刍议会计电算化与内部控制

、正确和高效。但由于各种因素的，财务数据的安全性和正确性有可能会受到很大的威胁。为此，内部控制工作中存在的及解决对策，加强电算化的内部控制工作，是保证会计电算化系统的安全、正常运行的必要工作。一、系统开发的内部控制系统开发能否成功，机技术的运用是否得当，开发出的系统是否具有一定的可扩展性，是否能够适应在未来的需要，以及开发过程是否会引进一些错误的、甚至是具有舞弊动机的程序等，是会计电算化系统开发和使用过程中所面临的主要题目。要防止这类题目发生，就必须在会计电算化系统开发时建立一套严格的控制机制：1、应订立一个全面、完整的开发计划，其主要包括目标、系统的整体结构、开发方面的组织结构和治理体制以及职员培训与配置等。2、系统在正式投进运行之前，应经过充分的测试，办理正当的审批手续。同时，在系统开发、测试和审批的过程中还应保存完整的文档资料。二、数据输进、输出的内部控制计算机处理结果的正确性和可靠性的基础是输进数据的正确、完整和正当性。但在数据输进过程中，经常可能出现这样一些题目：其一，送交计算机处理的数据不真实、不完整；其二，在将待处理数据变为机器可读形式的转换过程中发生错误、重复、遗漏或非法变动等；其三，错误的原始数据未作及时更正，或虽已更正但并未重新输进。为了防止上述错误的发生，往往需要对系统采取适当的输进控制。控制方式既可利用一组数据的勾稽关系进行校正，又可利用校验码检错，还可利用双重输进，比较两次输进内容的差异，也可采用复核鉴定法，记账凭证输进和审核分别由两名操纵员完成。不能直接进进数据库或文件调整、修改数据，只能利用系统提供的修改功能。另一方面，在数据输出环节可能出现的错误主要有：一是送给用户的输出资料不正确或不完整；二是报表送给无权授受单位或个人。为了防止上述输出错误的发生，输出时应尽量按照用户的要求设计同一的输出格式、输出方式及内容，以检查其正确性、完整性和公道性；此外，对输出数据要留有审计线索，打印日期由计算机时钟决定，通讯线路传送数据要加密，输出内容要经有关职员复核盖章，以保证输出数据的完整和正确。三、数据存贮的内部控制会计电算化系统中的会计信息缺乏证据能力及安全性能，为了防止上述题目的出现，可通过以下措施加以控制：1、接触控制。为了防止各种存贮磁性介质遭到破坏，必须实行接触控制，即把对数据存储介质的接触仅限定于有关的会计电算化工作职员。2、环境控制。由于会计电算化系统中的各种存贮介质受环境因素的影响很大，因而须将其保存在能防高温、防潮、防霉和抗强磁场干扰等环境中。3、后备控制。为在系统遭到破坏后能够迅速恢复，应尽量将有关数据文件等以“祖-父-子”的形式保存在安全的地方；配备一定的备用设备，如备用电源等。四、软硬件系统使用的内部控制在实际工作中，经常出现数据和文件遭病毒破坏甚至硬件或软件系统瘫痪等情况。针对上述，电算化系统应采取的内部控制应做到以下几点：1、系统开发中对各类资源的公道配置和安排。其目的在于避免各类软件之间的冲突，也可减少不必要的重复和浪费。2、应定期维护与检测系统，以防系统中的控制机制被篡改。3、规范上机操纵，建立一套健全的环境安全控制制度。五、系统的内部控制随着进进网络，网络在会计工作中渗透着不可忽视的作用，因此也存在着很多隐患，如：多台工作站同时记账，大量不同的会计业务勾联在一起等造成会计核算的混乱。为控制上述题目，可在网络中采用以下控制措施：1、开通网络共享数据库业务。2、进行网络环境下记账凭证录进的真实、正当性的控制。总之，会计电算化，是实现会计工作化及促进改革的重要保证。加强会计电算化的内部控制，有利于更好地组织会计工作，为企业决策提供正确、及时的会计信息，进步企业的效益。