等档案,从形式上可分为电子档案与纸质档案.加强公墓档案管理是贯彻落实国家法律法规的要求,规范公墓管理的重要内容,也是提升殡葬服务的迫切需要.本文客观地分析总结了公墓档案管理的重要性,指出了档案管理的必要性.
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关键字：公墓档案；法律法规；规范管理；提升服务
档案是指国家机构,社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录,或组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息.公墓档案指的就是公墓在建设和管理的过程中形成的,能够记录和反映公墓的基建情况、财务收支情况、墓穴信息等重要资料.
1.加强公墓档案管理是档案自身属性的本质要求
档案是历史的真赁实据,具有一定的法律效用,这一点它不同于其他文献.档案之
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档案管理的最大意义在于档案的凭据作用.档案与一般的文献资料不同之处在于,档案是历史的真实记录,是法律意义上的重要依据.档案的重要凭证作用,是档案形成的过程所决定的,是档案自身所具有的特点,因为档案的形成是自然的,这种自然性,决定了它在记录事件和事实的客观性、真实性.从档案的形态上看,不管是纸质的档案,如亲笔信、重要合同原件、电报等,还是电子或者影像的档案,都保留和真实反映了当时的情况,这种不以时间的推移而改变的本质属性,决定了档案管理的重要意义.
档案具有很高的参考价值.因为,档案记录了不同时期的当时的真实情况,从历史的变迁中可以寻找到事件的痕迹和轨迹,为人们的社会实践提供重要参考,也就是所谓增长经验,吸取教训.
公墓档案记录了逝者的重要信息,记录了逝者相关联亲属的重要信息,记载了墓穴的位置、价格、编号、建筑时间等重要信息,这些信息是自然信息,也是公墓档案的组成部分.妥善保管公墓档案,是处理和应对墓穴纠纷,保障和维护利益的法律依据.反之,公墓档案管理不当,出现档案丢失等情况,不但造成公墓管理的混乱,而且容易产生墓穴纠纷.
公墓档案反映了殡葬改革与发展的轨迹,是我国历史文明进程的真实记录,对我国的历史科考和研究都具有很高的价值,因此,做好公墓档案管理不仅是对现实负责,也是对历史的贡献.
2.加强公墓档案管理是贯彻落实国家法律法规的基本要求
《中华人民共和国档案法》是我国档案管理工作最重要的一部法律法规,对档案管理职责划分、档案的保管存放、档案的保密与销毁等都做出了明确的具体的规定,是依法加强公墓档案管理的重要依据.加强公墓档案管理是贯彻落实国家档案管理法律法规的具体体现, 也是建设法治国家的基本要求.
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围绕国家档案管理的规定,民政部、各级民政管理部门,各省、市、县人民政府都结合本部门、本地区实际情况,出台了公墓档案管理的具体规范.这些具体的管理规范,是我国档案管理的法律体系的重要组成部分,也是各公墓实施档案管理的制度依据.
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为规范公墓的管理工作,提高公墓管理水平,切实保障殡葬服务秩序,依据政府的法律法规加强公墓档案管理,不仅体现了国家法制化的本质要求,也符合公墓管理工作的基本规律.
公墓档案管理人员要认真学习政府的法规法规,真正做到依法建档、依法存档、依法用档.
公墓档案管理机构要结合本地区本部门的实际情况,建立健全公墓档案管理的制度,使档案管理有法可依,有据可依.针对档案管理的权责划分,档案的保存销毁、档案的建立与登记,档案的借阅与使用等事项作出明确规定.
加强对公墓档案管理的检查和监督工作.既要检查公墓档案保存的场所基建情况,保存条件和硬件建设是否合规,又要检查档案信息的记录、分类等情况,确保档案管理“软硬”都达标.
3.加强公墓档案管理是做好公墓基础管理工作的需要
加强公墓档案管理,是做好以墓穴管理为抓手,以服务管理为中心,全面做好公墓管理工作的需要.
随着社会经济的发展变化,人文社会理念的更新,公墓管理由基本的职能管理逐步转向提供服务为重点.随着这一趋势在实践中的强化,必然会产生大量的档案资料,档案管理的数量急剧增加,只有提升公墓档案管理的硬件设施,加强公墓制度化管理,才能为丧户提供便捷、快速、全面、准确的服务.
首先,建立档案管理的岗位责任制.明确档案管理的组织架构,指定档案管理的专门人员,明确相关岗位的工作职责及承担的义务责任,增强档案管理人员的责任意识、服务意识和管理意识.
其次,实行绩效考核,将公墓档案管理与经济收入挂钩.实行绩效考核,不仅能够增强公墓档案管理人员的工作责任心和责任感,确保本职工作保质保量完成,而且能够调动档案管理人员的积极性,创新档案管理的方式和方法,使档案管理与公墓管理更好的衔接,建立起一个完善的管理体系.
此外,要及时更新公墓档案管理硬件和软件设施.定期对公墓档案存放场所的硬件设施设备进行检查,实现对存放环境的实时监测,确保档案存放地点的消防安全；升级公墓管理系统软件,方便管理人员及时、快速处理大量数据,优化工作要素,提高工作效率.
4.加强公墓档案管理是提升殡葬服务的重要措施
公墓档案管理是殡葬服务的重要组成部分,也是目前公墓管理普遍存在的薄弱环节.加强公墓管理,提升殡葬服务水平,不仅仅是加强墓区的硬件建设,更重要的是为丧户提供安全、可靠的信息服务.
做好公墓档案管理,首先要抓好档案管理人员的管理.建立档案管理工作规范,做到制度上墙,公开透明,规范服务；严格按照档案管理的相关规定和工作流程进行存档、借档,做好档案查阅、借阅的登记工作.
做好公墓档案管理,就要具有保密意识.丧户的基本信息,逝者相关联亲属的基本信息,都是公墓档案的内容.因此,档案管理人员要有责任意识和保密意识,严守秘密,不得随意向他人透漏档案
信息.
做好公墓档案管理,要注重创新创造.开发多种检索工具,改变传统的纸质检索,提高调档的效率,以便丧户能及时查到所需的信息；定期对档案进行更新维护,确保档案资料的真实性和可靠性,让死档变成活档,提高建档和存档的质量；要从档案管理的角度研究,提出公墓管理的建设性意见和建议,不断提升公墓管理水平.
总而言之,公墓档案管理是公墓管理的重要组成部分.但长期以来,由于重基础设施建设,轻公墓管理等现场的存在,公墓档案管理不成系统,存在诸多薄弱环节.只有抓住公墓档案管理的核心要素,采取针对性的改进措施,不断提高公墓档案管理的水平,才能实现真正意义上的公墓管理的法制化、规范化、现代化.
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