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在信息快速发展的今天,伴随着新闻事业的蓬勃发展,新闻单位在宣传报道活动中形成的各类稿件、照片、录音录像带、新闻影片等文件材料以惊人的速度增加,新闻事业档案管理工作的压力也随之与日俱增.如何做好报社新闻档案的管理工作,是所有报社应提上议事日程的重要事项.

一、报社档案的特点及价值

1.报社档案的特点

报社档案是指报社及其工作人员在报纸宣传和内部管理各项工作活动中直接形成,具有保存价值并经过立卷归档的公务文书、报道稿件和各种图表、声像、照片等不同载体形态的历史记录.报社档案的种类众多,既包括对外宣传报道资料,也包括内部管理资料.内部管理资料因为报社实行事业单位企业化管理方式而又较一般事业单位更为复杂.此外,报社具有宣传思想观点、传播新闻信息、促进文化发展、反映民声民心、推广商品等作用,这就决定了报社报道内容覆盖面广泛这一特点.报社档案不仅是对各个时期党的路线、方针、政策的记录,更是对本地区经济、文化发展的记录,对人民不断提高的生活水平的记录,见证着本地区的发展.规范科学地管理报社档案具有重要的意义.

写报社论文的技巧
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2.报社档案的价值

报社档案根据其种类的不同具有不同的意义.对于基于内部管理所产生的档案资料而言,其对报社自身的历史发展、报社工作人员的人事变动等具有重要作用.而报社档案的重要价值主要体现在其对外报道宣传的新闻档案上.

首先,新闻档案具有重大的历史参考意义.“今天的新闻就是明天的历史”.报纸上所刊登的文字和图片资料反映了本地区各个时期重大的政治、经济和文化事件,能够对该地编史修志工作起到重要的参考作用.

其次,新闻档案对报社自身的发展具有积极意义.报社的新闻档案往往是以往报社经营方针和策略的具体体现,报社决策者可以通过总结和分析历年的经验教训,根据形势的变化对其进行相应调整,使报社的发展始终紧跟时代的步伐.此外,新闻档案也能在同行相互学习交流活动中体现出报社的业务水准.

新闻档案还能够为人民群众提供一定的便利.报社新闻档案中的诸多内容与人民群众的生活息息相关,对于前往报社查询过去新闻报道并欲将其作为解决问题的历史证据的群众而言,新闻档案的重要价值就此凸显.

二、报社档案管理中存在的问题

1986年,中共中央宣传部与国家档案局联合颁布《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》,尽管报社档案管理工作发展至今已近三十年,但从目前报社档案的管理工作来看,其现状不容乐观,主要存在以下几点问题.

1.对档案管理工作重要性的认识不足

报社虽属事业单位但实行企业化管理,因此能够带来经济效益的业务部门是报社的核心部门,也是报社投入最多、最重视的部门.目前普遍的现象是档案管理部门的重要性因而被忽视,这也间接影响了档案工作人员的积极性,使得档案部门时常表现为一幅清闲无事、可有可无的样子.这种认识上的不足直接制约了档案管理工作的开展与发展.

2.缺乏有效的管理机制

基于对档案管理工作重要性的认识不足,报社内部档案管理的规章制度往往并不健全,有的报社甚至没有制定相关管理办法和制度.这意味着档案管理工作无章可循.其次,报社内部缺乏相应的行政监管机制,没有具体的监督机关,档案管理工作的好坏与否并不重要,既不会影响相关工作人员的升职加薪,也不会对报社的盈利产生消极影响.其直接后果就是档案管理工作的随意和松散.

3.档案管理人员专业素质不高

报社档案工作的开展,源于1986年《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》颁布之后.这一行政规章的出台标志着新闻单位档案管理工作开始逐步走向正式化、科学化与规范化.然而,实践中,很多报社的档案管理人员并非专业人士,而是由行政人员兼职进行.但是,档案管理工作不是只需要对报刊和内部材料进行“原始打包”式的整理就可以了,其实质上是一项专业性和技术性较强的工作.无论是档案资料的分类、编号,还是编研工作,都需要一定的专业技能和经验,由办公室人员兼任档案管理员是较难达到该项工作的要求的,因此,对专业档案管理人员的培养十分必要.

4.对档案材料的开发利用不够

宣传报道档案的内容十分广泛,有对党的路线、方针和政策的传播,有对文化艺术的宣扬；有对国内外特别是本地区重大事件的报道,也会穿插各地的奇闻趣事.可以说,一份报纸就是一个社会的缩影.然而,目前对这些新闻档案的整理和利用是十分缺乏的.由于档案管理人员的素质、硬件设施等原因,档案资料的立卷存档基本上还是原始性的,即均为简单地整理打包,这就使查阅档案资料的难度如同海底捞针一般,不但造成人力上的浪费,也可能最后仍然没有找到所需的目标.这种实地查找的传统使用方式,使得报社档案资料的利用价值有限.

三、对报社档案管理的几点建议

针对上述在报社档案管理工作中存在的主要问题,笔者认为应从以下几方面入手.

1.加强对档案管理重要性的认识

认识决定态度,态度决定质量.首先需要提高报社领导对档案工作的认识,加强对档案管理的重视程度,将档案工作专业化、规范化和系统化列入报社的重要议程,重视对档案管理人员的培训和选拔.同时,还需要提高档案管理人员自身的档案意识,让他们认识到自己所从事的档案管理工作,无论是对于报社自身,还是对整个地区的社会发展,都具有重要意义.此外,报社其他工作人员也需要对报社档案工作给予充分的支持.

2.建立并完善档案综合管理机制

有效的管理机制是一项工作顺利开展的前提.报社需要按照国家有关新闻档案管理的法规、