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摘 要 ：XF公司根据自身的管理需求应用了条码技术,连接产品生产到销售的整个流程,保证了信息的准确性,并促使整个流程准确规范运作.
关 键 词 ：条码、跟踪、识别
XF公司专门从事玉米种子的研发、生产和销售,拥有11家中转库.目前,该公司采用了条形码物流跟踪系统,将条码技术应用于生产、仓储、运输等环节,涵盖从产品下线、仓储、运输直至运达客户的整个过程,保证了数据的准确性.本文以XF公司的条码及其系统应用为例,介绍条码系统在产品代理物流中的应用情况.
条码技术的应用情况
(一)在仓储管理中的应用
1 库内科学编码、准确定位、快速采集和处理信息
XF公司根据管理目标定义条码规则,对库存的种子进行科学编码,并贴上条码标签,以便于后续仓库作业的各个环节进行相关数据的自动采集.同时,对仓库的库位也进行科学编码,并用条码符号加以标识,实现仓库的库位管理.入库时采集货物所入库位的条码,并导入管理系统.库位条码化管理有利于在大型仓库中快速定位库存品所在位置,实现先进先出的管理目标,提高仓库作业的效率.仓库保管员使用带有条码扫描功能的手持终端进行相关数据采集,然后把采集的数据上传到计算机系统集中批量处理,自动更新系统中的数据；也可以将系统中更新后的数据下载到手持终端,以便在现场进行查询和调用.
2 条码在仓储作业流程中的应用
产品入库时,验收人员按单验收货物,系统根据编码规则生成条码标签.首先给货物贴上条形码序列号标签,用以跟踪该物品在物流中的位置,从而进行实时监控.然后,操作员扫描该物品的条码标识实现该物品的入库操作,并将操作信息返回给管理系统.此时,用户或管理员登录中转库管理系统,即可迅速查询该货物的状态和位置.入库后,自动生成入库单号.同时,可以区分正常入库、退货入库等不同的入库方式.
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产品出库时,按单据在指定货位进行拣货,并将所发的货送到公共发货区,使用手持终端扫描货位及货品条码,输入实发货品数量,如果所发的货品与出库单号数据不相符时,终端自动显示并报警提示,避免错误操作.仓库人员或管理人员可以查询相关发货数据.维修出库或其他出库,自动生成出库单号,可以区分不同的出库方式.
XF公司还定期对库存货品进行清点.首先,扫描货位条码和货品条码,并输入货品盘点数量.当所有货品盘点完毕后,即可获得实际库存数量.同时,由计算机产生系统库存与实际库存的差异报表.如果库存差异在可接受范围内,并得到管理人员确认后,系统按盘点结果更新库存数据,否则中转库需要进行复盘处理.
(二)在运输中的应用
种子生产到运输途中,在每一个关键的监控点上,XF公司要求操作员扫描装箱单的条码标识,记录该货物的相应状况.操作信息返回给管理系统后,即可在系统中获得该货物的运输路径.
货物抵达目的地后,操作员扫描包装箱上的相应条码,将读取的信息与配送单据进行比对,确认该货物的目的地是否正确,并记录该货物入库状态.随后,操作员开箱扫描箱内货物的条码标识,根据读取的配送信息将货物放置在相应的送货区.将操作信息返回给管理系统,此时货物的状态为“抵达目的中转库”.
送货时,操作员扫描送货区的物品条码,并记录相应的送货员工号,将此信息返回给管理系统,就可以知道货物已在途中.送货员抵达客户处时,扫描物品条码,并记录相应的客户信息,系统自动记录送达时间.此时该物品就完成了一个完整的运输过程.
(三)在货物跟踪中的应用
鉴于XF公司代理产品的业务特点,其物流跟踪信息系统是独立于企业自身管理系统的单独管理在途货物的信息平台.该平台利用条码技术,对货物的物流信息进行采集跟踪,满足公司对售后服务、质量控制等方面的管理需求和数据可追溯的需要.
1 系统功能模块
XF公司的物流追踪系统分为7个功能模块.产品查询模块包括三种查询方式,分别为大小袋码号查询、生产批号查询、运输单号查询；发货管理模块中文件上传是指对条码文档的在线上传,使其文档中记录的运单号、大袋码、小袋码、经销商代码与产品生产时产生的生产批号条码标识形成对应关系,方便日后产品从生产到销售过程的有效追踪；生产管理、数码管理、销售管理为公司内的产品跟踪,具体操作在ERP中完成：基础数据中记录与公司联系的所有仓库、经销商信息.仓库与经销商遵循共同的编码规则,使庞大的信息流代码化,可方便快捷地进行追踪查询.
2 货物追踪与识别
为了保证产品追踪的有效性,通过条码来标识每件(袋)货物,从生产、入库、出货、销售等各个环节采集产品的序列号.将这些产品信息记录到数据库,通过XF物流追踪系统可以查询到这些数据,从而保证货物追踪的有效性.同时,为了保证数据信息的准确性,放弃手工记录,采用无线扫描器来记录每一个关键性产品.扫描器能够准确、快速地采集数据,并实时反映出错误的操作,提醒操作员应该加以注意.
此外,物流追踪系统能够帮助改进售后服务,进行市场分析,还可以协助查询各区域的货物非正常流动,防止发生窜货.
3 条码与防伪
XF公司对每袋产品的质量和销售进行全程跟踪,从生产地,到烘仓、中转仓、脱粒等程序,一直到零售商.农户可以上XF公司网站或通过手机短信平台查询每一袋种子的真伪和去向,并且网站和短信平台只提供次防伪码的查询.当发现一个条码
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条码技术应用中存在的问题
XF公司要求中转库在做每一笔出库业务时,把出库的所有整件的大袋码撕下或是现场扫描,用采集器在48小时内完成录入.对于非整大包装的产品,要手工登记袋码.大袋码丢失的要单独存放,完全登记小袋码后,以整件或小袋形式单独出库.同时,要及时导出条码数据,传给北京物流总部,由相关人员审核后上传物流追踪系统.在整个应用流程中也存在一些问题.
(一)系统处理导致的条码信息错误率
XF公司的条码系统中,条码信息扫描时采集文件的名称为ERP系统出库单号的8位数字.当采集器系统出现问题,不能同文件名采集时,需要改动出库单号的第5位数字,并进行文件的拆分,这样的操作会出现条码文件重名的现象.另外,操作员扫描过程中的失误或扫描设备的故障都会造成文件信息出现差错,主要表现为条码文件名错误与重复.
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(二)条码信息上传过程中的 错误
采集条码时,需要将条码按客户分类保存.采集器的5位经销商编码一定要与单据上记录的信息一致,否则将无法准确追踪货物的流向.但由于中转库扫码或是外界客观原因,条码文件记录上会出现混淆客户代码对应关系的情况.这种问题的出现会导致一是根据条码系统无法查询准确的经销商信息；二是无法有效识别货物的跨渠道不规范流动.
(三)大、小袋码对应关系上的错误
根据中转库条码抽查报表,以及大小袋码之间对应关系的核对,小袋码存在差错会给条码查询带来一定困难,无法追踪货物流向.另外,由于生产或是操作员扫描时的失误,会出现小袋窜袋的情况.
(四)条码文件内数据错误
后期上传的工作结束后,据公司要求中商系统根据2010年度XF种业物流数据进行统计汇总.根据2010年9月1日至2011年3月17日的统计,错误条码的比率为4.98％.
针对发生错误率较高的运单文件的分类汇总,发现如下问题：中转库保管员面对数量庞大的发货单,无法做到100％扫码；条码出现多位少位；保管员自行编码.这些问题会导致条码对应其他运单号,提供错误的货物信息.
XF公司对中转库的条码文件整体情况进行了汇总(图2),针对发现的问题,会有相关人员在上传文件时进行及时的审核更正,确保信息的准确性.
条码技术应用的优化建议
随着计算机网络技术的迅速发展,条形码成为人员、物资、器材编码识别的重要方式.在推广应用条码技术时,需注意以下几个方面：
(一)编码方式的标准化,规范化
物流管理中货品的信息除了品名、规格、数量、生产厂名等信息之外,还有批号、流水号、生产日期、保质期、发运地点、到达地点、收货单位、承运单位、包装类型、运输单号等信息.所有信息都保存在XF物流追踪系统的数据库内,其中一部分信息由条码来表示,以便随时提取.条码所表示的信息越多,越能随时获得这些信息,但条码标签的尺寸随之增大,识读所需的处理时间也随之增加.因此,在应用条码技术之前,必须合理确定条码所应包含的信息量.在尽可能和国际标准接轨的基础上,应制订一套货物专用编码规则,详细规定条形码的符号标准、质量标准,使条码应用达到标准化、规范化.此外,XF公司为了防止不法人员按一定规律伪造产品标签,产品的大、小袋码使用随机不重复的条码进行标识.
(二)科学选择专用设备,做好维护保养
扫描器的分辨率不是越高越好,这是因为分辨率越高成本越高,而且由于印刷质量的原因,符号中的污点、孔隙、粗糙不匀边缘等缺陷在扫描时会被误识为条或空,影响扫描器的首读率和误码率.
条码设备属于非接触式使用的设备,避免了由于接触造成对设备的硬伤害.但并不是说条码设备不需要维护,灰尘的堆积、电路的损坏等都将直接影响数据的准确读取.因此要制定相应的维护保养制度和操作规程.
(三)加强对相关人员的培训
在XF公司与第三方物流供应商的合作中,中转库的人员由第三方负责管理.公司总部的物流部门要定期对中转库人员进行培训,使中转库保管员了解公司对条码管理的重视,保证中转库条码文件传递的速度和质量,有效降低条码的差错率,提高物流追踪的时效性.
(四)加强中转库管理
XF公司与11家中转库合作,其中3家由经销商自行负责管理,条码信息出现的问题也主要集中在这3家.经销商无法像专业的第三方物流公司那样保证扫码率,有些经销商为了个人利益,一张运输单仅完成1／3的条码录入,其他部分存在仓库保管员自行编造的情况.针对这些问题,公司应加派人手负责条码的管理,或是全部与专业的第三方合作,避免出现管理漏洞.特别是在发运期间,要有专门的人员来负责条码的采集和上传工作.
(五)加强经销商管理
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由于XF公司的产品在市场上供不应求,在没有严格管控的情况下,经销商会恶意窜货,不但查处成本高,而且如果对条码数据信息利用不好,也难以查实证据,给预防和处罚带来难度.XF公司应根据条码数据提供的经销商统计信息,建立完善的经销商管理体系.
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