浅谈如何运用工作说明书

【摘要】文章描述了工作说明书在XM公司人力资源开发与管理体系中的应用，特别是在公司的人才招聘、员工培训、工作绩效考评的应用，我们可以从实际的应用中看到工作说明书合理应用明显使员工的满意度明显增加，工作主动性和积极性提高，离职率下降，组织的工作效率有较明显的提高。【关键词】工作说明书招聘培训绩效考核

XM公司是浙江兰溪市一家生产、销售铝合金百叶窗材料及铝合金百叶窗成品的有限责任公司。其前身是一家制作布窗帘的个体户。公司成立于1993年，所有权属于一对夫妇，丈夫任董事长分管生产，妻子任总经理分管销售。公司所有权与经营权完全统一，是典型的家族企业。XM公司一直在窗帘行业发展，1996年通过对窗帘市场前景的准确预测，公司转产铝合金百叶窗销售并顺利发展。公司的组织结构以及工种（职位）也一直很简单。公司的一切事务不分大小都由总经理夫妇直接决策。现在随着其市场份额的快速增长，公司规模在迅速扩大，仅凭老板个人来管理整个公司已是力不从心了。由于管理不到位而造成的损失也日益显著，长期合作的客户对公司产品服务的投诉也逐渐增多。员工对公司的抱怨也以各种形式不断发生，导致工作质量与效率的下降，员工流失率不断上升，招聘成本上升等等问题反复发生，且有不断加剧的迹象。面对这样严峻的形势，MX人力资源部开始着手进行人力资源管理的变革，人力资源管理中的基础工作是工作的分析和设计。运用此次工作分析和设计的成果--工作说明书，对XM公司组织结构以及人力资源开发与管理体系进行了调整、完善。在一定程度上解决了XM公司目前人力资源开发与管理方面存在的几个突出问题。

一、工作说明书在招聘中的应用

工作说明书所提供的信息包括工作的主要任务，以及具备的人才条件。根据公司的人力资源规划、公司各部门的需求以及工作分析的结果来确定所需要的人员配备及组织内已有的人力资源状况。如果某岗位出现空缺，根据公司的激励制度首先考虑内部招聘，如果内部有合适人选依据工作说明书和内部招聘程序进行内部人力资源调配工作。如果不能从内部招聘，则要根据空缺岗位的工作说明书要求进行外部招聘工作。根据公司制度由部门主管提出招聘申请报人力资源部，人力资源部根据公司人力资源规划和定员定岗标准确认是否需要招聘，如果需要报总经理审批。为了激励内部员工，可以根据工作说明书的岗位晋升路线图优先考虑内部招聘；如需外部招聘，根据招聘的岗位和人员素质要求确定招聘渠道。此外，还可以根据工作说明书中的工作内容、任职条件等确定面试内容，在面试过程中，让面试者进行初次述职，一方面可以考察其对本岗位的认识，另一方面可以考察其工作经历的真实性。招聘预算，则需要考虑招聘人数、招聘渠道等，这项内容难以完全依靠工作说明书来进行判定。招聘时间则需要根据最迟到岗时间的要求来考虑。
根据工作说明书制定的招聘流程如图1所示，对招聘渠道进行了调整，面试人员、面试内容等都进行了合理安排，招聘效率明显提高。但在对因组织结构调整出现的新管理职位进行招聘时，效果不明显。因为他们普遍对中小家族企业的信誉尚缺乏信任。为了吸引这类人才，公司需要在其他制度方面进行改革，如集权与分权程度，高层次人才激励手段，信誉保障等。


二、工作说明书在培训中的应用

设计组织的培训计划和人才开发计划都需要运用工作分析与设计所获得的信息，工作分析与设计以及作为结果的工作说明书显示出了工作本身要求雇员具备哪些技能，从而自然也就能够了解雇员的培训需求，根据培训需求制定培训计划，才有可能使培训具有针对性、及时性和有效性。具体操作如下：根据工作说明书中的职位知识、技能与员工实际工作绩效进行对照，分析绩效落差原因，如果原因是因为工作说明书的原因，则需要对其进行修改，如果是员工原因，则需要分析原因出此哪一方面，从而确定是否可以通过培训消除绩效落差以及培训的目的、内容、方式等。