信息化管理论文模板

引导语：现在已经全面进入了信息化社会，这也推动了档案管理业的发展，利用信息化系统对档案进行管理也是现代化建设最主要的成果。接下来是小编为你带来收集整理的信息化管理论文模板，欢迎阅读！

摘要：当前，为了适应信息化时代的发展，拓展档案管理工作服务空间、提升其工作效率与资源利用率，高校正不断加强档案管理工作的信息化建设。有效推进高校档案信息化管理工作，应该成为高校各项工作的重中之重。因此，高校必须要结合自身实际，加快该项工作的现代化进程，以推动新时期档案管理工作实现质的飞跃。

关键词：高校档案；信息化管理；现状；服务效率

信息化时代，高校档案工作也在不断进行着自身的信息化建设。实现档案信息化管理是当前高校档案办公自动化的必然趋势，也是提升该项工作服务效率的关键所在。本文将通过具体分析当前高校档案信息化管理现状，为新时期高校档案信息化建设提供一些思路。

一、高校档案信息化管理的必然性

1.高校档案办公自动化的必然趋势。随着信息时代的到来，信息技术已经渗透到人们生活的方方面面。目前，我国高校都开始运用信息技术着力建设数字化校园，校园网的建立，也使得档案管理系统与高校档案办公自动化系统实现了无缝对接。信息化技术水平的高低已经是衡量我国高校档案管理工作现代化进度的最重要依据。由此可见，当下高校档案信息化管理是高校档案办公自动化的必然趋势。在信息化大环境下，利用新的管理方式将纸质文件资源和电子文件资源进行有效、有序归档，并将处理完成的资源输入到档案信息化管理软件中生成数字档案，已是高校档案信息化管理工作的最基本和最日常的内容。

2.提升高校档案工作服务效率的关键所在。新时期高校档案信息化将能够为高校乃至社会提供大量必须的、可靠的、公共性的、基础性的原生信息，从而有效实现信息共享，并为开发和运用社会公共信息资源提供了基本条件[1]189。更重要的是，借助信息化技术实现存储的所有档案信息，更方便被开发运用和发挥出更为广泛的社会效益，从而有效开拓了高校档案信息化管理工作的服务空间和提升了其服务效率。而且在具体的档案管理工作中，工作人员在检查和验收数据的时候，可以借助档案信息化管理系统来自动完成归档工作，这就大大降低了抄录的工作量，减少了档案生成和被运用的周期，因此从这点看，也提升了高校档案工作的服务效率。

二、当前高校档案信息化管理现状

1.高校档案信息化程度偏低，功能单一。虽然，这几年高校档案信息化管理工作在数字化校园建设的不断驱动下，取得了一定的成绩，然而从总体上来看，高校档案信息化的发展进程还比较缓慢，也不够全面、均衡，尤其是其程度偏低，功能过于单一，仅仅能实现简单的档案管理和存储工作，已无法满足高校乃至社会对该类资源的需求，使得其工作效率和服务效率并未取得较大提升。这导致很多高校在档案管理工作的具体工作模式和具体技术方面，仍然遵循的是传统纸质资源档案管理范式，其具体工作内容对象仍是实体档案，信息化技术也只发挥了最基本的辅助功能，仅仅实现了档案目录管理的信息化，尚无法实现档案全文管理的信息化。由此可见，当前高校档案信息化管理工作还不能与时俱进，其信息化程度还有待进一步提高，其功能也需要不断去完善和更新。

2.高校档案管理理念与信息化发展断层。高校档案信息化建设的具体内容分别有，档案信息资源数据库建设、档案信息资源数字化建设、档案信息资源的运行机制建设、档案信息资源的人才队伍建设、档案信息资源的开发与运用建设。然而，虽然一些高校在不断对它们进行投入，一些硬件设施、人才队伍、培训机制、运行机制、管理制度等等被一一完善和建设起来，但是在档案管理理念上，却依然遵循的是传统的实体档案资源管理思维，这也意味着高校档案管理理念与信息化发展断层，档案管理模式依然落后[2]154。根据相关机构调查发现，一些高校档案室依然采用抄录、归类、统计的方式来处理档案信息资源，这不但工作效率不高，而且还容易出现问题。高校档案管理理念落后，也造成其不注重工作队伍，因此一些高校档案管理工作者极度缺乏基础的信息化技术，专业素质偏低，几乎都没有接受过正规的档案信息化管理工作培训，他们一直沿袭着传统的工作模式，这造成高校档案信息化管理模式无法成为当前档案管理工作的主体。

3.高校档案信息化基础设施建设不足。尽管大部分高校都在不断加强基础设施的建设，不断完善和更新硬件、软件的环境条件，但是总而观之，其基础设施建设仍有不足。甚至一些高校由于档案管理意识不足和后期资金不足，造成档案管理部门的一些基础设施尚未建设完善[3]125，档案资源的安全方面项目建设也被搁浅，这严重阻碍了档案管理工作的正常运行，影响了其服务效率、服务质量、服务安全。总之，当前高校档案信息化基础设施建设不足，成为制约高校档案管理工作实现现代化、科学化、规范化、创新化、标准化的最现实障碍。

三、新时期高校档案信息化建设思路

1.信息整合，打造高校数字化档案资源体系。要想实现高校档案信息化管理，那么首先要进行信息整合，打造出高校数字化档案资源体系。具体操作是：

第一，要打造出档案信息资源的数字化资源体系。首先，要注重收集、归纳、统计有重要价值的高校档案信息资源，而后经过调查分析来找到信息资源源头，以后再定期从相关部门去收纳早前就制定好的这类档案信息资源。在这里需要注意的是，高校档案室要通过监督、指导、行政指令让下属单位将信息采集工作生成制度化流程，全面辐射到每个工作重点之处，从而有效收集到各个部门在自己具体工作中生成的极具价值的档案信息资源，在进行归档的时候，还要注意将有关党群、教学、行政、人事等类型的档案资源进行有效的信息整合，归纳到一起，从而确保该类工作的高效性和完整性；其次，对学生类、人事类等一些档案信息资源进行信息整合，再归档；再次，要不断强化对电子档案资源的管理与归档。最后，要借助信息化技术将档案室存储的档案文献资源数字化，如将纸质档案信息资源输入计算机档案管理系统中等[4]33。

第二，要打造出档案信息资源的数据库资源体系。即根据已有的电子文件档案资源来建设数据库：一开始应不断建设和完善目录资源的数据库建设，而后对重要档案资源进行数字化建设，从而实现档案文献资源的全文信息数据化。这样将极大方便对档案资源的开发与运用。在档案资源数据库资源建设中，学生的学籍信息、教师的业绩信息都能纳入其中，这将对高校的教学工作发挥重要意义，从而提升了高校档案管理工作的服务质量。

第三，以档案室作为基点和中心，来架构一个辐射到高校所有部门的档案信息资源管理的网络资源体系，这将方便档案室对其他部门提供的档案资源的收集、加工、开发和管理，而且也有效实现了信息资源的共享。

2.平台建设，注重高校档案系统建设及服务延伸。在新时期，高校档案信息化管理工作必须要注重对其管理平台的建设。首先，建设基础平台。要不断加大对其基础设施的投资，不断添加和更新硬、软件设施，例如购置计算机，架设网络，采购图像识别、复印机、数码相机等物件，除此之外还要购买或者自行开发一些先进的档案信息化管理软件程序，来提升该项工作的信息化水平。值得注意的是，在基础管理平台建设中，要确保档案管理系统与高校档案办公自动化系统实现无缝对接，以使得平常各部门对各种信息资料的处理工作与高校档案管理工作对接起来。当然还要做好平台系统的安全维护工作，以保证档案信息资源的完善性、客观性、安全性。其次，建设档案信息资源的社会共享服务平台。具体做法是要不断更新和优化服务内容，从而满足社会各界的需求，如主动为一些合作企业推荐优秀的学生信息档案资源等[5]20。同时还应该逐渐建设起电话咨询、网络资源共享，甚至是上门服务等服务平台项目。当然还要借助信息化网络平台，不断建设自身的各种资源数据库，从而方便对档案资源的检索，提升其服务质量。再次，建设更广泛的档案信息资源管理共享网络。如何研究单位、合作企业、其他高校等建立一个网络资源共享平台，从而让高校的档案信息资源分享到社会信息网络中，这不但能提升其利用率，延伸其服务，也有利于对其进行资源优化与开发。

3.人才建设，打造一支高素质档案管理人才队伍。在高校档案信息化建设中，要注重人才队伍建设，从而打造一支高素质档案管理人才队伍。

具体措施是，第一，档案管理人员要与时俱进，具备档案信息化管理理念[6]251，努力摒弃重藏轻用的传统档案管理思想，要不断学会借助信息化技术完成各项档案管理工作，以提升该项工作的信息化水平，而且在服务中，要改变传统的服务习惯与服务态度，变被动服务为主动服务，来满足新时期高校乃至社会对该项工作的服务需求；

第二，高校相关部门应该不断对人才队伍进行相关专业知识的培训，例如通过讲座、研讨会、继续教育甚至学术交流的方式来不断提升档案管理人员的综合素质。尤其要注重对信息化技术和档案学专业知识这两方面的培训，要让工作人员起码具备最基本的信息搜集、筛选、交流、输出、加工等专业信息技术能力，并掌握档案管理工作的最基本步骤、其重点内容与该项工作具体价值；

第三，要不断完善规章制度，明确工作人员的工作任务、工作目的，并建设工作激励机制和福利待遇机制，以激发工作人员的工作积极性、学习积极性；

第四，要打造一支以管理人才为中心，以信息化技术人才为主体，以综合型人才为基础的高校档案信息化管理工作精英人才团队，从而为新时期高校档案信息化建设提供优质化、结构合理化的人才资源。

4.安全维护，建立科学化的高校档案安全保障机制。高校必须要注重档案信息资源的规范化和标准化建设，要严格依据《中华人民共和国档案法》和按照我国教育部下达的《教育管理信息化标准》，来开展档案信息化管理工作。如此才能建立科学化的高校档案安全保障机制，以确保档案资源的安全。

具体措施是，第一，高校应与社会其他相关部门或单位进行协调合作，从而制定出档案信息化管理的具体标准[7]140。这包括硬软件设施的建设标准、数据库资源的格式标准，以及相关软件资源的使用标准和开发标准等等。如此才能统一档案信息资源标准，打破其五花八门、各成体系的混乱格局，从而有效维护了档案信息资源的安全。

第二，高校可以从自己的实际出发，依据相关政策和权威标准，来不断建设和完善档案信息化资源的搜集、输出、处理、运用、加工、销毁体制，并做到对现行档案管理规范的及时补充与更新，以满足高校档案信息化建设的实际需要。

第三，高校要建立具体的高校档案安全保障机制[8]6。首先，要制定严格的管理制度来做好档案信息资源的保密工作，要严厉禁止非工作人员来操作与破坏相关的网络资源系统，并执行用户身份实名认证等举措；其次，要对重要的档案信息资源生命周期进行全程监督，并用纸质载体对其做好备份工作；再次，要确保网络平台安全，利用先进的防火墙和杀毒软件来杜绝黑客与病毒攻击，要定期对系统进行漏洞检查，一旦发现隐患，必须立即处理，升级系统安全级数；最后，要建立应急机制。这样一旦出现安全问题，就能迅速开启应急方案，从而来有效解决危机。

5.科学评价，做好高校档案信息服务评价工作。高校档案信息服务评价工作能有效保障高校档案信息化管理工作的服务质量。因此高校应该建立一个科学化、标准化、规范化的档案信息管理工作服务评价机制。具体措施是：

第一，高校要明确服务标准，界定自己的具体服务内容和服务权限；

第二，要实现服务流程的清晰化、合法化、科学化、规范化、高效化；

第三，要为自身的服务制度提供保障，要为自己的各项服务制度提供合法性、合理性以及可操作性的依据[9]12；第四，实现自身服务行为及时性、高效性、充分性、系统性；第五，实现服务方式多元化、合法化、高效化、合理化；第六，建立科学化、规范化、客观化、标准化服务满意度评价制度。高校档案信息化建设已是大势所趋，在当前时期，高校档案管理工作的信息化水平将决定着该项工作的现代化程度。因此高校在档案管理工作方面，必须不断加大信息化技术方面的各项投入，从而保证该项工作的与时俱进，有效提升其服务效率和拓展其服务范围。

参考文献

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