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[摘 要]会计数据是指在会计工作中,从不同来源、渠道获得的、记录在“单、证、账、表”上的各种原始会计资料,这些数据既有企业内部生产经营活动产生的、也有企业外部与企业相关的各种经济活动产生的各种资料,不仅每个会计期间需要处理的数据量大,更重要的是会计数据是一种随着企业生产经营活动的持续进行,而源源不断产生并需要进行处理的数据.本文基于会计电算化过程中的会计数据控制,对企业内控管理机制的有效构建进行了初步探讨.
[关 键 词 ]会计电算化 会计数据 管理机制 内部控制
一、概述
会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,是一个应用电子计算机实现的会计信息系统.它实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统.会计电算化是会计发展史上的一次重大革命,它不仅是会计发展的需要,而且是经济和科技对会计工作提出的要求.当前我国会计电算化的管理机制是:财政部管理全国的会计电算化工作,地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作,各单位在遵循国家统一的会计制度和财政部门会计电算化发展规划的前提下,结合本单位具体情况,具体组织实施本单位的会计电算化工作.
会计电算化系统的实施本身就是一项复杂的工程,在配置合适设备的基础上,需要经过制订总体规划与解决方案、培训人员、重整业务流程、形成信息规范、制定管理制度、配置系统与测试、试运行,才能最终实现计算机替代手工会计.在会计工作中,广泛运用计算机来处理经济业务,是会计技术上的革命,但并没有改变会计的基本原理.会计电算化仍然要遵循复式记账的基本原理,对发生的经济业务都要运用复式记账原理,编制会计分录.登记账户.然后编制会计报表.无论是手工会计还是电算化会计,最终目标都是为了加强经济管理,提供会计信息,进行经济预测,参与经营决策,提高经济效益,手工会计或电算化会计要达到系统目标,都必须经过数据的收集、加工、处理和传输,从价值方面入手来控制经济活动,努力实现以尽量少的投入,达到尽量大的产出.
二、会计数据的输入控制
由于计算机处理数据的能力很强,处理速度非常快,一旦出错,影响极大,因此,企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性.
搞好输入控制是减少差错的关键所在.有效的输入控制手段是加强对凭证控制.凭证控制应做到对凭证的审核、自制、输入、传递、保管五个环节全面控制.记帐必须先审后记,保证凭证的合法、真实、正确、完整;自制凭证必须经过会计主管签章才能有效,严禁操作员自制凭证或将未经审批的凭证输入,数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权,并经有关的内部控制部门检查,凡输入的凭证均应经过复核,发现不符,系统自动警告操作员进行检查和修改;凭证的传递要严密签收手续,防止凭证的失落或出现非法数据,保证输入的完整性.
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三、会计电算化系统中有关数据的控制
会计电算化信息系统应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠,以防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生.如数据传输时应顺序编码,传输时要有发送和接收的标识,收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈,每批数据传输时要有时间、日期记号等等.对于输出的纸介质的会计资料应由专人进行核对,检查其完整性、正确性、检查打印的帐薄和报表页号是否连续,有无缺漏或重叠现象.
为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被储存,便于调用、更新和检索,企业对于输出的磁介质的会计资料应及时贴上外部标签,在外部标签上写明文件名称、输出时间、并要妥善保管、存档或上报使用.文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明,对整个修改更新过程都应作好登记.计算机会计系统应具有必要的自动记录能力,以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查.同时,应设罩资料分发与保管的登记薄,详细记录输出资料的名称、编号、打印份数、日期以及各种会计报告的使用人、发送份数、送达时间等,并需经手人签字,以防丢失、错发、漏发、重发.
四、会计电算化对企业内部控制制度的影响
内部控制是指在一个单位内部,为了保证业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误和舞弊,保证会计资料的真实完整而制定和实施的政策与程序.形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序,并予以规范化和系统化,使之成为一个严密的、较为完整的体系.会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化,其中对企业内部控制制度的影响最为明显.主要表现在以下几个方面:
写会计电算化论文的技巧
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1.控制方式发生改变,由单一制度控制转为程序控制和制度控制
手工会计系统中,内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度.会计电算化后,会计帐务的集中化处理,使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表,试算平衡的检查,总账、明细账的核对等自然而然地消失了.取而代之的计算机内部控制措施,如凭证借贷平衡校验,余额发生额平衡检查、据处理工作.会计电算化后企业的内部控制制度是由人通过会计软件来实现的,由人员和计算机相结合来共同完成.
2.控制对象发生改变
由对人的控制为主转变为对人、机控制为主.手工会计系统中,内部控制的对象主要是会计对象、工作情况、信息处理方法和处理程序等.会计电算化后,会计凭证转变为以文件、纪录形式储存在磁性介质上,使会计核算无纸化,修改数据不留痕迹.原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了.
3.加大了控制舞弊、犯罪的难度
手工会计系统中,会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意错误.会计电算化系统后,输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性,如果上述的任何一方出现差错,就会使处理结果错误.现实中.由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,加以数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据,因此,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,会计电算化系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大.
五、完善会计电算化内控管理机制
1.加强程序操作控制
这项控制就是针对会计电算化提出的新要求之一.为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定上机守则与操作规程的办法,这是操作控制制度化的具体体现.上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定.操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等.其内容主要包括:
1.无关人员不能随便进入机房操作
2.各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证
3.数据录入员对输入数据有疑问,应及时核对,不能擅自修改
4.机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据
5.不准把外来的软盘带进机房
6.发生输入内容有误的,需按系统提供的功能加以改正,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正
7.开机后,操作人员不能擅自离开工作现杨
8.要做好日备份数据,同时
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当然,这些制度并不是一成不变的,还必须随着企业经营的变化而不断修改完善.只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计信息的真实性和可靠性.
2.加强人员职能控制
通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性.
职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离.用户部门指产生原始数据的部门或人员.在这两者之间进行职责分工的目的,是尽可能保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离,以及在电算化部门内部的职责分离.通过进行内部职责分工,以补救不相容职能集中化的不足.
会计电算化中,为了控制操作人员职能,还可根据系统支持的不同软件进行职能分工,从而起到各个部门权利相互制约、相互平衡的作用.在运行中,后台管理通过商品从进、销、调、存各个方面入手.进货环节则由业务部进行输入登记,然后由财务部审核入帐;销货则采用单品管理,通过收银的输入,电脑月终汇总,产生各类报表供财务部入帐使用.从而体现了各部门间相互牵制和相互监督的作用.
3.加强系统安全控制
这项控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患.主要的控制措施包括:
1.订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作企业电脑
2.设置操作权限限制
3.操作人员身份的密码控制
4.数据存贮和处理相隔离
5.设置接触与操作的日志控制.
随着网络技术快速地发展,企业应加强网络安全的控制,设置网络安全性指标,并且针对企业的特定状况,开发相应的技术来保护系统.
企业在实施会计电算化后,面对实施后所面临的具体问题,只有做到上述内容才能够建立合理有效的内部控制制度,从而使企业快速健康的发展下去,使企业永远立于不败之地.
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参考文献
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[2]托马斯.审计质量改进指引,托马斯,经济科学出版社,2005,96~102
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