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摘 要：信息技术的迅猛发展使会计日益成为最具挑战的管理领域之一,以借贷模型为基础的传统会计信息系统已经很难满足管理层的决策需要.在这种背景下,运用会计领域的创新工具REA模型和平衡记分卡,开发全面概念数据库设计框架,重构管理会计信息系统,可以有效实现管理会计与公司数据库设计的融合,充分发挥管理会计在公司战略规划开发和评估中的作用,积极促使管理会计人员在公司战略执行过程中获得更多与行政管理人员合作的机会.
关 键 词 ：管理会计信息系统；PEA模型；平衡记分卡；全面概念数据库设计框架
中图分类号：F234.3 文献标识码：A 文章编号：1005－0892(2007)08－0116－05
信息技术的迅猛发展,推动人类社会从工业经济时代跨入知识经济时代.在这种背景下,会计作为“商业语言”,面临着前所未有的巨大冲击和挑战.众所周知,管理会计作为公司的信息系统,在开发业绩评价框架方面始终发挥着主导作用.然而,陈旧的会计信息系统设计方式,制约了管理会计对信息技术发展的充分利用.运用会计领域的创新工具REA模型和平衡记分卡进行管理会计信息系统重构,可以实现管理会计与公司数据库设计的融合,密切公司业绩评价、战略决策和信息系统设计功能之间的联系,促使管理会计人员更加有效地参与公司战略管理和控制.
一、管理会计信息系统重构的背景：管理会计人员面临职责转变挑战
信息技术的发展和推广应用,持续不断地改变着会计工作的作用和内容.Peter Drucker(1992)指出,信息技术的发展已经使得会计成为最具挑战性和不确定性的管理领域之一,日益带来会计与管理信息系统的交叉.管理信息系统工作人员通常比较关注与计算机软硬件相关的技术问题,但信息系统面临的未来挑战将不在于技术方面,而在于把数据转化为对决策有用信息的能力.Michael Allies等预测,在未来10年中,管理会计将有可能提供一系列广泛的战略和运营指标,从而使财务会计成为其子集.随着公司战略从成本竞争转向质量、时间和客户服务竞争,将有更多参与者(诸如工程师、IT界人士和咨询公司等)作为信息提供者与管理会计人员展开竞争,他们甚至可能在提供特定类型信息方面比管理会计人员更具优势.在这种变革的环境下,“随着对大量信息实时解释需要的增加等会计人员面临的挑战将是证明他们的内在竞争优势”.
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会计领域的发展能否应对这种挑战传统会计系统受到基于经济业务的财务会计需求驱动,难以反映公司经济活动的全貌.因此,公司内部不同职责部门持有平行的信息系统用于满足各自的需求,不仅导致数据储存的低效率,而且难以实现跨部门信息整合.问题的关键在于,传统会计系统的设计和开发已经陈旧过时.首先,传统会计系统中的唯一设计是设置账户表,它是会计循环的第一步,最终旨在生成统一财务报表,因此仅关注经济业务的财务方面,而将更广泛的信息如生产率等排除在外.其次,传统会计系统的构建基础是具有700年历史,可以追溯到卢卡．帕乔利时代的借贷模型.虽然借贷模型在手工记账系统中十分有效,实现了会计业务活动的具体化,但随着公司性质和规模的变化以及数据库和联机处理的出现,以其为基础的传统会计系统已经难以满足管理层的决策需要.
在这种情形下,公司的信息系统开发任务在很大程度上归属到管理信息系统(MIS)部门.MIS已经确立了“系统开发生命周期”(SDLC),包括系统规划、分析、设计和执行.使用Michael Porter的价值链概念对其加以描述,有助于我们获得对影响公司信息系统开发问题的深入理解,如图1所示.SDLC的设计阶段增加了该信息系统的价值,因为它有助于确定决策所用信息的充分性和相关性.如前所述,信息系统面临的未来挑战将不在于技术方面,而在于把数据转换为对决策有用信息的能力.因此,信息价值链的主要优势在于能够收集和提供相关信息,带来控制和决策流程的增值.MIS开发人员因接受过技术培训而在当前的系统设计和执行中发挥着重要作用,但最了解信息价值链和价值增值手段的是管理会计人员.正如MichaelPorter所指出的, “任何其他信息系统都不具备将公司所有职能部门的业绩整合为一套指标体系的能力,正是这种能力,使得会计被称作‘商业语言’”.但是,传统会计系统仅反映公司流程的有限方面,不利于管理会计人员在整个公司管理信息系统设计中发挥重要作用.全面采纳REA模型和平衡记分卡重构会计信息系统,实现管理会计与公司数据库设计的融合,有助于管理会计人员成功完成职责转变.
二、管理会计信息系统重构的基础：平衡记分卡和REA模型
REA模型(资源－事件－参与者模型)是一种数据库设计概念模型,可以为管理会计人员提供数据库系统设计工具.平衡记分卡(Balanced Scorecard)作为信息价值链中的下游作业,可以提供业绩评价框架,用于传递和计量战略,并为系统设计提供依据.这两种工具在信息系统开发设计阶段的结合使用,可以促使管理会计人员在信息系统领域发挥新作用.
(一)平衡记分卡
平衡记分卡被称作“战略计量系统”和“全面业绩评价系统”,由卡普兰和诺顿在1992年提出,其后得到不断丰富和完善.从概念设计的角度看,平衡记分卡作为业绩评价框架可以发挥最大效用.Andy NeelY等指出,“毫无疑问,平衡记分卡是目前得到最广泛认可的业绩评价框架之一.”
从本质上看,平衡记分卡是旨在反映公司战略的一系列领先型和落后型业绩评价指标的结合.其基本原理在于,一个“平衡”的业绩评价系统不仅应该包括传递有关公司过去业务活动信息的落后型指标(财务指标),还应该包括反映财务业绩动因的领先型指标(非财务指标).因此,平衡记分卡是财务指标与非财务指标的结合,非财务指标表明公司战略的执行过程,财务指标反映公司战略的执行结果.
平衡记分卡的业绩评价系统包括四个方面：财务业绩、客户关系、内部业务流程、学习和成长.客户关系视角侧重于战略对客户满意度的影响,包括质量、时间、绩效、服务和成本等各个方面.客户满意度是公司内部业务流程运作的结果.内部业务流程视角反映公司核心竞争力和核心流程(诸如生产、设计和新产品开发等领域)的业绩,公司在这些领域必须非常出色,才能实现整体目标.全球竞争的日益激烈要求公司持续对其产品和流程加以改善,并且具有开发新产品的能力.学习和成长视角考虑持续学习和创新的重要性,侧重于衡量公司对流程和产品加以改良以实现其目标的能力.财务视角是表明公司战略恰当与否的最终指标,反映战略执行情况的改善是否已经转化为更高的盈利能力,通常使用现金流量、销售增长率和收益等传统指标计量公司财务业绩.
从总体上看,平衡记分卡相关研究主要从两个视 角展开.一个视角是考察基本理论的相关性,尤其是领先型指标对财务业绩的影响.Christopher Ittner等发现,客户满意度是财务业绩的领先型指标.RAJivBanker等也发现,反映客户满意度的非财务指标与未来财务业绩非常相关,而且包含财务指标所未能反映的额外信息.Venky Nagar等则发现,与质量相关的非财务指标(例如缺陷率和及时运达率等)是未来销售收入的领先型指标.叫另一个视角是考察成功执行平衡记分卡的各个方面.Mary Malina等检验了卡普兰等在1996年提出的观点,即认为平衡记分卡主要不是一种评估方法,而是一种战略规划和传递工具.研究结果表明,经过良好设计并且具有良好信息传递功能的平衡记分卡,能够激发低层经理人员按照公司战略行事的积极性.Christopher Ittner等考察平衡记分卡在激励计划中的应用,发现非财务指标权重设计的主观性导致了激励计划的执行混乱.Marlys Lipe等对各业务部门的专用指标和共用
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这些研究表明,平衡记分卡赋予了参与财务会计报告过程的管理会计人员一个新角色,即在信息价值链中发挥作用.平衡记分卡所提供的平衡指标系统意味着,信息系统的各项功能需要彼此结合.卡普兰等把“功能鸿沟”(“functional silos)视作战略开发和执行过程中的障碍.他们指出,“按照传统,公司总是围绕财务、生产、销售、工程和采购等功能设计,各种功能具有自身的知识、语言和文化,从而导致功能鸿沟产生并成为战略执行的主要障碍,因为大多数公司很难进行跨功能战略传递和协调.”平衡记分卡是一个将各种功能结合起来的计量系统,管理会计人员可以在利用其潜能方面发挥重要作用.
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相关研究还指出,信息系统价值链的系统设计对计量指标的有效性具有重要影响,从而进一步证实管理会计人员应该更多参与系统设计和执行,因为各种计量指标正是在设计阶段被融入系统中.在各个功能领域,各种指标被赋予的含义与所收集数据之间的关系必须保持一致,而且必须反映公司的经营活动.有研究证实,各业务部门的共用指标更有助于决策,从而表明指标应该更具一致性和可比性.此外,为实现一战略在整个公司内部的传递和协调,还需要将各种计量指标无偏地应用于公司内部各个不同层次.卡普兰等指出了平衡记分卡实施流程与信息系统之间的联系,“一个新组建的团队提出了一个记分卡执行计划,包括把数据库计量指标与信息系统联系起来,在公司内部传递平衡记分卡理念,以及鼓励和促进分权经营公司次级指标的开发.作为这一流程的结果,一个全新的管理信息系统将被建立起来,从而把高层业务部门的计量指标与最低层车间班组的特定运营指标联系起来”.因此,信息系统设计是执行与公司战略相符的平衡记分卡的重要环节.
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(二)KEA模型
REA模型是一种支持信息系统设计的概念建模工具.所谓概念模型,是指用高度抽象的方式反映现实世界状况的数据模型.这种模型独立于机器,对现实状况的描述易于理解和解释.REA模型具有很多有助于其成为有效管理会计工具的特征.首先,它能够反映经济业务的两重性,即资源的流人和流出,与传统会计中的“借项和贷项”一样有效.此外,它还可以为管理会计人员提供一个概念框架,帮助其概括公司特征、详述业务活动和站在公司全面视角设计数据库,从而满足内外信息使用者的需求.
REA模型的基本构架由三种实体组成,分别称为资源、经营事件和参与者.经营事件是公司流程的一部分.例如,收现是一个经营事件,它是销售流程的一个组成部分.与该经营事件相关的资源是现金,相关参与者则为内部参与者(出纳人员)和外部参与者(客户).实体的最基本性质称为属性,即为实体的具体化.例如,对于客户实体而言,属性可以包括客户状况、客户数量、客户满意度反馈等项目.资源、经营事件和参与者作为REA模型的基本构架,有助于把公司战略指标系统与信息系统数据库联系起来.
REA模型通过提供两种组织观――局部观和全局观,支持公司的计划、控制和决策流程.局部观又称为外部纲要,是指对公司不同业务流程的经营事件以及与这些经营事件相关的资源和参与者加以具体描述,如图2所示.全局观又称为概念纲要,是局部观、业务活动和流程在公司范围内的整合,如图3所示.
三、管理会计信息系统重构的方法：开发全面概念数据库设计框架
REA模型和平衡记分卡作为会计领域的创新工具,为管理会计信息系统的重构奠定了基础.我们试图在两者之间建立起逻辑联系,通过开发全面概念数据库设计框架,重构管理会计信息系统,以充分发挥管理会计在公司战略规划开发和评估中的作用.
(一)开发概念设计框架的依托：概念模型和设计战略
开发概念设计框架,首先需要依托概念模型.REA作为一种概念模型设计工具,能够满足开发数据库系统支持战略决策的需要.概念设计旨在描述数据库的信息内容,通常从需求说明开始,结束于数据库全局观的形成.概念设计模型在SDLC的各个流程与信息价值链的价值创造之间建立起重要联系.．用户输入对确定数据库的内容至关重要,尤其便于计量指标和其他信息的含义与数据相符.Carlo Batini等指出,“最终用户影响设计决策能够带来很多积极后果：概念纲要的质量会提高,项目更有可能趋向预期结果,开发成本也会下降.更重要的是,如果用户拥有更多机会参与决策流程,将促使其更愿意接受和使用该信息系统.REA概念模型的最基本构成要素“属性”,可以将其与平衡记分卡的业绩评价指标联系起来,从而促使用户直接参与支持决策的信息系统设计过程.
开发概念设计框架,还需要依托战略,以便确定数据来源以及将数据在概念模型内部加以整合的方式.Batini等描述了三种概念设计开发战略：自上而下型战略、自下而上型战略和混合战略.自上而下型战略重视概念设计各个阶段的改进,以最宽泛和抽象的理想系统纲要作为起点,引入与模型相关的具体信息,诸如各个层次不同功能领域之间的关系等.自下而上型战略则以各功能领域的需求等基本概念作为起点,在此基础上建立更复杂的概念,最终融合为一个全局纲要.混合战略使用前两种战略的要素,是前两种战略的综合.混合战略的重要特征是：系统设计师使用应用域的细分子集引导全面系统,子集使用自下而上型战略开发,包括应用域的详细信息；与此同时,设计师使用骨架纲要整合设计的各个方面,骨架纲要发挥框架作用,包括应用域的最重要概念,更便于子集所产生的不同纲要进行自下而上的整合.
(二)全面概念数据库设计框架的构建：平衡记分卡战略模型与KEA模型的结合
本文使用混合战略开发概念数据库设计框架,同 时应用REA模型和平衡记分卡实现概念设计,称为全面概念数据库设计框架,如图4所示.图4表明,全面概念数据库设计框架的执行,涉及到两个重要阶段：首先需要把公司战略转化为平衡记分卡模型,即阐明公司战略并将其与平衡记分卡相结合；其次需要把平衡记分卡模型转化为REA概念模型.
全面概念数据库设计框架以平衡记分卡战略模型的开发作为起点,使公司战略与信息系统相联系.在这一阶段,公司首先确定战略目标,随后将战略目标映射到平衡记分卡中,转换为四个视角的目标以及各个目标的相应计量指标.例如,如果一家公司实施产品差异化战略,它可能将开发研究技能作为学习和成长视角的目标,而相应的计量指标可能是所雇用研究科学家的数量.与此相联系,内部业务流程视角的目标可能是
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