摘要：随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代。面对市场经济竞争日益激烈的新形势，秘书的工作重点也由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。传统的工作观念、工作方式已经适应不了新形势的发展需求。本文主要针对如何提升秘书人员自身的职业能力进行论述，希望能进一步提高我们秘书人员的办事效率。
关键词：秘书；职业能力；企业；学习能力
改革开放以来，我国的经济模式已经逐渐从计划经济转变为市场经济，我们企事业单位的负责人（党政机关的各级领导）所肩负的责任要比过去大很多。这就无形中要求秘书人员也应跟上领导工作的相应变化，把协助领导指挥、决策、控制、协调作为自己的主要职责。那么，究竟如何提高秘书人员的自身职业能力呢？笔者总结如下。
一、合理安排上司的日常工作
合理并且有效协助上司安排工作是对秘书的要求；任何事情都有主次、轻重、缓急之分；做好秘书工作的学问很多。上司的工作很忙，事情很多，有时候甚至可能会很繁杂。但是每个人的精力是有限的。上司的工作不可能做到事无巨细、面面俱到；因此，在领导的工作安排上应当遵循一定的原则。作为一个优秀的秘书，就应该合理安排事情的顺序。让上司能够先处理重要的、着急的事情；后处理相对不重要和相对不着急的事情；这样可以使上司将有限的精力放在处理重要的问题上。对于同等重要的事情又可以先处理简单好处理的，后处理复杂不好处理的事情，等等。对于上司每天工作安排的数量的多少，顺序的先后，不是一个简单、随意的累加和排序，而是一个既严肃又讲究艺术的问题。在什么时间、什么情况、什么条件下、处理什么样的事情都是件很讲究的事情。在不同时间、情况和条件下处理同一件事情的结果可能就不一样，效率也不同，甚至差别很大；所以对于同类紧急重要的问题处理上，甚至对不同种类紧急重要的问题处理上，选择的时机和先后顺序也是各不相同的；这实际上是对秘书能力上更高层的要求。
二、具备再次学习的能力
要成为一个合格的秘书，应积极主动地发展自己的专业知识，获取与工作有关的信息，更新自己的知识结构。不满足现状:不会在新知识的获取上存在惰性或对专业的新动态缺乏关注。丰富专业知识:有求知欲，不满足于现有的知识储备，不断吸取新信息保持与专业知识同步发展。愿意并且善于向他人学习，能主动向他人请教或借鉴他人有效的工作方法和技能，并以此解决问题、指导工作。拓展知识面:钻研新领域，掌握新技能，主动学习其他专业的知识和技能，拓宽自己的知识面，利用本专业范围外知识来提升业务水平，使本职工作完成得更为出色。传播新知识:在公司工作范围外寻找机会以提高自己的知识水平，并通过在专业杂志上出版自己的文章来展现自己这方面的能力。充当起新技术的倡导者与传教士的角色，营造良好的学习氛围。
三、具有献身组织的精神
团队精神是指愿意与他人合作，作为某团体的一分子去共同完成一项任务的精神;献身组织的精神是指根据组织的需要、重要性以及目标，来调节自己行为的能力和自愿度，与那些能提高组织目标或满足组织需要的行为相关。
行为描述:表达出对团队的正向期望;表现出理智以及对他人智慧的尊重;关注他人的观点，改善团队合作;鼓励他人;有努力适应的行为;表现出忠诚的榜样;表现出支持公司的使命和目标;愿意为公司牺牲自己个人的利益。
秘书人员的工作纷繁杂乱，常常要与公司里各个部门共同协作，才能完成工作，因此具备高度的团队精神是秘书人员取得优秀绩效的重要素质。此外，由于秘书工作的特殊性质，自己不能确定自己的时间安排，往往需要迁就领导或同事的时间表，因此会牺牲很多个人时间，因此优秀的秘书人员一定要具备献身组织的精神。
四、应掌握必要的沟通技巧
秘书人员在日常与人沟通中讲究技巧很重要。一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现会比较正常，行为举止都会比较自然。但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能表现比较拘谨，感到紧张甚至自卑；相反，在与社会地位低于自己的讲话时，又会表现得比较自如、自信。上下级间的沟通好坏，不只影响领导对你的印象，有时甚至会影响一个人的工作和前途。秘书人员跟领导说话应在保持独立人格的前提下，采取不卑不亢的态度。对领导必要的尊重是需要的，但是一定避免采用过分拘谨、谦恭、服从，甚至唯唯诺诺的态度讲话，更不要一味附合、阿谀奉承等等。这样只会有损自己的人格，既得不到应有重视与尊重，又有可能会引起领导的反感和轻视。在必要的场合，秘书自身也不必害怕表示自己的不同观点，只要是从工作出发，摆事实，讲道理，领导一般是予以接受的。此外，与领导谈话还要选择有利时机。例如，领导每天要考虑的问题很多。所以，如果是个人琐事，就不要在他埋头处理大事时去打扰他。应该根据自己的问题重要与否，去选择适当时机反映。否则，很容易会招致领导的反感，更别说解决问题了。在待人接物时要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，不要摆出官僚的作风，树立良好的形象。秘书实际上是公司对外展示形象的一个窗口。
五、结语
秘书的工作职责看似简单，要想做好秘书工作确又不是很容易。随着社会经济的发展，秘书被赋予的内涵和角色也在逐渐发生着改变。我们的秘书人员只有同时具有良好的广博的知识、综合素质、专业的培训和丰富的工作方法和工作经验才能更好的实现秘书人员的助手和参谋作用。
参考文献：
[1]蔡超、杨锋主编.《现代秘书实务》[M].暨南大学出版社，2006.
[2]岳凯华主编.《秘书学概论》[M].湖南大学出版社，2005.
[3]赵中利.《现代秘书心理学》[M].高等教育出版社，2004.
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