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摘 要 ：接待工作是各级机关的一项常规性工作.接待工作水平的高低,能够集中反映一个地方一个部门的整体形象,还能够显示出接待人员的素质和能力,同时对推动工作的开展也具有十分重要的作用.目前,随着经济、社会的迅速发展,各地各部门之间的经贸洽谈、友好往来、沟通联系日渐增多,接待服务工作就显得越来越重要.笔者认为,做好办公室接待工作,一是心要细,二是脑要灵,三是腿要勤,四是形象要佳,五是态度要好,六是肯吃苦,七是善总结.

关 键 词 ：办公室 接待 服务 形象 质量 效率

接待工作是各级机关的一项常规性工作.接待工作水平的高低能够集中反映一个地方一个部门的整体形象,能够显示出接待人员的素质和能力,同时对推动工作的开展也具有十分重要的作用.目前,随着经济、社会的迅速发展,各地各部门之间的经贸洽谈、友好往来、沟通联系日渐增多,接待服务工作就显得越来越重要.近几年来,在接待内宾、外宾的具体工作中,我们积累了一点体会和想法,现总结出来,供各位同仁在工作中参考.

一、心要细

无论是事前制度接待方案,事中安排吃、住、行,还是事后与宾馆结算账目,都要认真细致、一丝不苟.

1.掌握情况要细.

接到上级机关或对方的明传电报或后,要立即向有关领导汇报.同时,要主动与对方取得联系,了解清楚上级领导或来访客人的人数、身份、性别、民族、来访目的、要求、活动方式、具体时间、联系人和等,要把这些情况详细记录下来,以备安排好接待工作.

2.制定方案要细.

根据接待要求,要制定出详细的《接待方案》,主要包括活动日程、住宿房间、就餐安排、参观路线、情况简介、陪同人员、参与接待人员等.如果是重要来宾和大型活动,还要制定《工作手册》,包括文字材料准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、注意事项等方面的事情都要一一精心考虑.方案和工作手册中的每一项任务、每一个环节都要细化到单位和责任人,以便于操作.

3.协调落实要细.

方案送请有关领导审定后,要及时通知相关部门和人员,做好详细安排.重要接待工作,还要召开协调会,明确责任,落实任务,让每一个参与接待的人员都明确自己的职责和任务.在接待过程中,更是要细心.细心到什么程度?每个接待点的安排情况,都要提前打落实,必要时,还要派人打前站落实.如：来宾到来后,领导在哪接,车辆在哪停；到参观地点后,怎样摆放车辆,如何确定行走路线和活动范围等都要一一踩点落实.

二、脑要灵

活动方案虽是预先设计好的,但在接待过程中,常常会有一些意想不到的情况发生,比如来宾临时改变参观地点等.这就要求接待人员头脑一定要灵活,要多准备、多商量、多请示,根据需要及时调整接待方案,并及时通知参与接待的工作人员.

比如,遇到道路交通阻塞、参观地点调整、群众集体上访等特殊情况,接待人员要准确掌握情况,沉着冷静应对,及时果断处理,切勿急躁.同时,在接待过程中,对领导交待的每件事都要记牢,认真细致地落实好.

三、腿要勤

在接待中要做好环环相扣,就得多走几步.重要接待活动前,要提前勘察好路线,准确记录所需时间,并落实好相关接待事项.在接待中,参与接待工作人员要多走几步,提前到房间和餐厅,查看座签摆放等情况.宴请开始后,接待人员再去吃饭,速度要快,饭毕马上到餐厅外待命.

参观考察活动出发前,接待人员要多跑几趟,看看事情都落实没有.来宾参观或参加活动时,接待人员要在现场待命,如有临时交办事项,要快速反应,迅速行