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【摘 要】计算机信息技术与网络技术的普及,为档案工作电子化提供了技术准备与硬件基础,电子档案管理也成为各单位档案工作的重点之一,且越来月发挥重要的作用.然而,在大家广泛关注与研究相关电子档案管理存在
电子档案方面论文范例
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【关 键 词 】电子档案 分类管理 管理优势
无论是电子档案还是纸质档案,都涉及到管理的问题.管理的目的,就是为了让档案发挥资源积累、优化总结、警醒教训等方面的作用,为后来的工作作出适当的指导或参考.因而,要立足档案内容的突出特点或作用,根据单位工作的实际,做出切合工作实际的分类.电子档案因为具有存储、传输、修改与整理等方面的优势,因而,更要扬长开展分类管理工作.
1.电子档案管理方法简析
由于计算机技术、信息技术与网略技术的快速发展与不断更新,使得电子档案的管理方法,具有更加多样化的选择性.首先,是电子档案的创作.不管是电子档案以什么样的形式呈现,是word还是excel,都需要工作人员把相关的内容根据工作需要把模板原创出来,再应用于工作中去,进而得到更为详实的工作轨迹的档案资料来,这是档案管理的第一步.实现了人机对话的,完成了档案的从人——机——工作——机的流程.其次,是整理.就是把相关电子档案,按照各种规则、制度或计算方法等,得出相关的结论来,如对具体的工作,根据反馈信息做出总结,对各种相关的检测数据,计算出结论性的数据来等,再反馈给相关部门.再次,是存储.这是最后一项工作,就是在前面工作开展的过程中与完成后,都要对这些资料进行存储,且为了确保档案的安全性,一般要做好备份,以备万一原档案出现差池的时候运用.
写电子档案论文的要求
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2.电子档案分类管理优势探析
由于电子档案,主要是依靠人机对话来完成的.不管多么先进的计算机与其他技术,最终都人来研发、操作的.因而,其分类管理优势,还是相对于纸质档案而言的.一是,占据空间小.对于电子档案的分类,无非较多人手,一般只需要一机一人,便可顺利开展.二是,便于查阅.由于电脑本身软件的查找等功能,无论你需要查阅什么档案,只要里面有的,只需要几秒中即可获得相应的答案,相对纸质档案可以节约大量的时间.三是,易于纠正、修改.电子档案虽然因为一定的程序软件,对于一些相关人而言难以修改,但是,在遵照制度的情况下,按照程序,还是可以做出修改.如总结报告里面的错别字,统计表格里的数据等等.四是,提升创作再运用.对于一些工作经验类的东西,制度、规则类的档案,都可以根据现实的变化,进行完善修改,无须全部推翻,只需要在相关的位置,做出适当的完善、修改与提升就行.
3.电子档案分类管理方法思考
现实的工作虽然鲜活多变,但是,相对于档案管理工作,却有着其万变不离其宗的规律.因而,对于电子档案的分类管理,也是有着规律可循,就是本着方便查阅、借鉴、参考与改进的原则,进行分类.
3.1时间分类
所谓时间分类,也有着各种不同,如按年度分类,这是最常见的一种形式,就把每年度的档案,都归入一个文件夹内,只要是关于这个年度的,都可以在这个文件夹内查找并使用.再如,按周期分类,例如某项工作以三年或两年,甚或三个或两个月为一个周期,则按照这个周期进行归类.同样,在某一个年度里或周期里,也有着具体的月与周的分类,越是深入越明细,为以后的作用做好了总结性的工作.
3.2相关内容分类
就是根据工作性质的不同来分类,如业务开展、员工培训、思想政治教育教育、财务管理等等,每项分为一类,尽可能把相关的内容归类,使得各项工作更加的精细化,既可以看到其过去的痕迹,也可以展望其未来的可能,尤其是在前后工作痕迹的对比中,很容易就可以总结出以往工作的优点与缺点,为以后的工作提供了直接性的直观指导.
3.3部门分类
任何单位都会以工作性质为核心,围绕工作的开展,成立与健全相关的辅助部门,通过这些部门作用的发挥,在他们的合力下追求整体的发展.如工会、党组织、团组织、后勤以及主管单位主要业务的业务部门等等.由此,也可以直接据此作出分类,如工会档案、党建档案、团建档案及更为细化的业务档案等,这种分类方式,可以把部门之间的工作进行横向的比较,各种工作方式、方法、制度等方面的优劣一目了然.
3.4载体分类
这种分类,主要是强调的呈现形式.就是档案,是以文档的形式存在,如word、excel与flash等形式保存,还是以电子图片、录音、影像等形式.通过这样的分类,便于对各种特殊形式的保护,尤其影像资料,一旦造成损坏或丢失,往往是难以修复.再者,一般来说,除文档外的其他形式,都因为占据内存较多,备份等工作也是个难点.当然,由于档案内容性质的特殊,也可以与其他档案放在一起,并做好备份,便于参考,或全面详实的掌握.
4.结语
电子档案的分类管理,虽然可以有多种方式,但任何一种方式,都不是独立的存在的.在实际的工作中,应该结合档案与具体工作,把上述分类有机结合,使其发挥出做好的效果来.在结合中,要注意把握几个原则：一是,突出阶段性主题.无论把那种结合起来,都必须以一种或两种为主要标准.二是,突出重大成绩.档案不仅是对工作轨迹的记录,也是单位文化、工作成绩展现的方式,因而,要注意把成绩突出出来.三是,方便调阅.任何档案都起到了记录与总结的作用,尤其是在年终或阶段性工作收尾时,档案就是评比与总结的凭证,要确保相关部门人员,能在需要的时间内用适当的方式查阅.
这篇论文来源:http://www.sxsky.net/guanli/mtgl/397416.html
参考文献：
[1]王秀华,霍东方,电子档案信息安全管理和技术措施[J],河北大学学报（哲学社会科学版）,2002,27（2）
[2]王萍,王强,王志才,电子档案安全保护措施的局限性及对策分析[J],档案学研究,2007,98（5）
[3]陶水龙,陈伟,田雷,王立,电子档案凭证性保障的现状分析与对策研究[J],档案学研究,2012,（1）
[4]史玉霜,浅议电子档案的优越性及科学管理举措[J],档案与建设,2011,（6）
（作者单位：武警北京市总队司令部办公室；北京 100027）
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