浅谈人力资源保障部门的档案管理的规范性

浅谈人力资源保障部门的档案管理的规范性

【摘要】人力资源保障部门作为国家一个重要的事业单位，其在档案管理上的要求和其他事业单位比起来则更为不同。它一方面承担着国家事业单位全部人员的人事档案，同时也有自己部门的档案，所以在工作中提高档案管理的规范性，对于广大档案管理人员来说是一个十分重要的内容。
【关键词】人力资源档案规范管理
人力资源保障部门作为国家一个重要的事业单位，其在档案管理上的要求和其他事业单位比起来则更为不同。它一方面承担着国家事业单位全部人员的人事档案，同时也有自己部门的档案，所以在工作中提高档案管理的规范性，对于广大档案管理人员来说是一个十分重要的内容。
人力资源保障部门的档案大体上分为人事档案和部门档案，其中部门档案只是人力资源保障自身的档案，而众多的人事档案则是广大档案管理工作人员要处理的重要内容。尤其是每年接受的大学毕业生档案就会耗费我们大量的精力，这都需要我们不断的改进管理，加强规范性。
一、人事档案
人事档案分为机关事业单位人事档案和大学生毕业档案两种，我们在管理的过程中，要通过规范方式，让各种档案能够科学的管理，以免造成一定的麻烦和管理混乱。
首先，对于机关事业单位的的档案管理，它是一个全方位反映机关事业单位人员的成长经历的档案内容，在这里不允许出现失误，否则就会给档案人的利益造成侵害，这也是违背档案管理工作人员的工作准则的。
在人事档案管理上，最有效的方式就是计算机数据库管理，我们可以用信息管理系统，也可以简单的自己制作EXCEL表格数据库，这样就可以方便的，规范的管理好机关事业单位人员的信息和档案；同时，我们还可以把档案人的纸制档案通过编号的形式储存，与计算机数据库联合，这样就可以规范我们的档案管理工作。
其次，对于大学毕业生档案的管理，也是我们档案管理工作人员的一个重要工作。按照国家的规定，大学毕业两年后，档案如果还没有找到相应的单位接收，就要被学校打回原籍人事部门，而人力资源社会保障局则成了这个问题焦点。对于大多数学生来说，他们可能忽略了自己的档案，而各个学校发过来的档案又比较混乱，如果在这个方面不能规范的管理的话，势必给学生的利益造成侵害，一旦档案丢失，将来学生来查的话，对于学生来说就会带来更大的麻烦。
二、单位档案
单位档案是人力资源保障中心自己的档案管理，既包括员工档案也包括单位的档案管理，所以，在档案管理上，我们要针对单位管理的特点对此进行相应的管理，以免造成不必要的麻烦。
员工档案?c机关事业单位的人事档案不同，它所反映的主要是本单位员工的基本信息和成长过程，在这里，我们最好是采用电子信息管理系统，这样就有利于我们档案工作人员能够更方便的掌握单位的人员信息，也方便领导对单位人员的信息查阅，这是一举两得的。
单位大事记档案是记录单位一定时间内的事迹记录，它所反映的是一个单位的成长历史。所以，在此档案的管理上，我们也最好是采用电子管理的模式，同时附上纸质的证明材料，以及影像、视频材料，以便于让单位的大事记档案能够鲜明的展示出来，同时也可以通过互联网与外界衔接，让更多的人了解单位的大事记，也符合政务公开的原则。
还有一些档案就属于日常使用类的档案，它的年限比较短，所以在经过一段时间的保存后就可以销毁了，这个就不做正式的要求，但在其管辖时间时效内，最好也是按照时间管理模式，这样都有利于在档案查阅方面完善。
三、各种档案的维护
对于人力资源保障部门来说，档案无外乎分为纸制档案和电子档案两种，对于不同的档案要采用不同的维护方案，以免给国家带来巨大的损失。
对于纸制档案来说，主要是防止其受到外来因素的破坏，其主要破坏来自水和火两类。对于档案室来说，其房间要保持干燥整洁，防止漏水现象的发生，以免浸泡档案。同时，又要防火，防止由于火灾给医院带来重大的损失。因此，对于档案工作人员来说，要经常的检查相关设施，防止由于水火给档案造成损失。
对于电子档案来说，其最要防止的就是计算机硬件损伤和病毒的侵袭。计算机硬件的损伤主要是指服务器的硬盘，一旦服务器的硬盘发生问题，那么整个的电子档案都将发生问题，所以对于档案管理人员来说，要及时做好信息的备份，这样有利于我们保护好电子数据。另一种主要的侵害来自于病毒，由于当前大多数计算机都采用互联网的形式接入，这就给一些狂热分子带来了机会，他们可能会利用系统的漏洞来攻击计算机的系统，而对于计算机系统来说，一旦被攻击，整个系统就会瘫痪，所以，作为档案管理人员来说，要与信息技术部门经常对我们的系统进行维护，防止其因病毒的入侵而使系统遭受破坏，同时，我们也要及时做好备份工作，就算一旦破坏，我们可以马上恢复。
总的来说，人力资源保障部门的档案管理具有一定的复杂性，我们只有通过规范的管理模式，才能够让档案管理工作方便起来，让我们的档案管理工作既可以方便单位也可以方便群众，使得我们能够更好的为人民服务，让国家放心。
参考文献：
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