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【摘 要】计算机技术的飞速发展,促进了计算机在档案工作中的迅速应用和普及,目前,档案管理逐步进入网络化、信息化管理,档案信息也逐渐走向数字化,这对传统的档案管理方式无疑是一极大的挑战 . 如何在科技高速发展的今天加强计算机档案管理就成为我们面临的新课题.
【关 键 词 】计算机；档案管理；问题及对策
档案管理是一门科学,档案工作就是用科学的原则和方法管理档案.运用计算机对档案进行管理无疑是用科学的方法管理档案的重要体现.随着我国经济的迅猛发展和社会的不断进步,我国的人力资源、物质资源、财务资源以及信息资源都处于不断的快速流动和交换之中,档案的数量也呈现直线上升的趋势,档案的使用也越来越频繁.传统的档案管理根本无法满足日益增多的档案和日益频繁使用的需求.现代社会是信息爆炸的时代.信息技术在各行各业的使用越来越普遍.档案管理的现代化和信息化成为社会发展的必然趋势.
计算机技术的飞速发展,促进了计算机在档案工作中的应用和普及我国档案计算机管理应用从80年代初开始,经历了实验、实用、普及、网络化等发展阶段.单位的决策者,越来越体会到计算机所带来的快捷、高效服务不可或缺.在这个发展过程中,档案计算机管理应用从无到有,取得了可喜的成就,但是,从总体看,在档案计算机管理工作中还存在着一些亟待解决的问题.
一、计算机档案管理工作中存在的问题
实施计算机档案管理,确实体现了节省资源、提高效能、自动检索、延长档案的生命周期等优越性.但在工作实践中还存在着一些问题.
1.计算机档案管理专业人才缺乏.档案管理是一种特殊管理业务,其管理既需要有
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2.硬件设备在档案管理中投入不足.从总体情况看、经济发展程度和单位自身条件成为制约计算机大规模应用于档案管理的关键.由于档案部门直接创造的经济效益极其有限,而在市场经济条件下,人们又常常注重眼前利益而忽视档案管理工作的重要性,因而对档案管理方面的投人严重不足.
3.档案管理软件在标准化和实用性方面存在矛盾.除去档案部门自行研制开发、本单位自己使用的软件以外,社会上一些专业性的公司开发的软件多种多样,由于没有统一的计算机档案管理系统国家标准可以遵循,档案信息系统和网络建设层次不一,采用的中文环境也不尽相同,数据库结构互不一致,数据格式互不兼容,造成系统通用性差,为联机检索、数据交换、资源共享乃至建立统一的网络和并入国内、国际网造成困难.一些无力研制档案管理软件的单位又很难挑选到最合适自己的管理软件,只能盲目使用,造成档案管理软件使用混乱.
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4.电子档案的真实性、准确性、安全性存在威胁.真实性和准确性是档案的最基本的要求.无论是计算机本身形成的预归档文件、数据还是在网络上传递的电子档案,都很难把握其内容的原貌.甚至经过扫描制作的电子档案,也会由于病毒等原因失去其原始性.因此,难于像纸质文件那样确定哪个是“原件”.随着办公自动化的实现,利用计算机处理和制作文件越来越显示出其不可替代的优越性.同时,过分依赖计算机致使记录在磁盘上的文件材料归档不及时、不完整,甚至丢失的现象也随之而出现.在实际操作中,由于不重视妥善保管储存于计算机硬盘和软盘上的文件,文件被误删、被病毒侵人而致使文件被毁,在很大程度上影响了文件档案的质量.这个特点直接影响到电子文件的真实性、准确性和安全性.
二、规范和完善计算机档案管理工作的对策
随着计算机技术的进一步发展,档案计算机管理是未来各级各类档案馆的发展方向.尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中,可其信息的数字化特征是肯定的.在计算机档案管理实现的进程中,可能会遇到各种各样的困难和挑战,只要不断探索,研究新方法,必将加快计算机档案管理的进程,提高其工作质量.
1.更新档案管理观念,改革档案管理模式.档案是人类社会活动的产物.随着人类文明的进展,档案载体的形式也在发生着改变.人们所称档案是人类历史的真实记录,这既是概括了档案作为原生信息的价值,也包含了档案自身的物质形态.在科学技术日新月异的今天,现有的档案管理模式在某些方面已经不能适应当前档案管理的需要.调整档案管理模式,使管理模式从单纯的纸质收集、整理、调用的管理,逐步过渡到包括电子技术、管理和以人为本的管理方式中来.计算机技术的飞速发展,为档案管理工作开辟了一个全新的领域,同时也为档案工作带来了一定的影响,但这种影响是可以通过技术、管理、协调等手段加以解决的,可以将不利因素转化为有利因素.
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2.提高计算机档案管理工作人员的综合素质.工作人员是档案管理工作的操作者,他们的认识水平和综合素质关系到归档的及时、准确、完整.要提高档案管理人员的综合素质,加强岗位培训,定期为相关人员举办一些档案管理制度知识讲座,使操作人员及行政管理人员都能自觉按档案管理的基本要求进行相关工作.加强计算机操作人员对于计算机维护的相关知识的学习,尽量消除办公自动化对文件归档带来的负面影响,使现代化的办公设备充分发挥其应有的作用.比如在运用计算机制作和处理文件的过程中就要妥善保管好底稿和一校稿；为防止文件归档时在计算机硬盘上难以迅速找到,最好在利用计算机制作文件时随时准备一个软盘将该文件拷入,并设计详细的盘内目录,以备急用时查找方便等等.
3.建立健全计算机档案管理制度.档案数字化建设应该由地方档案管理部门统一规划和组织,由上至下建立起统一的电子档案管理制度和办法,使用统一档案管理软件,以便于信息交流与系统升级.统一规范电子档案的扫描、制作、收集和归档办法、程序、时效等内容,使各级档案部门和基层档案工作者有法可依、有章可循.同时,对电子档案要定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管,避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散,确保电子档案资料的完整性、准确性. 4.广泛吸纳高素质人才.领导要认识到档案管理工作是一项很重要的工作,在人才引进方面要象对待其他专业领域一样广泛吸纳高素质人才.在引进人才的同时加强对档案管理人员的技术培训,提高他们运用现代化技术管理档案的能力.作为新时代的档案管理人员应提高自身素质、增加专业技术能力、能够充分利用现代化手段开展档案服务工作.事实证明,只有精通计算机操作知识和档案业务知识的档案人员,才能够在档案管理现代化方面处于主动地位,发挥积极作用.
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5.提高档案管理工作的标准化程度,解决档案管理软件的通用性.档案工作现代化的基础是标准化.计算机在档案管理应用中涉及的每个问题,如数据著录、应用软件推广、设备兼容、信息联网等,都需要一系列的标准才能解决.一方面使通用性的档案管理软件从质量上得到保证,另一方面使用户以尽量少的投人得到满意的应用效果.还需要加强对计算机档案管理的长期规划,形成计算机档案管理系统,逐步实现档案管理智能化和现代化.
6.加强网络访问的权限管理,完善服务器审计制度.档案信息管理系统必须明确管理和应用的操作界面,制定不同层次访问者的存取信息的权限策略,这是系统安全的一个基础.信息系统在为用户提供服务的同时,也忠实地记录了各种应用的时间、内容、使用者等摘 要 记录,这称之为日志.日志是档案信息系统的管理与服务操作的直接写照,各种越权行为,包括黑客行为,都会在日志中留下全部或部分记录.所以有些高明的黑客会在攻击成功后删掉系统日志,销毁证据.档案管理人员本身不一定是计算机安全专家,但他在权限管理上应该是一个合格的系统审计员,尤其要重视应用服务器的日志审计.无数事实证明,一个网络化信息系统要完全避免越权操作是很困难的,但做好审计,对及时发现问题,亡羊补牢非常有益.
7.加强国际间的交流与合作.努力学习国外的先进技术和管理经验,有目的、有计划地引进先进技术和管理经验,有助于提高档案计算机管理的技术含量.只有这样,我们才能促使运用计算机管理档案朝着有序、健康的方向发展,才能收到显著的效果,从而使档案工作切实赶上信息化、网络化时代的步伐.
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