关于电子档案管理如何写论文总结,关于电子文件电子档案管理相关电大毕业论文

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【摘 要 】 概述了电子文件在日常经营活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,电子档案管理旨在电子档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等管理活动.全方位为单位生产、管理及建设项目提供利用,并为电子档案管理发展服务,是电子档案管理的主要价值所在.

电子档案管理学术论文的撰写
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【关 键 词 】 电子文件管理,利用,保存,电子档案管理人员的培养

一、电子文件的特性

电子文件是人们在社会活动中形成,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等.纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则.电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中,它对计算机有很强的依赖性.在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理.不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行快速、便捷的自由组合分类.

二、电子文件的管理

首先,重视电子文件的归档工作.强化人们对电子文件归档管理的意识,各级领导应把电子文件的归档提上议事日程,重视、强化电子文件的归档管理,要形成以组织机构为保障、办公室综合档案室为轴心、各部门为节点的档案管理网络体系,真正做到职责明确、上下联动、保障有力.电子文件与纸质文件一样,同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题,与纸质文件具有同等作用.不仅要加强对这方面专业知识的学习,应积极与相关技术人员和形成电子文件的部门加强联系,提前介入,并按照归档的要求,开展业务指导和协调,协助制定有关制度,保证电子文件的归档质量.完善电子文件归档制度、做好电子文件的归档工作,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等.要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,还要布置、检查、总结、考核电子文件归档工作.

其次,加强收集整理工作.电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础,电子文件的特性决定了其收集、整理的范围、方法和要求不同于纸质档案.当正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求或从保留文件重要修改过程的信息来考虑时,则应对起辅助作用或正式作用的草稿文件进行收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件应该制定严格的措施,必要时应在收集整理过程中制作成纸质拷贝件或制成缩微品,避免系统发生意外情况时电子文件信息丢失.我公司从制度着手,制定了《电子文件归档与暂行规定》,从资料收集开始就落实到责任人,确保了电子文档的真实性、完整性、系统性.

三、电子文件的利用

在档案网络化条件下,查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本变化.档案工作人员要运用信息技术手段和新的管理办法来实现有效的服务,按照档案管理现代化的要求,实现文书档案、会计档案、照片档案、声像档案的电子检索,降低人为因素在文件归档工作中的影响,发挥计算机的管理优势,提高工作效率.加强档案信息化建设