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【摘 要 】行政机关作为关乎老百姓生活的重要单位,其能否健康良好的运行,直接影响着老百姓的生活的质量和福祉.行政机关会计作为行政机关运行的后勤保障,在行政机关的管理过程中,起着举足轻重的作用.行政机关会计的有效管理也影响着行政机关的经济效益和社会效益,所以我们必须千方百计的加强行政机关的内部会计管理和控制策略与方法,为行政机关的发展打下坚实的财务管理基础.本文,笔者结合会计管理的相关理论,并结合自身的工作经历,着重分析了行政机关内部会计控制的策略和方法,从行政机关的内部控制制度、控制环境、监督力度及人员素质四个方面分析了行政机关内部会计控制存在的问题,并提出了一些针对性的措施来提高会计的管理,希望能对行政机关的发展起到一定的积极作用.
【关 键 词 】行政机关；内部；会计控制；策略；
内部会计控制是指对会计活动的有效性和会计记录、会计报表的真实性、可靠性有直接影响的内部控制.具体是企业为了有效的管理会计工作而制定的各种组织、分工、程序、方法、标准、守则和规程.内部会计控制是由一系列具体的控制环节和控制措施组成,其基本目的在于保护会计资料的完整性、真实性和可靠性,保护企业财产安全.因此,要想加强现代化财务管理,要想使行政机关效益最大化,必须加强行政机关内部会计控制.
一、加强和完善行政机关内部会计控制的意义
行政机关内部会计控制是在国家会计法律法规的规范范围内,实施的管理活动,规定了行政机关会计部门及个人的行为规范,是行政机关会计走向专业化、规范化和法制化的重要保障；还有利于保证行政机关会计工作的真实性和实效性,加强行政机关的内部控制,通过编制凭证、审核、复核等一系列过程,实现会计的工作规范化,反应行政机关的真实财务状况和资金动向.同时,还有利于保证行政机关资产的安全,防止国有资产流失.建立和完善行政机关内部会计控制,特别是不相容职务相互分离控制.对于不相容的职务如果不实行相互分离的措施,就容易发生舞弊等行为.
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二、行政机关内部会计控制存中存在的主要问题
(一)行政机关内部控制环境薄弱
控制环境是否完善决定内控制度能否得以有效执行,健全内控制度的前提是行政机关的内部控制环境是否强势.目前,由于国内大绝大部分行政机关都是国有行政机关,国家是行政机关的所有者,院领导通常由卫生行政主管机关委派,这样的体制客观上导致行政机关经营者对加强管理水平、提高经营效益缺乏切身利益的相关性.另一方面,很多行政机关的院长都来自临床医学领域,他们都会看重医疗,而对管理忽略,因为行政机关经济效益的提高与医疗业务的扩张是息息相关的,虽然行政机关内控制的良性运行和现代化管理水平的提高也是经济效益提高的因素,但它并不能显示在相应的报表上的,所以说它是隐性的因素.换句话说,认为行政机关管理层的内控意识较薄弱不是问题,觉得它只是辅助性工作,而对于书面报表、书面制度、以及公示栏上的信息比较关心,至于这些栏上的内容是否真实,是否有效并不真正关心.
(二)行政机关内部控制制度不健全
由于我国内部的会计控制制度建立起步比较晚,相关的法律法规出台也比较迟,其在实际操作中的可行性和合理性也有待完善,有很多条款都没有制定出具体的措施来保证其实现.如果一项法律规范能否有效执行不是建立在严密的措施控制上,而是建立在职业首先操守的诉求上,其有效性程度是不容乐观的.更何况大多数行政机关不重视内部会计控制度,不仅自我防范意识差,而且内部会计控制制度不能得到规范.总之,目前国内医疗机构内部会计控制,普遍缺乏系统性和针对性,不能全面涵盖行政机关整个经济业务活动的内控制度体系.一套完整的有效的内控制度体系应该既能满足纵向管理的需要,又能满足横向管理的需要.满足纵向管理的需要即行政机关内部不同管理层次都是该体系的可控主体,上至院长,下至基层职工无一例外.满足横向管理的需要即行政机关内部不同业务科室之间,不同岗位之间既沟通顺畅又互相牵制,不同性质的经济活动都被纳入该体系的范畴.因此,行政机关必须制定完善的控制制度.
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(三)从业人员的素质参差不齐
人,是实现内控制度的前提.任何制度的执行若想收到好的效果和效率,那么执行人员必须要有高素质.所以会计人员、内审人员工业务水平和职业道德的高低对于内控制度的良性运行是至关重要的.在现阶段,国有行政机关是比较热门的职业.所以免不了一部分会计人员通过各种关系从其它单位调入行政机关从事会计工作,而并不是通过正规程序上岗.因此,有些会计人员的业务素质不过关.会计从业人员不仅要求有过硬的业务水平,还要求有较高的职业道德素质,会计职业道德是会计从业人员在履行职务活动中应具备的道德品质.现实中由于从业人员责任心不强,导致记账错误,差错频出的现象比比皆是.此外,由于工作人员缺乏敏感性和分析辨别能力,导致了单位的贪污挪用舞弊行为的发生.
(四)行政机关内部会计控制监督力度不够
监督评价机制的缺乏是内控框架的一大软肋,现阶段不少行政机关普遍没有设立独立的内审机构,为了上等级行政机关,有些行政机关将内审机构与财务科设在一起,所以失去了独立性和权威性.还有部分行政机关的确设立了独立于财务部门的内审机构,但其职能和权力并未真正落实到位,致使审计意见执行力不强,应有的作用难以发挥,对一些违法内控制度的行为未能及时作出处理,而这又会导致其它人员的从众效应,使违规行的覆盖面扩大.总之,监督机制的缺乏,使内控制度难以达到控制目标,难以发挥作用.
三、完善行政机关内部会计控制的措施
(一)改善行政机关内部控制环境
行政机关的管理层应该对内部会计控制有一个正确的态度和认识,只有这样,才能有效的改善内控环境.只有行政机关的管理层把内部会计控制当作实现目标的重点,改变陈旧观念,将内控制度的有效执行纳入职工考核体系,从而纵向增强行政机关职工内部会计控制意识,培养全院范围内严格遵守内控制度的风气,这样才是改善行政机关现阶段内部会计控制环境较薄弱的唯一办法.因为从根本上讲,任何内控制度从本质上来说都是对人的控制,只要提升人这一主体的职业素质,调动起人的主观能动性,就能充分有效的执行内控制度,为制度的运行提供了良好的环境.
(二)健全行政机关内部控制制度
首先要对行政机关的内部环境、各业务部门的运营结构、行业的相关标准等方面进行细致深入的调查,其次通过调查结果,明确内控制度的关键环节,从而有针对性地制定每一个关键环节的有效控制方法和标准操作流程.具体的控制途径有不相容的职务分离,授权审批制度,内部稽核制度、岗位轮换制度等.再次要抽调即懂内控,又善表达的人员将内部控制制度用文字表述或流程图的方式归纳成书面文本状态,从而形成一套成型的制度体系.最后要根据内控制度实际运行的效果来查漏补缺,查找内控制度运行过程中暴露出来的缺陷和薄弱点,不断补充修正,从而促使内控制度日益完善.其中要特别关注对于行政机关管理层的有效控制,因为许多案例表明这是现段内控工作的薄弱环节,特别是药品、医疗器械、大型设备的购买环节是近年来违法违纪事件的重灾区,应建立完善的决策机制,不能搞“一言堂”,要让财务部门也到决策中来,运用管理会计的方法来确定合理的购买价格,从而有效控制医药购销领域的违法案件.
(三)加强行政机关财务会计人员的队伍建设
行政机关实施内部控制的关键之一是建立一支综合素质高的财务会计人员队伍.第一,开展多种施行方法加强财务会计人员的专业技能和专业知识,如经常组织一些专业培训,定期参加知识讲座等.第二,完善行政机关人才选拔机制,引入复合型的专业人才,同时要对财务会计人员队伍的专业知识等进行不断的优化.第三,对财务人员的计算机
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(四)强化行政机关内控监督力度
首先要充分发挥内审机构在监督机制中的作用,因为内审机构了解行政机关内部各经济业务的操作流程,熟悉其薄弱点,能更快更准确地发现执行中存在的漏洞.内审机构能否有效发挥监督职责取决于其是否具备独立性和权威性.行政机关发源设立独立的内审机构,给予其高于其它业务部门的地位,内审人员必须由业务素质过硬,具备高度责任心和丰富经验的人员担任,对于内部审计机构的审计意见要落实到位,确保有章可循、违规必究.其次医疗机构还应重视定期或不定期地接受外部监督.如建立与财政局、审计局良好畅通的沟通渠道,定期上报相关数据,并接受各项检查和审计.另外每年应委托会计事务所对行政机关的财务报表进行审计,对于审计中发现的问题应及时查明原因,根据性质的不同按照相关法律法规给予处分,情节严重的要依法追究刑事责任.
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四、结语
综上所述,为了合理的使用和分配有限的卫生资源,建立健全行政机关内部会计控制制度是首要的问题,充分的发挥财会管理的重要作用,行政机关的可持续发展得到保证.行政机关内部的会计控制制度必须贯穿于财会管理的全过程.本文从内部控制制度、内部控制环境、监督力度以及人员素质四个方面分析了行政机关内部会计控制存在的问题,并提出了切实有效的措施.
【参考文献】
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[5]曾军.行政机关内部会计控制关键点探讨[J].财会研究,2009（8）
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