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[摘 要]随着计算机技术的逐渐普及,计算机办公自动化不断推广应用,其中最明显的标志就是建立了电子信息档案.电子信息档案的建立避免了纸质档案的弊端,带来很大的便利,但其自身也存在着一些不足,如风险,因此要采取措施加强电子信息档案的管理.本文主要是对档案信息化建设的优点及如何规避其存在的风险进行分析论述,希望提供一些有价值的参考,从而减少或是避免电子信息档案的风险,提高电子信息档案管理水平.
[关 键 词 ]电子信息档案；管理；风险
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）37-0219-01
随着国家《档案法》发布实施和教育管理科学化、规范化的进程和需要,各级教育、人事部门对人事档案管理工作越发重视.如何提高人事档案信息的管理与利用水平,更好地发挥档案信息资源作用,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来,尽快提高工作质量,其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化.目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为工作人员办公带来了巨大的变革,使办公变得更加方便快捷.而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对教育在高科技方面的创新发展意义重大.
1.实现档案信息化建设的优点
1.1 传统的教育人事档案管理模式,往往会在档案利用中出现“死档案”的现象,也就是我们在利用档案的时候,明明知道档案室（柜）保存着自己所需的档案资料,但是查找时却因为检索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找.使用计算机管理的人事档案就不同了,由于计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据.既可避免手工抄写出现的失误,又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来,节省时间,提高工作效益,对数据查询又快又准.
1.2 利用计算机管理人事档案,有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命.
1.3 利用计算机管理人事档案,可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上,大大节省了资源.按传统的和理模式,要全面完整地保存好档案资料,仍需要改建的库房,增添大量的设备,这样不仅要投入大量的资金并增加人力,而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏.
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电子信息档案改变了传统纸质档案的弊端,给人类带来了很大的便利,也其自身也存在着一些不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致数据被盗,所以,在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全.
2.规避电子信息档案风险的措施
2.1 引进新技术
计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术可以使电子信息档案更加安全可靠.其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰.
2.2 建立健全管理制度
为了保证信息资源的安全性,那么管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等.
2.3 及时消除潜在的风险
为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施.因为计算机网络的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉.比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的.
2.4 加强电子信息档案的安全防护
为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠.
3.分散风险的措施
在电子信息档案管理中,另外一种常用的规避风险的措施是转移策略.转移策略实质上是分散风险,即把风险转到其他的地方,希望这样将存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等.经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统.此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要.另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重.所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准.
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4.评估风险的措施
当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用.风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果.需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等.此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划.需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视.企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便.而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的.在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小.
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5.结束语
综上所述,电子信息档案优于传统的纸质媒介,但其自身也存在着一些风险,而且这种风险是客观存在和不确定的,还有可能造成很大的风险,因此增强警觉意识,做好风险的防范工作,这样才能提高电子信息档案的管理水平,有效规避风险,最大程度地减少风险造成的损失.
参考文献
[1] 沈彦：《浅议电子文件及电子档案管理》[J],《企业导报》,2010（4）.
[2] 王兆新、裘洁：《浅议电子文件信息的安全与保密》[J],《浙江档案》,2009（2）.
[3] 邹生：《开放网络环境下的信息安全问题》[J],《信息安全与通信保密》,2011（5）.
[4] 冯惠玲：《论电子文件的风险管理》[J],
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